مدیریت ریسک در شهرداریها و سازمانهای اداری یکی از آن کارهایی است که اگر درست انجام نشود، کل سیستم را به هم میریزد. شهرها و سازمانها همیشه با خطرهای مختلفی مثل کمبود بودجه، حوادث غیرمترقبه یا حتی اشتباهات اداری روبرو هستند که میتواند خسارتهای زیادی به بار بیاورد. امروزه دیگر نمیشود با کاغذ و خودکار این خطرها را کنترل کرد و حتما باید از ابزارهای هوشمند و نرمافزارهای حرفهای استفاده کرد تا قبل از وقوع حادثه، راه چارهای پیدا کنیم. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم به زبان خیلی ساده به شما بگوییم که چطور با کمک نرمافزار، ریسکهای سازمان خود را مدیریت کنید.
چرا مدیریت ریسک در شهرداریها اهمیت دارد؟
شما به عنوان مدیر یا کارمند یک سازمان بزرگ مثل شهرداری یا دهیاری، هر روز با تصمیمهایی سر و کار دارید که با پول و زندگی مردم در ارتباط است. اگر یکی از این تصمیمها اشتباه باشد یا یک اتفاق پیشبینی نشده بیفتد، کل مجموعه زیر سوال میرود. اهمیت مدیریت ریسک در چند مورد خیلی ساده خلاصه میشود:
- جلوگیری از هدر رفتن پول: وقتی بدانید کجاها ممکن است ضرر مالی اتفاق بیفتد، جلوی آن را میگیرید. نرمافزار به شما نشان میدهد که بودجه در کدام بخشها در معرض خطر است.
- بالا رفتن امنیت شهر و سازمان: ریسک فقط مالی نیست؛ گاهی یک خرابی در سیستمهای شهری میتواند جان مردم را به خطر بیندازد. با پیشبینی این موارد، امنیت را بالا میبرید.
- شفافیت کاری: وقتی همه چیز در نرمافزار ثبت شود، جلوی خیلی از اشتباهات عمدی یا سهوی گرفته میشود. این یعنی اعتماد مردم به شما بیشتر میشود.
- تصمیمگیری بهتر: شما وقتی اطلاعات دقیق داشته باشید، دیگر بر اساس حدس و گمان تصمیم نمیگیرید. نرمافزار به شما آمار میدهد و میگوید کدام راه خطرش کمتر است.
بیشتر بخوانید » روش های توانمندسازی کارکنان
چرا باید از نرمافزار استفاده کنیم و چگونه این کار انجام میشود؟
شاید بپرسید “چرا” حتما باید نرمافزار داشته باشیم؟ جواب ساده است: حجم اطلاعات در شهرداریها و دهیاریها آنقدر زیاد است که ذهن انسان یا پروندههای کاغذی نمیتوانند همه را تحلیل کنند! نرمافزار مثل یک نگهبان بیدار، ۲۴ ساعته همه بخشها را چک میکند.
حالا “چگونه” این کار انجام میشود؟
فرآیند مدیریت ریسک در نرمافزارهای مالی و اداری پارس رایانه شاپرک به این صورت است:
- شناسایی خطرها: ابتدا شما تمام چیزهایی که ممکن است به سازمان ضربه بزند را در سیستم تعریف میکنید؛ مثلا، “تأخیر در وصول عوارض” یا “خرابی ماشینآلات خدماتی”.
- اندازهگیری خطر: نرمافزار به شما میگوید که هر کدام از این خطرها چقدر جدی هستند. آیا این مشکل کل شهرداری را فلج میکند یا فقط یک بخش کوچک را؟
- برنامهریزی برای مقابله: سیستم به شما کمک میکند تا بنویسید اگر فلان اتفاق افتاد، چه کسی باید چه کاری انجام دهد.
- مانیتورینگ یا نظارت همیشگی: نرمافزار مدام در حال چک کردن است و به محض اینکه احساس کند یک ریسک در حال وقوع است، به شما هشدار میدهد.
نقش نرمافزارهای تخصصی در سازمانهای اداری
شرکت پارس رایانه شاپرک، به عنوان طراح نرمافزارهای مالی و اداری، ابزارهایی را ساخته که دقیقا برای نیازهای سازمانهای اداری، شهرداریها و دهیاریها طراحی شدهاند. این نرمافزارها فقط برای حسابوکتاب ساده نیستند؛ بلکه بخشهای مختلفی دارند که ریسک را در کل سازمان کاهش میدهند.
