واژه «اتوماسیون» در لغت به معنای خودکارسازی است و هنگامی که در کنار واژه های دیگر قرار گیرد به معنای خودکارسازی یا سیستماتیک کردن آن مفهوم می باشد.
سیستم «اتوماسیون اداری» مجموعهای متشکل از المان های نرمافزاری و سختافزاری است که برای ثبت ، ذخیره ، بازیابی و مبادله اسناد ، نامه ها و فرم هایی که در یک سازمان نیاز به گردش بین اعضا دارند به کار میرود.
هدف اصلی اتوماسیون اداری کاهش تعاملات فیزیکی و حضوری ، حذف کاغذ و الکترونیکی شدن فرآیندهای سازمانی است.