کسب‌وکارتان دارد بزرگ می‌شود؟ خیلی هم عالی! در این شرایط، حتما این کارها در برنامه‌های آتی شرکت شما قرار دارد: استخدام نیروی جدید، فکر کردن به شعبه دوم یا مدیریت کارمندانی که از خانه کار می‌کنند. اما یک سؤال مهم هم پیش می‌آید که شاید کمی نگرانتان کند: “این سیستم حضور و غیابی که الان دارم، فردا که شرکتم بزرگ‌تر شد هم به دردم می‌خوره؟” این یک سؤال خیلی مهم است و جواب درست به آن، هم باعث صرفه‌جویی در هزینه‌های شما خواهد شد و هم آرامش فکر شما را بیشتر می‌کند. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، با اهمیت خرید یک سیستم حضور و غیاب مطمئن و مزایای آن، بیشتر آشنا می‌شویم.
اهمیت استفاده از سیستم حضور و غیاب
شاید بگویید کنترل ورود و خروج که کاری ندارد، روی یک کاغذ هم می‌شود نوشت! این حرف تا وقتی که تیم شما کوچک است درست است؛ اما وقتی تعداد کارمندان بیشتر می‌شود، این روش‌های قدیمی فقط دردسر درست می‌کنند. به نظر شما، چرا اصلاً به سیستم حضور و غیاب نیاز داریم و روش‌های کاغذی منسوخ شده‌اند؟
- روش‌های کاغذی کلی وقت شما را می‌گیرند و پر از اشتباه هستند.
- شما به عنوان مدیر، همان لحظه نمی‌دانید چه کسی سر کار است و چه کسی نیست.
- اطلاعات با کلی تأخیر و اشتباه به دست مسئول حقوق و دستمزد می‌رسد.
- یک سیستم خوب، نظم را برای همه یکسان اجرا می‌کند و دیگر حرف و حدیثی پیش نمی‌آید.
- خیال کارمندان راحت است که اضافه‌کاری یا مرخصیشان دقیق حساب می‌شود.
- اطلاعات ورود و خروج کارمندان در یک جای امن است و گم نمی‌شود.
- قوانین برای همه یکسان است و همه چیز عادلانه پیش می‌رود.
خلاصه بگویم، این سیستم مثل یک کارمند خوب و منظم است که حواسش به همه چیز هست و کار شما را سبک‌تر می‌کند.
آیا سیستم حضور و غیاب قابل توسعه است؟
جواب ساده‌اش این است: بله، اگر از اول انتخاب درستی کرده باشید! بیایید این طور به موضوع نگاه کنیم: بعضی از نرم‌افزارها برای شرکتی با ۲۰ نفر کارمند طراحی شده‌اند. تا وقتی تعداد شما همین تعداد است، همه چیز عالی کار می‌کند؛ اما به محض اینکه کارمند بیست و یکم را استخدام می‌کنید، دیگر پاسخگو نیست؛ یعنی سیستم شروع می‌کند به کند شدن، گزارش‌ها دیر آماده می‌شوند و خلاصه کلافه‌تان می‌کند. خلاصه اینکه، این سیستم‌ها قابل توسعه نیستند، چون برای یک اندازه مشخص ساخته شده‌اند.
بیشتر بخوانید» با استفاده از نرم افزار پرسنلی شهرداری امکاناتی مانند حضور و غیاب کارکنان مجموعه، زمان ورود، میزان مرخصی و … را به راحتی در مجموعه شهرداری خود کنترل و بهینه تر از قبل کنید. به منظور آشنایی با این نرم افزار و دیگر مزایای استفاده از آن روی لینک کلیک کنید.
اما یک سیستم قابل توسعه، انعطاف‌پذیر است و فرقی نمی‌کند شما امروز ۱۰ کارمند دارید یا سال آینده ۵۰۰ کارمند. پایه‌های این سیستم آنقدر محکم و منعطف است که می‌تواند خودش را با تعداد جدید کارمندان شما وفق دهد. در واقع، این سیستم‌ها طوری طراحی شده‌اند که با زیاد شدن حجم کار، دچار افت سرعت یا مشکل نمی‌شوند و به راحتی همراه با کسب‌وکار شما بزرگ خواهند شد.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب
وقتی یک سیستم درست و حسابی انتخاب می‌کنید، در واقع چند هدیه عالی به کسب‌وکار خود می‌دهید:
- جلوگیری از پرداخت حقوق اشتباه و صرفه‌جویی در پول شما
- ایجاد حس عدالت و رضایت در بین تمام کارمندان
- دادن گزارش‌های دقیق برای گرفتن تصمیم‌های درست و سریع
- صرفه‌جویی فوق‌العاده در وقت شما و تیم اداری( به منظور آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری کلیک کنید.)
