از دست دادن عزیزان خیلی سخت است و در این شرایط، خانوادهها اصلا حوصله کاغذبازیهای طولانی و خستهکننده را ندارند. فکر کنید با آن حال بد، به خاطر استفاده از روشهای دستی و دفترهای قدیمی، پروندهای گم شود یا در دادن قبر اشتباهی پیش بیاید؛ این مسئله نه تنها فشار روانی بازماندگان را چند برابر میکند، بلکه اعتبار سازمان متولی را نیز زیر سوال میبرد. در این پست از وبلاگ پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم چطور نرمافزارهای جدید جای دفترهای قدیمی را گرفتهاند و باعث شدهاند کارها با نظم و آرامش بیشتری انجام شود.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با صفر تا صد امکانات نرم افزار مدیریت آرامستان شهرداری و آموزش نحوه تهیه آن از پارس رایانه کلیک کنید.
مشکلات ناشی از عدم استفاده از نرمافزار مدیریت آرامستان
برای درک بهتر، حالتی را در نظر بگیرید که یک سازمان یا شهرداری، به جای استفاده از نرمافزارهای جدید، هنوز به همان سبک قدیمی و با دفتر و کاغذ کار میکند! حقیقت ماجرا این است که این روشها دیگر جواب نمیدهد. وقتی همه چیز دستی نوشته شود، هم کارها خیلی کند پیش میرود و هم احتمال اینکه در کارهای اداری و حسابوکتابها اشتباه شود، خیلی زیاد است. این وضعیت، به مرور زمان باعث مشکلات زیر خواهد شد:
- کاغذها در برابر رطوبت، آتشسوزی و گذشت زمان میپوسند و از بین رفتن یک دفتر یعنی پاک شدن تاریخچه اموات یک شهر!
- خستگی یا بیدقتی کارمندان باعث میشود نامها یا شمارههای قبر اشتباه ثبت شود و پیدا کردن این خطاها در دفاتر دستی غیرممکن است.
- پیدا کردن پرونده یک متوفی که سالها پیش فوت کرده، در بایگانیهای کاغذی ساعتها زمان میبرد، در حالی که سیستم آن را در یک ثانیه مییابد.
- بدون سیستم مکانیزه، پیگیری اینکه آیا هزینه آمبولانس یا خدمات پرداخت شده یا خیر دشوار است و حسابوکتابها دقیق در نمیآید.
چرا باید از نرمافزار جامع مدیریت آرامستان استفاده کنیم؟
منظور از هماهنگ بودن اطلاعات این است که تمام قسمتهای سازمان، از واحد پذیرش و آمبولانس تا حسابداری و بخش دفن، همگی به یک سیستم اصلی وصل باشند. این کار باعث میشود همه بخشها دقیقا به همان اطلاعات درست و جدید دسترسی داشته باشند و دیگر هیچ گونه ناهماهنگی یا اختلاف اطلاعاتی بین واحدها پیش نیاید.
جلوگیری از ثبت تکراری و فروش اشتباهی قبر
یکی از بزرگترین کابوسهای مدیران آرامستانها و شهرداریها، این است که یک قبر به دو نفر فروخته شود! در سیستمهای دستی و جزیرهای، ممکن است واحد درآمد قبری را پیش فروش کند اما واحد فنی یا پذیرش از آن خبر نداشته باشد و همان قبر را به یک متوفی جدید بدهد. نرمافزار جامع این مشکل را برای همیشه حل کرده است. در این سیستم، به محض اینکه وضعیت یک قبر به حالت “رزرو” یا “فروخته شده” تغییر میکند، این خانه در نقشه تمام واحدها قفل میشود. یعنی اگر کاربر دیگری بخواهد همان قبر را انتخاب کند، سیستم با هشدار قرمز جلوی او را میگیرد.
اتصال مستقیم پرونده متوفی به امور مالی
در روشهای سنتی، خانواده متوفی باید با یک فیش کاغذی بین اتاقها میچرخیدند تا ثابت کنند پول را واریز کردهاند. این وسط ممکن بود فیش گم شود یا اعداد دستکاری شوند. اما نرمافزار یکپارچه، بخش پذیرش را مستقیما به بخش مالی وصل میکند. وقتی اپراتور خدمات مورد نیاز (مثل شستشو، کفن، آمبولانس و نوع قبر) را در سیستم انتخاب میکند، نرمافزار به طور خودکار هزینه نهایی را محاسبه کرده و به واحد صندوق میفرستد. تا زمانی که تسویه حساب در سیستم تایید نشود (که معمولا با اتصال به کارتخوان انجام میشود)، سیستم اجازه صدور “جواز دفن” را نمیدهد. این یعنی هیچ خدماتی بدون شفافیت مالی ارائه نمیشود و هیچ پولی هم گم نخواهد شد.
یکسان سازی اطلاعات برای جستجو و گزارش گیری
پراکندگی اطلاعات یعنی اینکه مشخصات فردی متوفی در یک دفتر باشد، علت فوت در دفتر پزشک و شماره قبر در دفتر گورکن! این وضعیت باعث میشود مدیران هیچوقت آمار درستی نداشته باشند. نرمافزار تمامی این تکههای پازل را در یک پرونده دیجیتالی واحد جمع میکند. وقتی همه چیز یکجا باشد، مدیران شهرداری یا دهیاری میتوانند با یک کلیک بفهمند در ماه گذشته چند نفر بر اثر سکته فوت کردهاند، کدام قطعهها پر شدهاند و درآمد خالص چقدر بوده است. همچنین، این یکپارچگی به شهروندان کمک میکند تا وقتی نام عزیزشان را در سایت جستجو میکنند، همان اطلاعات دقیقی را ببینند که در سیستم اداری ثبت شده است.
