حتما دیدهاید وقتی یک مدیر باسابقه در شهرداری یا دهیاری بازنشسته میشود یا از سازمان میرود، کل آن واحد تا مدتی گیج میزند و کارها لنگ میماند. انگار تمام فوتوفنهای کار و تجربههای چند ده ساله، فقط در ذهن همان یک نفر بوده و با رفتن او، بخشی از توان سازمان هم از بین رفته است! این مشکل بزرگ که در بسیاری از ادارهها و شرکتها دیده میشود، ریشهاش در نبودِ برنامهای برای «جانشینپروری» است؛ یعنی ما از قبل به فکر نبودهایم که نیروهای جوانتر و مستعد را طوری تربیت کنیم که جای قدیمیها را پر کنند.
در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم چطور میتوانیم با کمک ابزارهای نوین، مدیران آینده را در دل سازمان خودمان بسازیم.
بیشتر بخوانید » مزایای استفاده از داشبورد مدیریتی یکپارچه برای مدیران شهری
جانشینپروری چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده و خودمانی بگوییم، جانشینپروری یعنی سازمان مثل یک باغبانِ دوراندیش عمل کند. یک باغبان خوب، هیچوقت منتظر نمیماند تا یک درخت قدیمی خشک شود و بعد به فکر کاشتن نهال بیفتد؛ او همیشه نهالهای جوان را کنار درختان بزرگ پرورش میدهد تا وقتی زمانش رسید، جای خالی آنها حس نشود. در محیط کار هم جانشینپروری یعنی شناسایی کارمندان باهوش و پرتلاش و یاد دادن مهارتهایی به آنها که برای پستهای بالاتر نیاز دارند.
این کار اصلا به معنی پارتیبازی یا وعده دادن به افراد نیست؛ بلکه یک روال کاملا علمی است. در این فرآیند، ما نگاه میکنیم که چه پستهایی در شهرداری، دهیاری یا شرکت ما مهم هستند و اگر فردا صبح مسئول آن پست نیاید، چه بلایی سر کارها میآید. سپس برای آن جایگاهها، چند نفر از نیروهای داخلی را انتخاب میکنیم و با آموزش و تمرین، آنها را آماده میکنیم تا در آینده بتوانند مسئولیتهای بزرگتر را قبول کنند. این یعنی ما از همین امروز برای ۱۰ سال آینده سازمانمان بیمه عمر میگیریم.
چرا باید جانشینپروری را جدی بگیریم؟
در سازمانهای اداری ایران، مخصوصا در جایی مثل شهرداری که با قوانین پیچیده و پروژههای حساس شهری سر و کار دارد، نبودِ جانشین مثل یک بمب ساعتی است. دلایل زیادی وجود دارد که نشان میدهد چرا نباید این موضوع را پشت گوش بیندازیم.
جلوگیری از نابودی دانش سازمانی
در هر ادارهای، یکسری «فوت کوزهگری» وجود دارد که در هیچ کتاب و جزوهای نوشته نشده است. این دانش در سینه کارکنان قدیمی است. وقتی جانشینپروری نباشد، با رفتن یک کارمند خبره، تمام آن دانش و تجربهها هم از درِ اداره بیرون میرود و نفر بعدی باید دوباره همه چیز را از صفر و با آزمون و خطا یاد بگیرد. این یعنی هدر رفتن وقت و انرژی کل مجموعه.
افزایش انگیزه و وفاداری کارکنان
وقتی کارمند شما ببیند که سازمان برای رشد او برنامه دارد و اگر خوب کار کند، مسیر پیشرفت و رسیدن به صندلیهای مدیریتی برایش باز است، با دلگرمی بیشتری کار میکند. آدمها وقتی حس کنند در یک جا ماندگار هستند و دیده میشوند، کمتر به فکر استعفا یا رفتن به سازمانهای دیگر میافتند. این کار باعث میشود شما نیروهای نخبه خود را به راحتی از دست ندهید.
کاهش هزینههای استخدام و آموزش
پیدا کردن یک مدیر لایق از بیرون سازمان، هم زمانبر است و هم هزینههای زیادی دارد. از طرفی، هیچ تضمینی نیست که آن آدم جدید با فرهنگ و روالهای خاص اداره یا شهرداری شما جور دربیاید. اما وقتی از داخل نیرو تربیت میکنید، آن شخص با تمام چموخم کار آشنا است و خیلی سریعتر و با هزینه کمتر، بازدهی خودش را نشان میدهد.
حفظ پایداری در خدمات شهری و اداری
شهروندان نباید بابت عوض شدن یک مدیر یا مسئول واحد، چوب بخورند. اگر جانشینپروری درست انجام شده باشد، با جابهجایی آدمها، روال خدمترسانی به مردم قطع نمیشود. نفر جدید دقیقا میداند که کارهای زمین مانده چیست و با همان قدرت نفر قبلی، مسیر را ادامه میدهد. این یعنی نظم و انضباطی که آبروی سازمان شما را حفظ میکند.
