معمولا برای خرید یک وسیله، مثلا گوشی هوشمند، چقدر وقت می‌گذارید؟ احتمالاً کلی سایت و مغازه را زیر و رو می‌کنید تا بهترین گزینه را پیدا کنید! این کار کاملاً درست است، چون قرار است برای وسیله‌ای پول بدهید که هر روز از آن استفاده می‌کنید. خب، آیا برای انتخاب ابزاری که قرار است حساب و کتاب مالی کسب‌وکارتان را مدیریت کند هم، همین قدر زمان، هزینه و وسواس به خرج می‌دهید؟!
واقعیت این است که دیگر دوره‌ی حسابداری با دفتر و کاغذ تمام شده و انتخاب یک سیستم حسابداری خوب، یک کار خیلی مهم و اساسی برای هر شرکت و ارگانی است. برای همین، در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم با سادهترین تعاریف، به شما بگوییم که چطور یک سیستم حسابداری عالی برای خودتان پیدا کنید.
هدف اجرای سیستم حسابداری در کسب‌وکار چیست؟
به زبان ساده، هدف این است که از شر حساب و کتاب‌های گیج‌کننده و وقت‌گیر راحت شوید و اطلاعات مالی را به یک ابزار مفید برای مدیریت بهتر تبدیل کنید. در واقع، یک سیستم حسابداری دو هدف اصلی را دنبال می‌کند: اول اینکه کارهای روزمره مالی و قانونی (مثل مالیات) را درست و دقیق انجام دهد؛ دوم اینکه به مدیران، گزارش‌های تحلیلی و کاربردی بدهد تا بتوانند برای آینده بهتر برنامه‌ریزی کنند، هزینه‌ها را کنترل کنند و فرصت‌های جدید را شناسایی کنند.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با بهترین نرم افزار حقوق و دستمزد شهرداری و لیست مزایای آن کلیک کنید.
ویژگی‌هایی که یک سیستم حسابداری خوب باید داشته باشد!
اول از همه، بیایید ببینیم منظور ما از یک «سیستم حسابداری خوب» دقیقاً چیست. منظورمان یک نرم‌افزار پیچیده و عجیب و غریب نیست! بلکه سیستمی است که کار شما را به سادهترین و دقیق‌ترین شکل ممکن راه بیندازد. در واقع، یک سیستم حسابداری ایده‌آل باید این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- ساده و راحت باشد؛ یعنی شما و کارمندانتان باید بتوانید به راحتی و بدون دردسر با آن کار کنید.
- همراه با کسب‌وکار شما بزرگ شود؛ مثلا، اگر امروز ۱۰ تا فاکتور می‌زنید و فردا کسب‌وکارتان بزرگ‌تر شد و خواستید ۱۰۰ تا فاکتور بزنید، نرم‌افزار باید پاسخگو باشد و کم نیاورد!
- گزارش‌های دقیق و کاربردی بدهد. شما باید بتوانید با چند کلیک ساده، گزارش‌های مهمی مثل سود و زیان یا وضعیت چک‌ها را ببینید.
- اطلاعات مالی شما نباید دست هر کسی بیفتد و امنیت نرم‌افزار خیلی خیلی مهم است.
- یک سیستم حسابداری خوب باید بتواند به بقیه نرم‌افزارهای شما وصل شود؛ مثلاً اگر نرم‌افزار انبارداری دارید، خوب است که سیستم حسابداری بتواند به آن وصل شود تا کارها خودکار انجام شوند.
- پشتیبانی قوی و سریع یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هاست؛ یعنی هر وقت به مشکل خوردید، باید یک نفر باشد که کمکتان کند.
- بهتر است حق انتخاب داشته باشید که نرم‌افزار آنلاین باشد و با اینترنت کار کند، یا اینکه آفلاین باشد و فقط از داخل شرکت بتوانید از آن استفاده کنید.
- دقیقا برای کار شما ساخته شده باشد؛ چون نیازهای یک شرکت خصوصی با یک سازمان اداری مثل شهرداری خیلی فرق دارد.
- یک سیستم حسابداری خوب باید بتواند کارهای تکراری را خودکار انجام دهد. کارهایی مثل ارسال فاکتورهای ماهانه یا یادآوری تاریخ چک‌ها باید خودکار انجام شود تا در وقت کارمندان شما صرفه‌‌جویی شود.
- قیمتش منطقی و شفاف باشد؛ طبیعتا، باید دقیقاً بدانید برای چه چیزی و چقدر پول می‌دهید و هزینه مخفی دیگری در کار نباشد.
خلاصه اینکه، بهترین سیستم حسابداری، سیستمی است که مثل یک لباس، دقیقاً اندازه کسب‌وکار شما دوخته شده باشد!
