آیا تا به حال پیش آمده که در محل کارتان با کلی پوشه و پرونده کاغذی روبرو باشید و پیدا کردن یک مدرک خاص در میان آن‌ها، ساعت‌ها وقت شما را بگیرد؟ انگار که بخواهید در انبار کاه دنبال سوزن بگردید! اینکه ساعت‌ها دنبال یک برگه بگردید، نگران گم شدن مدارک باشید و کلی از فضای اتاق توسط کاغذها گرفته شود، مشکلی است که خیلی از شرکت‌ها و اداره‌ها، خصوصا نهاد بزرگی مثل شهرداری، هر روز با آن درگیر هستند.
در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم یک روش عالی به نام سیستم بایگانی دیجیتال را به شما معرفی کنیم. با این روش جدید، می‌توانید فقط با چند کلیک، هر سندی را که لازم دارید پیدا کنید و به کارهای خود سرعت و نظم ببخشید!
سیستم بایگانی دیجیتال چیست؟
اگر بخواهیم خیلی ساده بگوییم، سیستم بایگانی دیجیتال یعنی به جای نگهداری مدارک در قفسه‌ها و کمدهای فیزیکی، آن‌ها را در کامپیوتر ذخیره کنیم. در این روش، اسناد کاغذی را با دستگاه اسکنر، اسکن کرده و به فایل‌های کامپیوتری مثل عکس یا PDF تبدیل می‌کنیم.
بایگانی دیجیتال، در واقع به کمک یک نرم افزار مخصوص و هوشمند انجام می‌شود و مثل یک کتابخانه دیجیتال برای سازمان شما عمل می‌کند. این نرم افزار به شما کمک می‌کند تا تمام اسناد را به صورت مرتب و دسته‌بندی شده نگهداری کنید و هر زمان که به سندی نیاز داشتید، بتوانید بر اساس نام، تاریخ، شماره پرونده یا هر کلمه دیگری که در سند وجود دارد، آن را در چند ثانیه پیدا کنید.
چرا استفاده از سیستم بایگانی دیجیتال مهم است؟
شاید بپرسید که چرا روش قدیمی و کاغذی را عوض کنیم؟ جواب ساده است، چون دنیای ما به سرعت و امنیت نیاز دارد! این سیستم جدید به سه دلیل خیلی مهم است:
مدارک شما همیشه سالم می‌مانند
کاغذ بعد از مدتی زرد و خراب می‌شود. ممکن است با ریختن یک لیوان چای یا در آتش‌سوزی برای همیشه از بین برود. اما فایل‌های کامپیوتری همیشه سالم می‌مانند، فقط کافی است از آن‌ها یک کپی یا نسخه پشتیبان (بک‌آپ) بگیرید.
پیدا کردن و فرستادن مدارک خیلی سریع می‌شود
دیگر لازم نیست از یک مدرک کپی بگیرید و آن را برای همکارتان ببرید. با این روش، می‌توانید فایل را همان لحظه برای هر کسی که می‌خواهید بفرستید. این کار سرعت شما را خیلی بیشتر می‌کند.
منظم شدن مدارک به صورت خودکار
این برنامه‌ها کمک می‌کنند تا مدارک را خیلی منظم دسته‌بندی کنید. به این ترتیب، همه‌چیز سر جای خودش قرار می‌گیرد و از ذخیره شدن مدارک تکراری هم جلوگیری می‌شود.
مزایای راه اندازی سیستم بایگانی دیجیتال برای سازمان‌ها
سازمان‌های اداری مثل شهرداری‌ها و دهیاری‌ها روزانه با حجم بسیار زیادی از پرونده‌های شهرسازی، سوابق مالی، نامه‌های اداری و درخواست‌های مردمی سروکار دارند. استفاده از بایگانی دیجیتال در این سازمان‌ها، مزایای فوق‌العاده‌ای دارد:
بیشتر بخوانید» چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری فرآیندهای شهرداری را تسریع می‌کند؟
دیگر به اتاق‌های بزرگ بایگانی نیازی ندارید!
تصور کنید تمام آن قفسه‌های فلزی و زونکن‌ها حذف شوند و آن فضا به یک اتاق کار مفید تبدیل شود. تمام اطلاعات شما روی یک سرور کامپیوتری جا می‌گیرد.
صرفه‌جویی در پول کاغذ، پرینت و کمد
هزینه‌های خرید کاغذ، شارژ کارتریج پرینتر، پوشه و لوازم اداری به شدت کم می‌شود. از طرفی، وقتی را که کارمندان برای گشتن دنبال یک پرونده صرف می‌کردند، حالا می‌توانند برای کارهای مهم‌تری استفاده کنند.