چگونه نرمافزار منابع انسانی به ما کمک میکند؟
شاید بپرسید شناسایی این همه آدم و پیگیری آموزشهایشان کار سختی است؛ بله، با کاغذ و پوشه غیرممکن است! اما نرمافزارهای مدرن منابع انسانی این گره را باز کردهاند. در اینجا میبینیم که تکنولوژی چطور جانشینپروری را روی غلتک میاندازد.
شناسایی استعدادها بر اساس آمار، نه سلیقه
بزرگترین دشمن جانشینپروری، سلیقه شخصی مدیران است. نرمافزار منابع انسانی تمام فعالیتهای کارمند، نمرههای ارزیابی عملکرد، تشویقها و حتی میزان مسئولیتپذیری او را در طول سالها ثبت میکند. با یک گزارش ساده، سیستم به شما میگوید که کدام کارمند پتانسیل مدیریت دارد. این یعنی عدالت واقعی که باعث میشود حق هیچ کارمند زحمتکشی ضایع نشود.
مدیریت دقیق نقشههای آموزشی
هر جانشین نیاز دارد یکسری چیزهای جدید یاد بگیرد. نرمافزار به شما اجازه میدهد برای هر فرد یک «مسیر رشد» تعریف کنید. مثلا، سیستم یادآوری میکند که آقای فلانی برای اینکه بتواند رئیس واحد شود، باید دوره قوانین مالی جدید را بگذراند. تمام پیشرفتهای آموزشی کارمند در پرونده الکترونیک او ثبت میشود و مدیر در هر لحظه میبیند که نیروهایش چقدر آماده شدهاند.
ایجاد بانک اطلاعاتی از مدیران آینده
فکر کنید یک لیست طلایی در کامپیوترتان دارید که به شما میگوید برای هر پست حساس، چه کسانی آماده جایگزینی هستند. نرمافزار این لیست را همیشه بهروز نگه میدارد. اگر ناگهان پستی خالی شود، شما به جای استرس گرفتن و دنبال آدم گشتن، به سیستم مراجعه میکنید و لایقترین نفر را که از قبل برای این روز تمرین دیده، انتخاب میکنید.
تحلیل شکافهای مهارتی
نرمافزار به شما نشان میدهد که در کدام بخشهای شهرداری یا شرکت، کمبود نیروی متخصص دارید. مثلا، سیستم هشدار میدهد که «در بخش فنی، هیچکس برای جایگزینی مدیر فعلی آماده نیست». این اطلاعات به مدیر ارشد اجازه میدهد تا قبل از اینکه دیر شود، بودجه آموزشی را به آن سمت هدایت کند و جلوی بحرانهای آینده را بگیرد.
بیشتر بخوانید » جهت آشنایی بیشتر با نرم افزار پرسنلی شهرداری کلیک کنید
نکات کلیدی برای موفقیت در تربیت جانشین
اگر میخواهید این کار را در سازمان یا دهیاری خود شروع کنید، حتماً به این چند نکته توجه داشته باشید تا زحماتتان هدر نرود:
- به کارکنان بگویید که ملاکهای انتخاب برای جانشین شدن چیست. وقتی همه بدانند بازی عادلانه است، رقابت سالمی شکل میگیرد.
- استفاده از یک نرمافزار خوب، بارِ اداری این کار را از روی دوش شما برمیدارد. به دنبال سیستمی باشید که کار با آن راحت باشد و گزارشهای رنگی و ساده به شما بدهد.
- مدیر ساختن یک فرآیند یکشبه نیست. باید به آدمها فرصت بدهید، به آنها مسئولیتهای کوچک بسپارید و بگذارید زیر نظر قدیمیها تجربه کسب کنند.
- جانشینپروری فقط کارِ واحد منابع انسانی نیست. تمام مدیران واحدها باید یاد بگیرند که بخشی از وظیفهشان، یاد دادنِ کار به زیردستهاست.
جمع بندی
خلاصه کلام، جانشینپروری فقط یک اسم دهانپرکن نیست؛ بلکه برای سرپا ماندن هر شهرداری یا ادارهای از نان شب هم واجبتر است. با کمک برنامههای مدیریت منابع انسانی، میتوانید رفیقبازی را کنار بگذارید و بر اساس آمار واقعی، آینده سازمانتان را بسازید. شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح برنامههای اداری، ابزارهای خاصی برای سازمانها آماده کرده تا این راه پر پیچ و خم برایتان صاف شود.
اگر در سازمان خود با چالش نبود جایگزین روبرو هستید، خوشحال میشویم در بخش نظرات با ما در میان بگذارید. به نظر شما بزرگترین مشکل برای رشد دادن نیروهای جوان در ادارهها چیست؟
