آیا این سوال‌ها برایتان آشنا است؟
- “این نامه مهم الان دست کیه؟”
- “چرا جواب این درخواست اینقدر دیر شده؟”
- “این پرونده رو دو سال پیش بایگانی کردیم، حالا خدا می‌دونه کدوم قفسه و لای کدوم پوشه‌هاست!”
اگر این قبیل مکالمات در محل کارتان زیاد تکرار می‌شود، یعنی شما هم با مشکل بزرگ «کاغذبازی و کارهای وقت‌گیر» دست و پنجه نرم می‌کنید. حالا تصور کنید راهی باشد که بتوانید در چند ثانیه هر نامه یا پرونده‌ای را پیدا کنید و بفهمید هر کار دقیقا در کدام مرحله گیر کرده است! به نظرتان با این روش، اداره کردن کارها خیلی راحت‌تر نمی‌شد؟
در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم درباره اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری و مزایای فوق‌العاده‌ای که برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد، بیشتر صحبت کنیم.
نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری چیست؟
فکر کنید یک برنامه روی کامپیوتر دارید که همه کارهای اداری را انجام می‌دهد. به جای اینکه نامه‌ها و پرونده‌ها را روی کاغذ بنویسید و بین اتاق‌ها جابجا کنید، همه چیز داخل همین برنامه اتفاق می‌افتد. مثلا، یک نامه جدید که می‌آید، همان‌جا ثبت می‌شود و مدیر فقط با یک کلیک آن را به کارمند مربوطه می‌فرستد. این سیستم یک بایگانی کامپیوتری هم دارد که هر وقت دنبال سندی بگردید، فورا برایتان پیدایش می‌کند. خلاصه، کارش این است که کاغذبازی را تمام کند و باعث شود کارها سریع‌تر و بدون اشتباه انجام شوند.
اهمیت استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری
حالا این سوال پیش می‌آید که چرا یک شهرداری یا هر سازمان اداری دیگری باید به سمت اتوماسیون حرکت کند؟
- شهرداری‌ها هر روز با کلی مراجعه‌کننده و یک عالمه نامه و پرونده سروکار دارند. رسیدگی به این همه کاغذ به روش قدیمی، هم خیلی سخت است و هم باعث کلی اشتباه می‌شود.
- این روزها مردم به کارهای سریع و اینترنتی عادت کرده‌اند. دیگر کسی حوصله رفت و آمد زیاد و معطل شدن در صف را ندارد و انتظار دارد کارش سریع راه بیفتد!
- در سیستم کاغذی، راحت می‌شود کارها را عقب انداخت یا پارتی بازی کرد! اما با اتوماسیون، همه چیز ثبت می‌شود و مدیر میتواند دقیقا ببیند که یک نامه دست کیست و چرا یک کار معطل مانده است.
به طور خلاصه، نرم افزار اتوماسیون اداری دقیقا برای حل همین مشکلات و آسان کردن کارها طراحی شده است و استفاده از آن لازم است.
مزایای استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری در شهرداری
وقتی یک شهرداری به جای کاغذبازی، از یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب استفاده می‌کند، این اتفاقات مثبت را تجربه خواهد کرد:
- به جای اینکه یک نامه چند روز طول بکشد تا از این اتاق به آن اتاق برود، در چند ثانیه فرستاده می‌شود. کارهایی که قبلا هفته‌ها زمان می‌برد، حالا چند روزه تمام می‌شوند.
- فکرش را بکنید چقدر پول برای خرید کاغذ، پرینت گرفتن، کمد و قفسه هدر می‌رود. با این سیستم، دیگر به این چیزها نیازی نیست و کلی در هزینه‌های روزمره صرفه‌جویی می‌شود.
- در روش قدیمی یعنی همان کاغذبازی‌های مرسوم، خیلی پیش می‌آید که شماره نامه اشتباه ثبت شود، یا نامه به واحد دیگری فرستاده شود. در این سیستم، همه چیز دقیق و مرتب ثبت می‌شود و جلوی این قبیل اشتباهات گرفته خواهد شد.
- به جای اینکه ساعت‌ها در بایگانی دنبال یک پرونده قدیمی بگردید، اینجا با چند کلیک ساده، هر نامه یا سندی را که بخواهید فورا پیدا می‌کنید. این برای مدیرها که باید سریع تصمیم بگیرند، خیلی مهم است.