حذف دوباره کاریهای اداری و کاغذی
در سیستمهای غیرمتمرکز، یک کارمند باید مشخصات متوفی را برای صدور گواهی فوت بنویسد، کارمند دیگری همان مشخصات را برای آمبولانس وارد کند و نفر سوم دوباره آنها را در دفتر دفن ثبت کند. این نوشتنهای تکراری هم وقتگیر است و هم خستهکننده. نرمافزار جلوی این اتلاف انرژی را میگیرد. در سیستم مکانیزه، اطلاعات فقط “یک بار” در زمان پذیرش وارد میشود. پس از آن، تمام فرمها، نامهها، مجوزها و فیشها به صورت خودکار از همان اطلاعات اولیه پر میشوند.
ویژگیهای مهم نرمافزار مدیریت آرامستان برای سازمانهای اداری
یک نرمافزار خوب باید مثل یک دستیار هوشمند عمل کند و دقیقا بداند که شهرداریها و سازمانهای متولی چه دغدغههایی دارند. یک نرمافزار قوی و خوب، با داشتن ویژگیهای زیر کار را برای مدیران و کارکنان بسیار سادهتر خواهد کرد:
- پرونده کامل الکترونیکی: تمام ریزهکاریها از نام پزشک و علت فوت گرفته تا شماره پلاک آمبولانس در یک صفحه ذخیره میشود تا چیزی از قلم نیفتد.
- اتصال به کارتخوان (POS): مبلغ دقیقا روی دستگاه کارتخوان میافتد و نیازی به وارد کردن دستی مبلغ نیست، پس اشتباهی در حسابوکتاب رخ نمیدهد.
- نقشه تصویری (GIS): به جای خواندن شماره ردیف، میتوانید کل آرامستان را مثل یک نقشه ببینید که کدام قبرها پر و کدام خالی هستند.
- سامانه جستجوی آنلاین: مردم میتوانند از داخل خانه و با گوشی موبایل، محل دقیق مزار عزیزانشان را روی نقشه پیدا کنند و مسیریابی کنند.
- زیرسیستم پیشفروش: مدیریت دقیق قبرهایی که قبلا خریداری شدهاند و صدور سند مالکیت معتبر و تمیز برای جلوگیری از اختلافات حقوقی.
- گزارشهای مدیریتی فوری: مدیران میتوانند در لحظه نمودارهای گرافیکی از آمار مرگومیر، درآمدها و وضعیت پر و خالی بودن قطعات را ببینند.
نکات مهم در انتخاب بهترین نرمافزار سازمانی برای مدیریت متوفیات
اگر مسئولیت انتخاب نرمافزار برای یک شهرداری، دهیاری یا سازمان آرامستانها را دارید، باید بدانید که هر برنامهای نمیتواند نیازهای پیچیده شما را برطرف کند. برای داشتن یک انتخاب درست و بدون پشیمانی، حتما به موارد زیر دقت کنید:
- سراغ شرکتهایی مثل پارس رایانه شاپرک بروید که تخصصشان تولید نرمافزار برای ارگانهای اداری و شهرداریها است و با قوانین شما آشنا هستند.
- نرمافزار باید آنقدر روان و فارسی باشد که حتی کارمندی که دانش کامپیوتری بالایی ندارد، بتواند راحت و بدون خطا با آن کار کند.
- خرید نرمافزار شروع کار است؛ شرکتی را انتخاب کنید که تیم پشتیبانی قوی داشته باشد تا در صورت بروز مشکل سریعا به شما کمک کند.
- نرمافزاری بخرید که هم کارهای دفن و هم کارهای مالی را با هم انجام دهد، جدا بودن این دو بخش فقط دردسرتان را زیاد میکند.
- سیستم باید بتواند گزارشهای دقیق و آماده به شما بدهد؛ مثلا اینکه درآمد این ماه چقدر بوده یا چند قبر خالی باقی مانده است تا مدیران بتوانند بهتر تصمیم بگیرند.
- بهتر است نرمافزار قابلیت جستجوی آنلاین داشته باشد تا مردم بتوانند از خانه و با گوشی موبایل، محل قبر عزیزشان را پیدا کنند و نیازی به مراجعه حضوری نباشد.
جمع بندی
خلاصه اینکه، مدیریت درست آرامستان یعنی با انجام سریع کارها، هوای خانوادههای داغدار را داشته باشید و اطلاعات اموات را دقیق حفظ کنید. پارس رایانه شاپرک با طراحی نرمافزارهای مالی و اداری برای انواع شرکتها، سازمانها و ارگانهای اداری (مثل شهرداریها و دهیاریها)، با تولید نرمافزار مدیریت آرامستان پرش، این دغدغه را به طور کامل حل کرده است. برای اینکه سیستم مجموعه خود را بهروز کنید و مشاوره رایگان دریافت نمایید، پیشنهاد میکنیم همین امروز با ما تماس بگیرید.
حالا نوبت شما است؛ آیا در مورد نحوه کارکرد این نرمافزار، تجربه یا سوالی دارید؟ لطفا نظرات خود را در بخش کامنتها برای ما بنویسید؛ ما در اولین فرصت پیامهای شما را میخوانیم و به آنها پاسخ میدهیم.
