در دنیای مدیریت شهری، نگه داشتن تعادل مالی یکی از سختترین کارها است! شهرداریها از یک طرف با کلی پیمانکار و کارمند سر و کار دارند که باید حقوق و دستمزدشان به موقع داده شود و از طرف دیگر باید عوارض و درآمدهای خود را از مردم و کسبوکارها بگیرند. وقتی این بدهیها و طلبها درست مدیریت نشود، شهرداری با کمبود پول نقد روبرو میشود و کارهای عمرانی شهر میخوابد. استفاده از نرمافزارهای هوشمند مالی، تنها راه برای نظم دادن به این شلوغی مالی و روشن کردن وضعیت است. در این مطلب آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم چطور میتوان با نرمافزارهای مخصوص، بدهی و طلب را دقیق مدیریت کرد.
چرا باید روی بدهی و طلب حساس بود؟ جواب خیلی ساده است: بدون پول، هیچ کاری جلو نمیرود. اگر شهرداری نتواند طلبهایش را از مردم بگیرد، پولی برای آسفالت خیابانها یا جمع کردن زباله نخواهد داشت. از طرف دیگر، اگر بدهی پیمانکاران داده نشود، آنها کار را تعطیل میکنند و پروژههای نیمهتمام روی دست شهر میماند! مدیریت درست این دو کفه ترازو، باعث میشود شهرداری همیشه پول لازم را داشته باشد و مردم و پیمانکاران به آن اعتماد کنند. نرمافزارها به مدیران نشان میدهند که دقیقا چقدر پول باید بگیرند و چقدر باید بدهند، تا بتوانند برای آینده برنامه بریزند.
در روشهای قدیمی و دستی، دنبال کردن طلبها مثل یک کابوس است! پروندهها در کمدهای بایگانی خاک میخورند و کسی یادش نمیماند که فلان شهروند عوارض پارسالش را نداده است. همچنین، وقتی اطلاعات پخش و پلا باشد، ممکن است یک پیمانکار دو بار پول بگیرد یا یک بدهی فراموش شود. در سیستمهای قدیمی، اشتباه انسانی خیلی زیاد است و وقت زیادی صرف پیدا کردن یک کاغذ ساده میشود. این کندی و بینظمی باعث میشود مقدار طلبهای عقبافتاده هر روز بیشتر شود و شهرداری از نظر مالی ضعیفتر شود.
نرمافزارهای مالی جدید، مثل یک دستیار دقیق و خستگیناپذیر کار میکنند:
گرفتن طلبها همیشه سختتر از دادن بدهی است! اما نرمافزارها این کار را هم آسان کردهاند:
سیستم میتواند خودبهخود برای شهروندانی که عوارضشان را ندادهاند، پیامک یادآوری یا اخطار بفرستد. این کار بدون دخالت دست انجام میشود و تاثیر زیادی در گرفتن مطالبات دارد.
خیلی از مردم نمیتوانند عوارض سنگین را یکجا بدهند. نرمافزارها امکان قسطبندی بدهی را فراهم میکنند و خودبهخود دفترچه قسط صادر میکنند. اگر قسطی عقب بیفتد، سیستم خبر میدهد.
نرمافزار میتواند طبق قانون، برای خوشحسابها تخفیف بدهد و برای بدحسابها جریمه دیرکرد حساب کند. این حسابوکتاب دقیق و قانونی، جای هیچ حرف و حدیثی را باقی نمیگذارد.
نکته مهم این است که نرمافزار مدیریت بدهی و طلب نباید یک جزیره جداافتاده باشد. این سیستم باید به نرمافزار شهرسازی، درآمد، حسابداری و انبار وصل باشد. وقتی در واحد شهرسازی پروانهای صادر میشود، باید بلافاصله بدهی صاحب ملک در سیستم درآمد ثبت شود. یا وقتی انبار کالایی را تحویل میگیرد، بدهی به فروشنده باید در سیستم مالی بنشیند. شرکت پارس رایانه شاپرک با طراحی نرمافزارهای متصل مالی و اداری، این ارتباطات را به صورت نامرئی و روان برقرار کرده است تا اطلاعات در کل سازمان بچرخد.
استفاده از نرمافزارهای مخصوص ما، فایدههای زیر را برای شهرداریها و دهیاریها دارد:
شاید فکر کنید نصب و راه انداختن چنین سیستمی سخت است. مقاومت کارکنان در برابر تغییر، ترس از شفاف شدن کارها و نگرانی بابت سخت بودن نرمافزار از مشکلات رایج است. اما راه حل ساده است: آموزش و پشتیبانی. نرمافزارهای ما با ظاهری ساده طراحی شدهاند تا هر کارمندی بتواند با آن کار کند. همچنین، تیم پشتیبانی ما همیشه کنار شماست تا مشکلات احتمالی را حل کند و آموزشهای لازم را بدهد. وقتی کارمندان ببینند که سیستم چقدر کارشان را راحت میکند، خودشان مشتاق استفاده از آن میشوند.
در نهایت، مدیریت بدهی و طلب، رگ حیاتی شهرداریها و سازمانهای بزرگ است. بدون یک سیستم نرمافزاری دقیق و متصل، کنترل جریان پول غیرممکن است و سازمان را به سمت ورشکستگی میبرد. شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح و ارائهدهنده نرمافزارهای جامع مالی و اداری، راهکارهای تخصصی و یکپارچهای را برای انواع شرکتها، سازمانها و ارگانهای دولتی از جمله شهرداریها و دهیاریها فراهم کرده است تا با خیال راحت و به روشی مدرن، امور مالی خود را مدیریت کنند.
اگر شما هم در سازمان خود با مشکل انباشته شدن طلبها یا بینظمی در پرداخت بدهیها روبرو هستید، خوشحال میشویم تجربههایتان را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید و از مشاوره کارشناسان ما استفاده کنید.
