آخر ماه که میشود، اتاقهای اداری در شهرداریها و دهیاریها پر میشود از کاغذهای نامنظم اضافهکاری و حکمهای ماموریتی که باید یکییکی امضا شوند. این که چه کسی واقعا بعد از ساعت کاری در اداره مانده و چه کسی برای سرکشی به محلهها یا پروژههای ساختمانی به ماموریت رفته، همیشه یکی از بزرگترین دردسرهای مدیران مالی و اداری بوده است. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم خیلی ساده و رک به شما بگوییم که چطور نرمافزارها این گره کور را باز میکنند و نظم را به بخش مدیریت نیروها برمیگردانند.
منظور از مدیریت نرمافزاری اضافهکاری و ماموریت چیست؟
به بیانی ساده در بحث مدیریت اضافهکاری و ماموریت ، این سیستم یعنی خداحافظی با کاغذ و خودکار برای ثبت ساعتهای کاری اضافه! در این روش، به جای این که کارمند روی یک برگه بنویسد «من امروز ۲ ساعت ماندم» و مدیر هم بدون اطلاع دقیق آن را امضا کند، همه چیز به صورت کامپیوتری ثبت میشود. وقتی از مدیریت نرمافزاری حرف میزنیم، منظورمان یک برنامه است که مستقیما به دستگاه کارتزنی یا انگشتزنی اداره وصل میشود. این برنامه خودش میداند که ساعت کاری چه زمانی تمام شده و از آن لحظه به بعد را به عنوان «درخواست اضافهکاری» در نظر میگیرد.
در مورد ماموریتها هم داستان همین است. به جای این که یک حکم ماموریت کاغذی صادر شود که معلوم نیست کارمند واقعاً به آن آدرس رفته یا نه، نرمافزار تمام مراحل را از ثبت درخواست تا تایید نهایی و حساب کردن هزینهها به صورت آنلاین انجام میدهد. در واقع، این سیستم یک پل ارتباطی دقیق بین کارمند، مدیر واحد و بخش حسابداری است تا همه چیز روشن، مستند و بدون دستکاری باقی بماند.
بیشتر بخوانید » چرا مستندسازی دقیق ساعات کاری در بازرسیهای قانونی اهمیت دارد؟
چرا باید روشهای دستی را کنار بگذاریم؟
استفاده از کاغذ در بخشهایی مثل شهرداری یا سازمانهای بزرگ اداری، مثل ریختن پول در چاه است. دلایل زیادی وجود دارد که نشان میدهد روشهای قدیمی دیگر به درد کار شما نمیخورد.
جلوگیری از هدر رفتن بودجه و منابع مالی
در خیلی از سازمانها، پولهای زیادی بابت اضافهکاریهایی پرداخت میشود که یا اصلا انجام نشدهاند یا کار مفیدی در آن ساعتها صورت نگرفته است. وقتی نظارت دقیق نباشد، بودجهای که باید صرف آبادانی شهر یا روستا شود، صرف پرداختهای اشتباه میشود. نرمافزار به شما نشان میدهد که چه کسی، کجا و برای چه کاری وقت گذاشته است. این یعنی هر ریالی که از صندوق سازمان خارج میشود، یک دلیل و سند محکم دارد.
رعایت عدالت و بالا بردن انگیزه کارکنان
هیچ چیز بیشتر از پارتیبازی در پرداخت اضافهکاری، انگیزه کارمندان خوب را از بین نمیبرد! وقتی یک کارمند میبیند همکارش با کار کمتر، فقط به خاطر رابطه با مدیر، حقوق بیشتری بابت اضافهکاری میگیرد، دیگر دل به کار نمیدهد. نرمافزار طبق قانون عمل میکند و سلیقهی مدیر در آن دخالتی ندارد.
آماده بودن برای بازرسیهای ناگهانی
شهرداریها و ادارهها همیشه زیر ذرهبین بازرسها و دیوان محاسبات هستند. اگر بازرس بپرسد «چرا برای فلان پروژه اینقدر حق ماموریت پرداخت شده؟»، در روش قدیمی باید روزها لای پروندهها بگردید و شاید هم سندها را پیدا نکنید. اما در سیستم نرمافزاری، با یک کلیک ساده تمام گزارشها، ساعتها و مسیرهای ماموریت با جزئیات کامل جلوی چشم شما است و جای هیچ حرفی نمیماند!
حذف خطاهای انسانی در حساب کردن حقوق
جمع زدن ساعتهای دقیق و دقیقههای اضافهکاری کار سختی است و حسابدارها همیشه با این موضوع مشکل دارند. یک اشتباه کوچک در ضرب و تقسیم میتواند کل لیست حقوق را به هم بریزد. نرمافزار این حسابوکتابها را در یک لحظه و با دقت کامل انجام میدهد تا نه پولی از سازمان هدر برود و نه حق کارمندی ضایع شود.
چگونه یک نرمافزار، اضافهکاری و ماموریت را کنترل میکند؟
شاید بپرسید این سیستم در عمل چطور کار را جلو میبرد؟ مراحل کار بسیار ساده و در عین حال محکم طراحی شده است.
