تصور کنید یک روز صبح وارد محل کارتان در شهرداری، دهیاری یا شرکت خود میشوید و وقتی دکمه روشن شدن کامپیوتر را میزنید، با یک صفحه سیاه روبرو میشوید که میگوید تمام پوشهها و اطلاعات پاک شده است! تمام حسابوکتابها، لیست حقوقها، نامههای اداری و سوابق مردم به همین سادگی از بین رفته است. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، تصمیم گرفتیم بررسی کنیم که چرا داشتن کپی از اطلاعات (بکاپ) برای شما واجب است و چطور باید از درستی این اطلاعات مطمئن شوید.
منظور از پشتیبانگیری یا بکاپ چیست؟
اگر بخواهیم خیلی رک و ساده بگوییم، پشتیبانگیری یعنی شما یک یا چند کپی از تمام اطلاعات مهم نرمافزارتان را در جایی غیر از کامپیوتر اصلی نگه دارید. فکر کنید این کار مثل داشتن یک کلید یدک برای خانه است؛ اگر کلید اصلی گم شود یا در قفل بشکند، شما پشت در نمیمانید. در نرمافزارهای مالی و اداری، بکاپ شامل تمام آن چیزی است که کارمندان شما هر روز در سیستم ثبت میکنند؛ از مبالغ فیشهای واریزی گرفته تا جزئیات پروندههای نوسازی و املاک. هدف این است که اگر به هر دلیلی سیستم اصلی شما سوخت یا خراب شد، بتوانید در عرض چند دقیقه آن کپی را برگردانید و به کارتان ادامه دهید، انگار که هیچ اتفاقی نیفتاده است!
بیشتر بخوانید » راهکارهای نرمافزاری کنترل و کاهش هزینههای جاری شهرداریها
چرا باید از اطلاعات سازمان و شهرداری کپی بگیریم؟
خیلیها فکر میکنند چون دستگاههای گرانقیمت خریدهاند، دیگر اتفاقی برای اطلاعاتشان نمیافتد، اما این یک باور غلط است. دلایل زیادی وجود دارد که نشان میدهد بدون داشتن کپی اطلاعات، سازمان شما روی لبه تیغ حرکت میکند. در ادامه به اصلیترین خطراتی که اطلاعات شما را تهدید میکنند اشاره میکنیم.
سوختن و خرابی قطعات کامپیوتر
هر وسیله برقی یک عمر مفید دارد و هارد دیسکها که محل ذخیره اطلاعات هستند، حساسترین بخش کامپیوترند. نوسان برق، ضربه یا حتی داغ شدن بیش از حد میتواند باعث شود هارد شما بسوزد. وقتی هارد بسوزد، بازیابی اطلاعات آن اگر غیرممکن نباشد، میلیونها تومان خرج روی دستتان میگذارد و ماهها وقتتان را تلف میکند. خوشبختانه، داشتن یک کپی در جایی دیگر، شما را از این دردسر بزرگ نجات میدهد.
ویروسها و باجافزارهای خطرناک
این روزها، ویروسهای جدیدی به نام «باجافزار» وجود دارند که وقتی وارد شبکه شهرداری یا شرکت شما میشوند، تمام فایلها را قفل میکنند. هکرها از شما پول کلانی میخواهند تا قفل فایلها را باز کنند و حتی بعد از پرداخت پول هم هیچ تضمینی نیست که اطلاعات را به شما برگردانند! تنها راهی که میتوانید با قدرت جلوی این زورگویی بایستید، این است که یک نسخه کپی سالم از اطلاعاتتان در جایی داشته باشید که ویروس به آن دسترسی نداشته باشد.
اشتباهات سهوی کارمندان
همه آدمها ممکن است اشتباه کنند؛ گاهی یک کارمند به جای پاک کردن یک فایل اضافی، دستش میلرزد و کل بانک اطلاعاتی یک بخش را حذف میکند. یا ممکن است در ثبت اعداد و ارقام اشتباه بزرگی رخ دهد که کل گزارشهای مالی را به هم بریزد. اگر کپی اطلاعات روزهای قبل را داشته باشید، خیلی راحت میتوانید سیستم را به حالت قبل برگردانید و اشتباه را جبران کنید، بدون اینکه نیاز باشد دوباره روزها وقت بگذارید و اطلاعات را وارد کنید.
