تا به حال به این فکر کرده‌اید که اگر یک روز صبح، بازرس اداره کار یا تأمین اجتماعی سرزده وارد شرکت شما شود، اولین چیزی که از شما می‌خواهد چیست؟ درست حدس زدید؛ سوابق دقیق ورود و خروج کارمندان! آمارها نشان می‌دهد بیش از ۶۰ درصد جریمه‌های مالی و مشکلات قانونی شرکت‌ها با نهادهای نظارتی، به خاطر همین سوابق ناقص یا پر از اشتباه است. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، به چرایی اهمیت این موضوع و چگونگی آمادگی کامل برای آن می‌پردازیم.
چرا قانون و نهادهای نظارتی به ثبت دقیق ساعات کاری اهمیت می‌دهند؟
ثبت ساعات کاری کارمندان، فقط برای نظم و ترتیب داخلی شرکت شما نیست؛ بلکه یک کار قانونی و جدی به شمار می‌رود. سازمان‌های دولتی مثل اداره کار، بیمه و دارایی، به این برگه‌ها مثل یک سند رسمی نگاه می‌کنند. اما چرا اینقدر حساس هستند؟
بیشتر بخوانید» برای آشنایی بیشتر با امکانات نرم افزار پرسنلی شهرداری «پرش»، استعلام دقیق قیمت و دریافت مشاوره رایگان، همین حالا می‌توانید با واحد پشتیبانی ما تماس بگیرید یا روی لینک داده شده کلیک کنید.
چون این مدارک نشان می‌دهد که شما حقوق کارمندانتان را کامل و درست داده‌اید؛ مثلاً، حساب و کتاب اضافه‌کاری یا پول مرخصی، همه‌اش باید بر اساس همین ساعت‌های ثبت‌شده باشد. از طرفی، مالیات و بیمه هر کارمند هم از روی همین گزارش‌ها حساب می‌شود و هر اشتباه کوچکی می‌تواند برایتان جریمه درست کند.
اما موضوع فقط پول و جریمه نیست. این مدارک به سلامت کارمندان هم کمک می‌کند، چون نشان می‌دهد کسی بیشتر از توانش یا بیشتر از قانون، کار نکرده است. از همه مهم‌تر، این برگه‌ها بهترین مدرک شما برای اثبات رفتار عادلانه با همه کارکنان است. اگر روزی شکایتی پیش بیاید، همین اسناد دقیق و منظم، بهترین وکیل شما خواهند بود و به درد شما می‌خورند.
اگر ساعات کاری را اشتباه ثبت کنیم، چه اتفاقی خواهد افتاد؟
اگر این موضوع را جدی نگیرید و با همان روش‌های قدیمی ادامه دهید، خودتان را در دردسرهای بزرگ و پرخرجی می‌اندازید! اولین مشکلی که پیش می‌آید، جریمه‌های سنگینی است که بازرس‌های اداره کار یا بیمه برایتان می‌نویسند. اما دردسرها فقط همین نیست.
ممکن است یک کارمند ناراضی که حس می‌کند حقوقش را کامل نگرفته، از شما شکایت کند. آن وقت است که باید درگیر دادگاه و خرج وکیل شوید و آخرش هم مجبور شوید پولی خیلی بیشتر از هزینه خرید یک سیستم خوب را بپردازید. تازه، اعتبار و اسم شرکت شما هم خراب می‌شود.
از طرف دیگر، این بی‌نظمی، کارهای داخل شرکت را هم مختل می‌کند؛ یعنی به جای اینکه شما و مدیرانتان به فکر بزرگ کردن شرکت و کارهای مهم باشید، باید وقت و انرژیتان را برای پیدا کردن کاغذهای قدیمی، حساب و کتاب دوباره و جواب دادن به بازرس‌ها تلف کنید.
چطور ساعات کاری را به درستی مدیریت کنیم؟
برای اینکه با خیال راحت کار کنید و نگران این مشکلات نباشید، کافی است سه قدم ساده اما اساسی بردارید. اول، قوانین ساده و روشنی برای کارمندان خود بگذارید. به زبان واضح برایشان توضیح دهید که قوانین شرکت برای اضافه‌کاری، مرخصی و تأخیر چیست. وقتی همه بدانند قوانین چیست، دیگر جای بحث و سوءتفاهم باقی نمی‌ماند.