ثبت درخواست به صورت آنلاین
کارمند به جای راه افتادن در اتاقها برای پیدا کردن مدیر و امضا گرفتن، درخواست خود را در سیستم یا اپلیکیشن موبایل ثبت میکند. او مینویسد که برای چه کاری نیاز به اضافهکاری یا ماموریت دارد. این درخواست همان لحظه روی کامپیوتر مدیر ظاهر میشود.
زنجیره تایید هوشمند
در شهرداریها معمولا چند نفر باید یک حکم را تایید کنند. نرمافزار این مسیر را بلد است. مثلا، اول باید سرپرست واحد تایید کند، بعد مدیر مالی و در نهایت بخش اداری. هر کسی که تایید کند، درخواست خودبهخود برای نفر بعدی میرود. اگر کسی هم مخالفت کند، دلیلش را مینویسد و کارمند بلافاصله میفهمد که چرا درخواستش رد شده است.
استفاده از تکنولوژی GPS برای ماموریتها
یکی از بخشهای جالب نرمافزارهای مدرن، کنترل ماموریتها روی نقشه است. وقتی کارمند به ماموریت میرود، میتواند از طریق گوشی موبایل، حضور خود را در محل اعلام کند. مدیر هم میتواند روی نقشه ببیند که آیا نیروها واقعاً در محل پروژه حاضر هستند یا نه. این کار هم امنیت کارمند را بالا میبرد و هم از گزارشهای دروغین جلوگیری میکند.
محاسبه خودکار هزینههای جانبی
در ماموریتها، هزینههایی مثل بنزین، نهار یا کرایه راه وجود دارد. نرمافزار بر اساس کیلومتر طی شده و زمان ماموریت، تمام این مبالغ را طبق قانون حساب میکند و فیش آن را آماده میسازد. دیگر نیازی نیست حسابدار وقتش را برای فاکتورهای ریز و درشت تلف کند و همه چیز طبق تعرفه پرداخت میشود.
نکات مهم در انتخاب و استفاده از این سیستمها
اگر قصد دارید برای سازمان یا شرکت خود نرمافزاری تهیه کنید، حتما به این چند نکته توجه کنید تا پولتان هدر نرود:
- ارتباط با بخش مالی: نرمافزار ماموریت و اضافهکاری نباید جدا از بقیه برنامهها باشد. باید مستقیما اطلاعات را به نرمافزار حقوق و دستمزد بفرستد تا حسابدار مجبور نشود دوباره اعداد را وارد کند.
- سادگی محیط برنامه: کارمندان شهرداری یا دهیاری در سنین مختلفی هستند و شاید همه با کامپیوتر حرفهای نباشند. برنامه باید آنقدر ساده باشد که هر کسی با یک آموزش کوتاه بتواند با آن کار کند.
- امنیت و ردپای اطلاعات: سیستم باید طوری باشد که هیچکس نتواند ساعتها را بعد از این که تایید شد، دستکاری کند. هر تغییری در سیستم باید با نام کاربر و زمان دقیق ثبت شود تا همه چیز قابل ردیابی باشد.
- پشتیبانی فنی قوی: شهرداریها تعطیلی ندارند. اگر سیستم در روزهای آخر ماه که موقع حقوق دادن است قطع شود، کل اداره به هم میریزد. پس باید شرکتی را انتخاب کنید که همیشه در دسترس باشد.
چرا شرکتها و سازمانهای بزرگ به این تغییر نیاز دارند؟
اداره کردن یک سازمان با روشهای قدیمی، مثل رانندگی در مه غلیظ است؛ شما نمیدانید دقیقا کجا هستید و چقدر بودجه مصرف کردهاید. نرمافزارهای یکپارچه این مه را از بین میبرند و به مدیران اجازه میدهند تا بر اساس واقعیتهای موجود تصمیم بگیرند. وقتی شما بدانید کدام واحد بیشترین اضافهکاری را دارد، میتوانید نیروها را بهتر جابهجا کنید و فشار را از روی دوش کارمندان بردارید. این یعنی مدیریت حرفهای که نتیجهاش کار بیشتر با هزینهی کمتر است.
جمع بندی
خلاصه اینکه، مدیریت دستی اضافهکاری و ماموریتها در محیطهای شلوغی مثل شهرداریها و دهیاریها، دیگر یک ریسک بزرگ است که فقط وقت و پول را هدر میدهد. با استفاده از این راهکارهای نرمافزاری، همچون نرم افزار حسابداری شهرداری نه تنها نظم به اداره برمیگردد، بلکه عدالت و شفافیت هم برقرار میشود. شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح و تولیدکننده نرمافزارهای جامع مالی و اداری، سیستمهایی را مخصوص سازمانها و ارگانهای اداری آماده کرده است که تمام این پیچیدگیها را به سادگی حل میکند. اگر شما هم در محل کارتان با مشکل ثبت ساعتهای کاری یا ماموریتهای خارج از اداره روبرو هستید یا سوالی در این باره دارید، خوشحال میشویم در بخش نظرات برایمان بنویسید تا بهترین راهکار را به شما نشان دهیم.
