حتما برای شما هم پیش آمده که برای یک کار اداری ساده، روزها بین اتاقهای مختلف چرخیده باشید و هر بار از شما خواسته شود اطلاعاتی را بدهید که قبلا به بخش دیگری گفته بودید! این یعنی سازمان شما مثل مجموعهای از جزیرههای جدا از هم عمل میکند که با هم در تعامل نیستند و اطلاعات را به اشتراک نمیگذارند. مدیریت مدرن یعنی همه بخشها مثل چرخ دندههای یک ساعت به هم وصل باشند تا کار ارباب رجوع در سریعترین زمان ممکن راه بیفتد. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم چرا داشتن یک سیستم یکپارچه برای مدیریت شهری و سازمانی از نان شب هم واجبتر است!
منظور از نرمافزارهای یکپارچه چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، نرمافزارهای یکپارچه یعنی یک برنامه بزرگ که همه بخشهای یک اداره یا شرکت را به هم وصل میکند. تصور کنید در یک سازمان اداری مثل شهرداری یا یک شرکت خصوصی، بخشهای مختلفی مثل حسابداری، حقوق و دستمزد، انبار، دبیرخانه و بخش فنی وجود دارد. در حالت قدیمی، هر کدام از اینها یک برنامه جداگانه برای خودشان دارند که هیچ ارتباطی با بقیه ندارد. مثلا، وقتی انباردار کالایی را تحویل میگیرد، خودش در سیستمش ثبت میکند، اما حسابدار خبر ندارد و باید دوباره همان اطلاعات را دستی وارد سیستم مالی کند! این دوبارهکاری یعنی احتمال اشتباه بالا میرود و وقت همه تلف میشود.
اما در نرمافزار یکپارچه، ما فقط یک «بانک اطلاعاتی مرکزی» داریم. یعنی وقتی انباردار رسید کالا را ثبت میکند، همان لحظه حسابدار میبیند که بدهکار شده است و مدیر هم میفهمد که موجودی انبار چقدر است. همه چیز به هم وصل است و اطلاعات مثل خون در تمام بدن سازمان میچرخد. این موضوع در مدیریت شهری که با حجم عظیمی از دادههای املاک، عوارض و خدمات سر و کار دارد، اهمیت صدچندانی پیدا میکند. در واقع، یکپارچگی یعنی پایان دادن به جزیرهای عمل کردن بخشهای مختلف و ایجاد یک زبان مشترک برای تمام کارمندان و مدیران.
مزایای سیستمهای یکپارچه در اداره شهر و سازمان
وقتی از یک سیستم هماهنگ و متصل استفاده میکنید، اولین چیزی که حس میکنید «آرامش در محیط کار» است. چرا؟ چون دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک سند یا آمار، به ده نفر زنگ بزنید. بیایید با هم چند فایده اصلی این کار را مرور کنیم.
بالا رفتن دقت و حذف اشتباهات انسانی
وقتی اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم میشود، دیگر خبری از غلطهای تایپی تکراری نیست. در روشهای دستی، کافی است یک صفر کم یا زیاد شود تا کل حسابوکتاب یک شهرداری یا شرکت به هم بریزد. سیستم یکپارچه جلوی این اشتباهات را میگیرد.
سرعت فوقالعاده در انجام کارها
در یک سازمان اداری، سرعت یعنی رضایت مردم. وقتی سیستمها به هم وصل باشند، پرونده یک شهروند برای صدور پروانه یا پایانکار، به جای هفتهها، در عرض چند روز جابهجا میشود. این سرعت باعث میشود مردم حس کنند اداره واقعا به فکر آنها است.
شفافیت مالی و جلوگیری از هدر رفتن پول
یکی از بزرگترین دردهای مدیریت شهری و سازمانی، گم شدن ردِ پولها است. وقتی سیستم یکپارچه باشد، مدیر دقیقا میبیند که هر ریال کجا خرج شده است. این شفافیت باعث میشود فساد اداری به شدت کم شود و بودجهها دقیقا در جای درست، مثلا برای آبادانی شهر یا توسعه شرکت، هزینه شود.
گزارشهای دقیق برای تصمیمگیری بهتر
مدیری که آمار درست نداشته باشد، مثل رانندهای است که در مه غلیظ رانندگی میکند. نرمافزار یکپارچه به مدیران شهرداریها، دهیاریها و شرکتها اجازه میدهد در هر لحظه، نمودارهای پیشرفت کار و وضعیت درآمد را روی گوشی خود ببینند و بر اساس واقعیت تصمیم بگیرند، نه بر اساس حدس و گمان.
چالشهای بزرگ در صورت نبود سیستمهای هماهنگ
حالا اگر اصرار داشته باشیم که به همان روش قدیمی و با نرمافزارهای جدا از هم کار کنیم، چه اتفاقی میافتد؟
اولین نتیجه، کندی وحشتناک است. در شهرداریها، این موضوع باعث میشود پروژههای عمرانی به دلیل نبود آمار دقیق از بودجه، نیمهکاره بمانند. در شرکتهای خصوصی، این بینظمی باعث میشود فرصتهای بازار از دست برود و رقبا از ما جلو بزنند.
یکی دیگر از مشکلات، دوگانگی اطلاعات است. مثلا، بخش درآمد میگوید فلان شهروند بدهی دارد، اما بخش نوسازی در سیستم خودش ثبت کرده که تسویه حساب شده است. این تناقضها باعث دعوا و بیاعتمادی میشود.
همچنین، نگهداری از ده تا نرمافزار مختلف، هزینه بسیار زیادی برای بخش IT سازمان دارد. شما مجبورید به ده تا شرکت مختلف پول پشتیبانی بدهید و همیشه نگران امنیت تک تک آنها باشید. در حالی که با یک سیستم واحد، امنیت اطلاعات بسیار محکمتر و هزینههای نگهداری بسیار کمتر میشود.
چرا باید به فکر بومیسازی نرمافزارها باشیم؟
بسیاری از سازمانها سراغ نرمافزارهای خارجی میروند که هزینه دلاری سنگینی دارند و با قوانین ما هم جور نیستند. اما نرمافزاری که در داخل کشور و توسط مهندسانی که در دل نهادهای اداری بزرگ شدهاند طراحی شده باشد، چیز دیگری است. این نرمافزارها چالشهای یک دهیاری کوچک در یک روستای دورافتاده یا پیچیدگیهای مالی یک شهرداری کلانشهر را به خوبی درک میکنند. در واقع، ابزاری که برای سازمانهای ما ساخته میشود، باید منعطف باشد تا با تغییر قوانین که در کشور ما زیاد اتفاق میافزاید، سریع خودش را هماهنگ کند.
جمع بندی
در پایان، باید رک و پوستکنده بگوییم که دوره مدیریت با روشهای سنتی و نرمافزارهای تکه تکه به سر آمده است! برای اینکه بتوانید یک شهر آباد، یک دهیاری نمونه یا یک شرکت موفق داشته باشید، چارهای جز رفتن به سمت سیستمهای یکپارچه ندارید.
شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح نرمافزارهای تخصصی مالی و اداری، با درک عمیق از نیازهای سازمانهای اداری، شهرداریها و دهیاریها، راهکارهایی را آماده کرده است که کاملا متناسب با شرایط واقعی شما است. اگر شما هم در محل کارتان با مشکل ناهماهنگی بخشها روبرو هستید یا سوالی درباره چگونگی شروع این تحول دارید، خوشحال میشویم نظرات و تجربههای خود را با ما در میان بگذارید تا با هم درباره بهترین راهکارها گفتگو کنیم.