اطلاعات شما امن‌تر از همیشه خواهد بود
در بایگانی کاغذی، کنترل اینکه چه کسی به چه سندی دسترسی دارد، سخت است. اما در سیستم دیجیتال، شما به راحتی می‌توانید مشخص کنید که هر کارمند فقط به پرونده‌های مربوط به خودش دسترسی داشته باشد. این ویژگی برای محافظت از اطلاعات حساس عالی است.
کار مردم سریع‌تر راه می‌افتد
وقتی یک شهروند برای پیگیری پرونده‌اش به شهرداری می‌آید، کارمند مسئول می‌تواند با جستجوی نام یا کد ملک، در چند ثانیه تمام سوابق را پیدا کند و جواب دقیق و سریعی به او بدهد.
همانطور که می‌بینید، بایگانی دیجیتال باعث صرفه‌جویی در پول و جا می‌شود و کارها را با سرعت و امنیت بیشتری پیش می‌برد.
بیشتر بخوانید» توانمندسازی کارکنان؛ چرا باید به آن اولویت دهیم؟
یک بایگانی دیجیتال خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
برای اینکه یک سیستم بایگانی دیجیتال واقعا کار شما را راه بیندازد، باید این چند ویژگی مهم را داشته باشد:
- قابل تغییر باشد: یعنی اگر شرکت شما در آینده بزرگ‌تر شد یا کارهایتان تغییر کرد، این سیستم هم بتواند خودش را با شرایط جدید هماهنگ کند.
- کار با آن راحت باشد: برنامه نباید پیچیده و سخت باشد. کارمندان باید بتوانند خیلی زود و راحت کار کردن با آن را یاد بگیرند.
- هم سریع باشد و هم دقیق: سیستم باید بتواند اطلاعات را درست و بدون اشتباه ذخیره کند و هر وقت که لازم داشتید، فوری آن‌ها را برایتان پیدا کند.
- امنیت داشته باشد: باید مطمئن باشید که از مدارک شما به خوبی محافظت می‌شود و کسی نمی‌تواند آن‌ها را هک کند، بدون اجازه ببیند یا به اشتباه پاک کند.
- با بودجه شما جور دربیاید: برنامه‌ای که انتخاب می‌کنید باید با بودجه و امکانات شما هماهنگ باشد تا راه انداختن آن برایتان سخت و پرهزینه نشود.
بایگانی فیزیکی یا دیجیتالی؟ کدام بهتر است؟
حالا شاید بپرسید که بالاخره بایگانی کاغذی بهتر است یا دیجیتالی؟ بایگانی کاغذی شاید اولش ساده به نظر بیاید، اما بعد از مدتی هم جای زیادی می‌گیرد، هم پیدا کردن یک برگه در آن خیلی سخت است و هم امنیت کمی دارد. در مقابل، بایگانی دیجیتالی شاید برای شروع کمی خرج داشته باشد، اما در آینده کلی در وقت و پول شما صرفه‌جویی می‌کند و به کارهایتان نظم می‌دهد.
در مجموع، بهترین کار این است که از همین الان مدارک جدید را دیجیتالی بایگانی کنید و کم کم پرونده‌های مهم و قدیمی را هم اسکن کرده و به سیستم اضافه کنید.
جمع بندی
همانطور که دیدیم، بایگانی دیجیتال به شما کمک می‌کند تا از شلوغی و ناکارآمدی بایگانی کاغذی خلاص شوید و کارها را سریع‌تر، ارزان‌تر و با امنیت بیشتری انجام دهید.
شرکت پارس رایانه شاپرک، با ارائه مجموعه نرم افزارهای «پرش»، راهکاری تخصصی برای این منظور ارائه می‌دهد. این سامانه‌های یکپارچه برای مدیریت مالی، اداری، پرسنلی، خدمات شهری و پشتیبانی، به طور ویژه برای سازمان‌های دولتی به خصوص شهرداری‌ها و دهیاری‌ها طراحی شده‌اند. اگر می‌خواهید با کمدها و زونکن‌های شلوغ خداحافظی کنید و نظم و سرعت را به سازمان خود هدیه دهید، همین حالا با تیم ما تماس بگیرید.
تجربه شما از بایگانی اسناد چیست؟ آیا هنوز با چالش‌های بایگانی کاغذی درگیر هستید؟ نظرات و سوالات خود را در بخش دیدگاه‌ها برای ما بنویسید.