حوادث پیشبینی نشده مثل آتشسوزی و سرقت
اتفاق همیشه خبر نمیکند؛ یک اتصال برقی کوچک میتواند باعث آتشسوزی در اتاق سرور شود یا سارقان ممکن است کیسهای کامپیوتر را با خود ببرند. اگر تمام دارایی اطلاعاتی شما فقط در همان اتاق باشد، با این اتفاقات سازمان شما عملا نابود میشود. به همین خاطر است که میگویند همیشه یک نسخه از کپی اطلاعات را باید در محلی کاملا دور از ساختمان اصلی سازمان نگه داشت تا در صورت بروز بلایای طبیعی یا حوادث، همه چیز از بین نرود.
چگونه یک پشتیبانگیری درست و حسابی انجام دهیم؟
کپی گرفتن از اطلاعات فقط به معنی زدن دکمه ذخیره نیست؛ این کار اصول خودش را دارد تا وقتی به آن نیاز پیدا کردید، واقعا به دردتان بخورد. در اینجا به چند روش اصولی برای این کار اشاره میکنیم.
استفاده از هارد اکسترنال و فلش
این سادهترین راه است. شما بعد از پایان ساعت کاری، یک کپی از اطلاعات را روی یک هارد جداگانه میریزید و آن را با خود به خانه میبرید یا در گاوصندوق میگذارید. نکته مهم این است که نباید این هارد را مدام به کامپیوتر وصل نگه دارید؛ چون اگر ویروسی وارد سیستم شود، اول از همه سراغ هارد متصل میرود و آن را هم خراب میکند. فقط موقع کپی گرفتن آن را وصل کنید و بعد جدا کنید.
بیشتر بخوانید » جهت آشنایی با نرم افزار مدیریت آرامستان شهرداری کلیک کنید.
استفاده از فضای ابری یا اینترنت
روش جدیدتر و امنتر، فرستادن اطلاعات به «فضای ابری» است. شرکتهای معتبری وجود دارند که فضایی را در اینترنت به شما میدهند تا کپی اطلاعاتتان را آنجا بفرستید. خوبی این روش این است که اطلاعات شما در چندین جای مختلف ذخیره میشود و حتی اگر کل شهر شما دچار سیل یا زلزله شود، اطلاعاتتان در سرورهای امن آن شرکتها باقی میماند و از هر جای دنیا میتوانید دوباره آنها را دانلود کنید.
تنظیم بکاپ خودکار در نرمافزار
بهترین راه این است که خودِ نرمافزار این کار را انجام دهد. نرمافزارهای حرفهای، مثل محصولات پارس رایانه شاپرک، این قابلیت را دارند که شما یک بار به آنها برنامه میدهید و سیستم خودش سر ساعت مشخص (مثلا هر شب ساعت ۱۲) از تمام بخشها کپی میگیرد و به مسیرهای مختلف میفرستد. این کار باعث میشود که اگر یادتان رفت دستی بکاپ بگیرید، باز هم خیالتان راحت باشد که سیستم وظیفهاش را انجام داده است.
امتحان کردن کپیها (تست ریستور)
بسیاری از سازمانها کپی میگیرند اما هیچوقت امتحان نمیکنند که آیا این کپی سالم است یا نه! خیلی وقتها پیش آمده که موقع حادثه، مدیر متوجه شده فایلهای کپی خراب هستند و باز نمیشوند. شما باید حداقل هر ماه یک بار، یکی از کپیها را روی یک کامپیوتر دیگر باز کنید و ببینید آیا اطلاعات درست نمایش داده میشوند یا نه. به این کار «تست بازگردانی» میگویند که از خودِ کپی گرفتن هم مهمتر است.
جمع بندی
خلاصه کلام، اطلاعات شما در شهرداری، دهیاری یا شرکت، دارایی اصلی شما است و نباید با بیخیالی اجازه دهید در معرض خطر قرار بگیرد. پشتیبانگیری منظم و ارزیابی دقیق دادهها، تنها راهی است که امنیت و تداوم کار شما را تضمین میکند.
شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح و ارائهدهنده نرمافزارهای جامع مالی و اداری، راهکارهای تخصصی و یکپارچهای را برای انواع شرکتها، سازمانها و ارگانهای اداری آماده کرده است. نرمافزارهای ما به گونهای شخصیسازی شدهاند که تمام مراحل کپی گرفتن و محافظت از اطلاعات را به صورت خودکار و با امنیت بالا برای شما انجام دهند تا شما بتوانید بدون دغدغه، روی مدیریت بهتر مجموعه خود تمرکز کنید.