- پرونده‌های کاغذی ممکن است گم شوند، خراب شوند یا حتی آتش بگیرند! اما در این سیستم، از همه اطلاعات یک نسخه پشتیبان وجود دارد و هر کسی هم نمی‌تواند به همه پرونده‌ها دسترسی داشته باشد.
- مدیران حتی وقتی در اداره نیستند یا به مأموریت رفته‌اند، می‌توانند با موبایل یا لپ‌تاپ وارد سیستم شوند، نامه‌ها را ببینند، امضا کنند و حواسشان به روند کارها باشد.
پس به طور خلاصه، این سیستم‌ها دقیقا همان چیزی هستند که لازم دارید تا از شر کاغذبازی و معطلی خلاص شوید و یک سازمان سریع، کم‌هزینه و مدرن داشته باشید.
نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، چه ویژگی‌هایی دارد؟
قبل از هر اقدامی، باید بدانیم که یک سیستم کارآمد و حرفه‌ای دقیقا چه مشخصاتی باید داشته باشد. در ادامه، مهم‌ترین ویژگی‌هایی که یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را از بقیه متمایز می‌کند، به صورت یک چک‌لیست کاربردی آورده‌ایم:
| ویژگی اصلی | توضیحات |
| سادگی و راحتی در استفاده (User-Friendly) | کار کردن با برنامه باید خیلی راحت باشد؛ آنقدر که کارمندان بدون گیج شدن، سریع کارهای روزمره خود را انجام دهند. |
| جامعیت و پوشش کامل نیازها | سیستم باید همه کارهای اداری شما را انجام دهد؛ از ثبت نامه و ارجاع دادن تا بایگانی مدارک، امضای دیجیتال و پیگیری فرم‌ها. |
| قابلیت دسترسی از همه جا (تحت وب و موبایل) | بتوانید هر جا که هستید (خانه، سفر یا دفتر) با کامپیوتر، تبلت یا موبایل خود وارد برنامه شوید و کارهایتان را چک کنید. |
| سرعت و پایداری بالا | برنامه نباید کُند شود یا مدام هنگ کند. باید بتواند حجم زیادی از نامه و کاربر را به طور همزمان بدون مشکل مدیریت کند. |
| امنیت قوی | مدارک و اطلاعات سازمان محرمانه هستند. برنامه باید بسیار امن باشد و فقط افراد مجاز بتوانند به اطلاعات خود دسترسی پیدا کنند. |
| گزارش‌گیری دقیق و کاربردی | مدیران بتوانند به راحتی از برنامه گزارش‌های مختلف بگیرند تا بدانند چه نامه‌هایی مانده، چه کسی چقدر کار کرده و کارها چقدر طول کشیده‌اند. |
| پشتیبانی قوی و پاسخگو | اگر برنامه به مشکل خورد یا سوالی داشتید، شرکت سازنده باید یک تیم پشتیبانی قوی و همیشه در دسترس داشته باشد تا سریع کمک کند. |
| قابلیت اتصال به سیستم‌های دیگر | برنامه بتواند به نرم افزارهای دیگر سازمان شما (مثل حقوق و دستمزد یا حسابداری) متصل شود و اطلاعات را بین آنها رد و بدل کند. |
ما با افتخار اعلام می‌کنیم که در طراحی نرم افزار اتوماسیون اداری پرش، تمام این موارد مهم را در نظر گرفته‌ایم تا یک ابزار کامل و مطمئن در اختیار شما قرار دهیم.
جمع بندی
خلاصه کلام، سر و کله زدن با یک عالمه کاغذ، دنبال نامه گشتن و جواب سربالا شنیدن، هم آدم را کلافه می‌کند و هم ارباب رجوع را شاکی. با یک نرم افزار اتوماسیون درست و حسابی، می‌توانید به این سردرگمی‌ها سر و سامان بدهید، سرعت کارها را بالا ببرید و همیشه بدانید هر کاری دست کیست و در چه وضعیتی است.
نرم افزار اتوماسیون اداری «پرش» که توسط پارس رایانه شاپرک ارائه می‌شود، دقیقا همین ویژگی‌ها را دارد. برای دریافت اطلاعات تکمیلی و مشاوره تخصصی، با تیم فروش ما تماس حاصل فرمایید.
حالا شما برایمان بنویسید؛ بزرگ‌ترین گره‌ای که در کارهای اداری روزمره سازمان شما وجود دارد، چیست و برای آن چه راهکاری دارید؟