قدم دوم، آموزش و ارتباط خوب است. مطمئن شوید که همه کارمندان با این قوانین آشنا هستند و می‌دانند چطور باید ورود و خروج خود را ثبت کنند. از آن‌ها بخواهید هر مشکلی پیش آمد، فوراً به شما خبر دهند.
قدم سوم و مهم‌ترین قدم هم این است که از اطلاعاتتان محافظت کنید. یک سیستم مدیریت تردد خوب داشته باشید که امن باشد و هر تغییری در آن ثبت شود. این شفافیت، بهترین نقطه قوت کسب‌وکار شما در زمان بازرسی‌ها خواهد بود.
چرا باید از سیستم حضور و غیاب استفاده کنیم؟
داشتن قانون و آموزش دادن به کارمندها خیلی خوب است، اما حساب و کتاب کردن همه اینها روی کاغذ، مثل این است که بخواهید حسابداری یک شرکت بزرگ را فقط با یک ماشین حساب جیبی انجام دهید! خیلی زود خسته می‌شوید و حتماً اشتباه می‌کنید. اینجا دقیقاً همان جایی است که شما به ابزار درست نیاز دارید. یک سیستم حضور و غیاب هوشمند، تمام این کارها را برای شما اتوماتیک انجام می‌دهد.
این سیستم‌ها دیگر یک ابزار لوکس و اضافی نیستند. امروزه برای هر شرکتی که می‌خواهد حرفه‌ای کار کند، داشتن آن به همان اندازه ضروری است که داشتن کامپیوتر یا اینترنت. یک نرم‌افزار خوب، خودش تمام حساب و کتاب‌های سخت را در عرض چند ثانیه انجام می‌دهد، جلوی اشتباه‌های انسانی را می‌گیرد و گزارش‌های دقیق و آماده به شما تحویل می‌دهد.
نتیجه‌اش این است که شما و تیمتان، به جای اینکه درگیر کارهای تکراری و خسته‌کننده شوید، می‌توانید وقتتان را برای کارهای مهم‌تر بگذارید؛ کارهایی که واقعاً باعث رشد شرکت شما می‌شود.
چطور یک نرم‌افزار حضور و غیاب خوب انتخاب کنیم؟
خب، حالا که می‌دانید چرا به یک سیستم نیاز دارید، چطور بهترین گزینه را انتخاب کنید؟ یک نرم‌افزار عالی فقط ورود و خروج را ثبت نمی‌کند؛ بلکه باید آنقدر هوشمند باشد که قوانین و شرایط خاص شرکت شما را بفهمد. شما به سیستمی نیاز دارید که انعطاف‌پذیر باشد؛ یعنی بتواند به همان راحتی که شیفت کاری ساده یک کارمند اداری را مدیریت می‌کند، از پس شیفت‌های چرخشی و پیچیده نگهبانی هم بربیاید.
همچنین، باید هوشمند باشد و به طور خودکار اضافه‌کاری، تأخیر و قوانین مربوط به تعطیلات را محاسبه کند. یک نکته بسیار مهم دیگر این است که باید بتواند به راحتی به نرم‌افزار حقوق و دستمزد شما وصل شود تا دیگر نیازی نباشد اطلاعات را دوباره به صورت دستی وارد کنید. در آخر، باید آنقدر ساده و راحت باشد که هر مدیری، بدون نیاز به دانش فنی، بتواند به راحتی با آن کار کند. نرم‌افزاری مانند «پرش» که ما در پارس رایانه شاپرک طراحی کرده‌ایم، دقیقاً با همین هدف ساخته شده تا یک دستیار هوشمند و قابل اعتماد برای شما باشد.
جمع بندی
همانطور که دیدیم، حساب و کتاب دستی ساعت‌های کاری در دنیای امروز دیگر روش درستی نیست و می‌تواند کلی مشکل و دردسر برایتان درست کند. ما در پارس رایانه شاپرک، چون این نیازها را به خوبی می‌شناسیم، راه حل‌هایی آماده کرده‌ایم که خیالتان را از بابت همه این مشکلات راحت می‌کند. اگر دنبال یک سیستم مدیریت تردد خوب و مطمئن هستید که دقیقاً برای شرکت شما مناسب باشد، کارشناس‌های ما آماده‌اند تا شما را راهنمایی کنند و بهترین گزینه را به شما معرفی کنند.
اگر هم تجربه‌ای در این زمینه دارید، خوشحال می‌شویم آن را در بخش نظرات با ما و دیگر دوستان به اشتراک بگذارید.