- محاسبه کاملاً خودکار اضافه‌کاری، تأخیر و غیبت
- تعریف راحت هر نوع شیفت کاری، حتی شیفت‌های سخت و چرخشی
- وصل شدن آسان به نرم‌افزار حقوق و دستمزد با یک کلیک
- حذف کامل کاغذبازی برای ثبت مرخصی و مأموریت
خلاصه اینکه، یک سیستم خوب برای شما یعنی سود بیشتر، کارمندان راضی‌تر و مدیریت هوشمندتر.
معایب استفاده از سیستم حضور و غیاب
قبل از هرچیز بگوییم، مواردی که در ادامه بیان می‌کنیم، به هیچ عنوان عیب محسوب نمی‌شوند، صرفا می‌خواهیم یک دید کلی به شما بدهیم.
اول اینکه، طبیعتا راه‌اندازی یک سیستم حرفه‌ای، یک هزینه اولیه نیاز دارد؛ البته، نباید به آن به چشم یک خرج نگاه کنید؛ این یک سرمایه‌گذاری برای راحتی و سود بیشتر در آینده است. دوم اینکه کارمندان شما باید یاد بگیرند چطور با آن کار کنند که معمولاً خیلی ساده است و با یک آموزش کوتاه راه می‌افتند؛ پس باز هم جای نگرانی نیست.
نکته آخر هم این است که بعضی‌ها از تغییر می‌ترسند. شاید یکی دو نفر از کارمندان در ابتدا کمی مقاومت کنند، که خب تا حدی طبیعی است. شما به عنوان مدیر می‌توانید با آرامش برایشان توضیح دهید که این سیستم برای کمک به همه و ایجاد عدالت آمده است، نه برای مچ‌گیری از آن‌ها!
همانطور که می‌بینید، این موارد بیشتر چالش‌های قابل حل هستند تا معایب بزرگ. در واقع، مزایای بی‌شمار این سیستم‌ها آنقدر به این نکات کوچک می‌چربد که برای استفاده از آن تقریباً هیچ شک و تردیدی باقی نمی‌ماند.
یک سیستم حضور و غیاب خوب باید از پس چه چالش‌هایی بربیاید؟
توصیه می‌کنیم قبل از خرید، مطمئن شوید سیستم شما از پس این سه کار مهم برمی‌آید: اول اینکه باید بتواند با بقیه نرم‌افزارهای شما، مخصوصاً سیستم حقوق و دستمزد، خوب لینک شود تا اطلاعات خودکار جابجا شوند و نیازی به کار دستی نباشد.
دوم اینکه وقتی اطلاعات خیلی زیاد می‌شود، نباید هنگ کند. سیستم شما باید بتواند اطلاعات چند سال کارمندان زیاد را نگه دارد و باز هم مثل روز اول سریع کار کند. چالش آخر، ثبت لحظه‌ای اطلاعات است. اطلاعات همه، چه کسی که در دفتر است و چه کسی که از خانه کار می‌کند، باید همان لحظه ثبت شود تا گزارش‌های شما همیشه دقیقِ دقیق باشد.
در مجموع، یک سیستم حضور و غیاب اگر نتواند از پس این چالش‌ها بربیاید، به جای کمک، به یک دردسر جدید برای شما تبدیل می‌شود. پس مطمئن شوید سیستمی را انتخاب می‌کنید که از این سه آزمون مهم سربلند بیرون بیاید.
جمع بندی
حالا که با تمام جنبه‌های مثبت و منفی یک سیستم حضور و غیاب آشنا شدیم، به خوبی می‌دانیم که این ابزار چقدر برای هر شرکت یا سازمانی که به فکر رشد و نظم است، ضروری و کمک‌کننده خواهد بود. اما انتخاب یک سیستم مطمئن و حرفه‌ای، قدم بعدی و مهم‌ترین قدم است. اینجا جایی است که ما در پارس رایانه شاپرک می‌توانیم به شما کمک کنیم. ما به عنوان طراح تخصصی نرم‌افزارهای مالی و اداری، راهکارهایی ویژه برای انواع شرکت‌ها، سازمان‌ها و ارگان‌های اداری، از جمله شهرداری‌ها و دهیاری‌ها، ارائه می‌دهیم که دقیقاً برای مدیریت منظم و رشد طراحی شده‌اند.
اگر به دنبال یک انتخاب مطمئن هستید، با کارشناسان ما تماس بگیرید و اگر تجربه‌ای در این زمینه دارید، خوشحال می‌شویم آن را در بخش نظرات با ما و دیگران به اشتراک بگذارید.