بیشتر بخوانید» یکی از مهم‌ترین بخش‌های نیازمند به نرم افزارهای حسابداری، شهرداری‌ها هستند. به دلیل بالا بودن حجم مبالغ ورودی و خروجی این دسته از سازمان‌های دولتی، همیشه نیاز به استفاده از یک نرم افزار حسابداری شهرداری که علاوه بر راحتی رابط کاربر، مزایای ویژه‌ای به این دسته از کسب وکارها به دهد، حس می‌شود. به همین منظور برای آشنایی بیشتر روی لینک داده شده کلیک کرده و با نرم افزار حسابداری شهرداری پارس رایانه آشنا شوید.
خرید سیستم حسابداری خوب چه مزایایی دارد؟
خب، حالا فرض کنیم شما یک سیستم حسابداری خوب تهیه کردید. چه چیزی نصیبتان می‌شود؟ در واقع، خرید یک سیستم حسابداری خوب، سرمایه‌گذاری بزرگی است که خیلی زود نتیجه‌اش را می‌بینید:
- سرعت کارتان چند برابر می‌شود و دیگر لازم نیست ساعت‌ها برای ثبت یک سند یا گرفتن یک گزارش وقت بگذارید. همه چیز در چند دقیقه انجام می‌شود!
- وقتی کارها دستی انجام شود، احتمال اشتباه همیشه وجود دارد؛ اما نرم‌افزار اشتباه نمی‌کند و محاسباتش دقیقِ دقیق است.
- وقتی گزارش‌های درست و حسابی جلوی رویتان باشد، می‌توانید با خیال راحت و بر اساس اطلاعات واقعی برای آینده کسب‌وکارتان برنامه ریزی کنید.
- با خودکار شدن کارها و کم شدن اشتباهات سهوی کارمندان، هزینه‌های اضافی شما هم به شکل چشمگیری کم می‌شود و خسارت‌های کمتری پیش روی شما خواهد بود.
- هر لحظه می‌توانید ببینید چقدر طلب دارید، چقدر بدهکارید و وضعیت نقدینگی شرکت چطور است؛ به این ترتیب، نظارت بهتری بر اوضاع خواهید داشت.
- تمام اطلاعات مالی شما یکجا و منظم ثبت شده و هر وقت به آن‌ها نیاز داشته باشید، به راحتی در دسترس هستند.
این‌ها فقط چند نمونه کوچک بود؛ به طور خلاصه، یک سیستم حسابداری خوب باعث می‌شود خیالتان از بابت مسائل مالی راحت باشد و با تمرکز بیشتری به فکر رشد کسب‌وکارتان باشید.
چطور یک سیستم حسابداری خوب تهیه کنیم؟
خرید سیستم حسابداری شاید در نگاه اول سخت به نظر برسد، اما اگر قدم به قدم پیش بروید، خیلی هم ساده است! اول از همه، به شرکت یا سازمان خودتان نگاه کنید. یک کاغذ بردارید و بنویسید دقیقاً چه چیزهایی نیاز دارید. مثلاً به چه گزارش‌هایی احتیاج دارید؟ چند نفر قرار است با سیستم کار کنند؟ آیا قابلیت خاصی مدنظرتان هست؟ وقتی این لیست را آماده کردید، کارتان خیلی راحت‌تر می‌شود.
بعد از آن، نوبت به پیدا کردن یک شرکت خوب می‌رسد. دنبال شرکتی بگردید که کارش این است و سال‌ها در زمینه نرم‌افزارهای مالی و اداری تجربه دارد. شرکتی که تجربه کار با سازمان‌های مختلف، از شرکت‌های خصوصی گرفته تا ارگان‌های اداری مثل شهرداری‌ها و دهیاری‌ها را داشته باشد، بهتر می‌تواند نیازهای شما را درک کند. حتماً به خدمات پشتیبانی و جامع بودن نرم‌افزار هم توجه ویژه‌ای داشته باشید.
کار اصلی ما در پارس رایانه شاپرک دقیقاً همین است. ما سال‌هاست که تخصصمان ساختن نرم‌افزارهای مالی و اداری برای انواع کسب‌وکارها و سازمان‌ها، به خصوص ارگان‌های اداری مثل شهرداری‌ها و دهیاری‌ها است. تیم حرفه‌ای ما به شما کمک می‌کند تا یک راه‌حل کاملاً سفارشی و متناسب با نیازهایتان داشته باشید تا کارهایتان سریع‌تر و راحت‌تر از همیشه پیش برود. اگر دوست دارید بیشتر بدانید، همین الان می‌توانید با کارشناسان ما صحبت کنید و یک دموی رایگان درخواست کنید.
جمع بندی
پس دیدیم که انتخاب یک سیستم حسابداری، یک تصمیم مهم است که می‌تواند آینده کسب‌وکار شما را حسابی تحت تأثیر قرار دهد. این پروژه مهم، با شناخت نیازهای خودتان شروع می‌شود و با پیدا کردن یک شرکت حرفه‌ای و کاربلد تمام خواهد شد. در آخر، اگر تجربه‌ای در زمینه انتخاب و خرید نرم افزار حسابداری دارید یا سوالی در ذهن شما باقی مانده، حتماً در بخش نظرات برایمان بنویسید.