مثلا در بخش مالی، اگر هزینهای بیشتر از سقف مجاز باشد، سیستم اجازه ثبت نمیدهد. در بخش اداری، اگر مهلت یک قرارداد رو به اتمام باشد و ممکن است جریمهای متوجه سازمان شود، نرمافزار از قبل پیامک و هشدار ارسال میکند. اینها یعنی مدیریت ریسک به زبان ساده و عملی.
مزایا و معایب استفاده از ابزارهای نرمافزاری
هر ابزاری در کنار خوبیهای زیادی که دارد، چالشهایی هم دارد که باید بدانید. در جدول زیر این موارد را برای شما لیست کردهایم:
| مزایا (نقاط قوت) | معایب (چالشها) |
| حذف اشتباهات انسانی در محاسبات مالی و اداری. | کارکنان باید مدتی وقت بگذارند تا کار با سیستم را یاد بگیرند. |
| در عرض چند ثانیه میفهمید کجای کار ایراد دارد. | برای خرید و راهاندازی نرمافزار باید بودجهای در نظر بگیرید. |
| با تحلیل دادههای قبلی، اتفاقات بعدی را حدس میزند. | اگر اطلاعات غلط وارد کنید، خروجی هم غلط خواهد بود. |
| تمام بخشهای شهرداری یا سازمان به هم وصل میشوند. | باید همیشه یک تیم فنی برای بروزرسانی پشت شما باشد. |
مدیریت ریسک در دهیاریها؛ موضوعی که کمتر به آن توجه شده!
خیلیها فکر میکنند مدیریت ریسک فقط برای شهرهای بزرگ است؛ اما دهیاریها هم با ریسکهای بزرگی روبرو هستند. از مدیریت پروژههای عمرانی روستا گرفته تا بودجههای محدودی که اگر درست مصرف نشوند، پیشرفت روستا متوقف میشود. نرمافزارهای اداری و مالی ما به گونهای طراحی شدهاند که حتی در دهیاریهای کوچک هم قابل استفاده باشند تا دهیار عزیز بتواند با خیال راحت و بدون ترس از اشتباهات قانونی، به امور روستا برسد.
چطور یک نرمافزار خوب انتخاب کنیم؟
شما به عنوان مسئول یک سازمان باید بدانید که هر نرمافزاری مناسب کار شما نیست. نرمافزاری خوب است که:
- زبانش ساده باشد: کاربر نترسد و راحت با آن کار کند.
- قابل شخصیسازی باشد: بتوان آن را بر اساس قوانین خاص شهرداری یا سازمان شما تنظیم کرد.
- امنیت بالایی داشته باشد: اطلاعات مردم و سازمان نباید به دست کسی بیفتد.
- پشتیبانی قوی داشته باشد: هر وقت سوالی داشتید، کسی باشد که جواب بدهد.
ما در پارس رایانه شاپرک، تمام این موارد را رعایت کردهایم تا سازمانهای اداری و ارگانهایی مثل شهرداریها و دهیاریها دغدغهای جز خدمت به مردم نداشته باشند.
بیشتر بخوانید » ضرورت گزارشگیری هوشمند برای تصمیمسازی دقیق در مدیریت شهری
جمع بندی
در نهایت، مدیریت ریسک دیگر یک انتخاب نیست، بلکه یک ضرورت برای زنده ماندن هر سازمانی است. فرقی نمیکند شما در یک شهرداری بزرگ هستید، در یک سازمان اداری کار میکنید یا مسئولیت یک دهیاری را بر عهده دارید؛ در هر صورت استفاده از نرمافزارهای تخصصی به شما کمک میکند تا این خطرها را به فرصت تبدیل کنید و جلوی ضررهای مالی و اعتباری را بگیرید. شرکت پارس رایانه شاپرک با سالها تجربه در طراحی نرمافزارهای مالی و اداری ویژه ارگانها و سازمانها، در کنار شما است تا با ابزارهای نوین، مدیریت ریسک را برایتان آسان و مطمئن کند.
نظر شما چیست؟ آیا در سازمان یا شهرداری محل کار شما از نرمافزار برای مدیریت ریسک استفاده میشود؟ حتما نظرات و تجربههای خود را در بخش کامنتها برای ما بنویسید؛ ما همه آنها را میخوانیم و پاسخ میدهیم!
