نگهداری دفاتر قانونی، به عنوان یکی از ستون‌های اصلی شفافیت و تکالیف مالیاتی، بر اساس ماده ۶۴ قانون مالیات‌های مستقیم برای تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی الزامی است. این دفاتر که ابزار بنیادین سازمان امور مالیاتی برای راستی آزمایی عملکرد مالی مودیان محسوب می‌شوند، باید تمامی رویدادهای مالی را ثبت و ضبط نمایند. در سال‌های اخیر، نظام مالیاتی کشور شاهد یک تحول مهم از دفاتر کاغذی و پلمپ شده سنتی به سمت سامانه‌های الکترونیکی بوده است. این تحول دیجیتال با هدف تسهیل فرآیندها، افزایش دقت و تقویت شفافیت مالی صورت گرفته است تا مودیان بتوانند تکالیف خود را به‌شیوه‌ای مدرن و کارآمد به انجام رسانند.
در این محتوا از شرکت پارس رایانه شاپرک، طراح و تولیدکننده نرم افزارهای مالی و اداری برای انواع کسب‌وکارها و سازمان‌ها به خصوص ارگان‌های اداری مثل شهرداری‌ها و دهیاری‌ها، به بررسی مهلت و فرایند ارسال دفاتر الکترونیکی سال ۱۴۰۴ خواهیم پرداخت.
مهلت ارسال دفاتر الکترونیکی ۱۴۰۴
طبق مقررات جدید سازمان امور مالیاتی، از سال ۱۴۰۴ ارسال دفاتر تجاری به صورت شش ماهه انجام می‌شود. مهلت بارگذاری اطلاعات هر دوره، حداکثر دو ماه پس از پایان آن دوره است.
- اطلاعات شش ماهه اول سال ۱۴۰۴: مهلت ارسال تا پایان آبان‌ماه ۱۴۰۴
- اطلاعات شش ماهه دوم سال ۱۴۰۴: مهلت ارسال تا پایان خردادماه ۱۴۰۵
این تغییر، بخشی از یک برنامه زمان بندی کلان برای کوتاه‌تر کردن فواصل ارسال اطلاعات است که در جدول زیر به تفصیل آمده است:
| سال شروع مالی | دوره ارسال اطلاعات | مهلت قانونی ارسال |
|---|---|---|
| تا پایان سال ۱۴۰۳ | یک ساله | حداکثر ۳ ماه پس از پایان سال مالی |
| در سال ۱۴۰۴ | شش ماهه | حداکثر ۲ ماه پس از پایان هر شش ماه |
| در سال ۱۴۰۵ | سه ماهه | حداکثر ۱ ماه پس از پایان هر سه ماه |
| از ۰۱/۰۱/۱۴۰۶ به بعد | یک ماهه | حداکثر ۱ ماه پس از پایان هر ماه |
نکته قابل توجه: برای آن دسته از اشخاص حقیقی و حقوقی که سال مالی آن‌ها از سال ۱۴۰۳ شروع شده است، مهلت نهایی برای ارسال دفاتر الکترونیکی تا پایان شهریورماه ۱۴۰۴ در نظر گرفته شده است.
مهلت ارسال دفاتر قانونی برای اشخاص حقیقی
مستند به ماده ۱۰۳ قانون مالیات‌های مستقیم، اشخاص حقیقی مکلف‌اند دفاتر قانونی خود را به همراه اظهارنامه عملکرد سالانه به سازمان امور مالیاتی ارائه دهند. با توجه به انطباق سال مالی این مودیان با تقویم شمسی، مهلت قانونی برای این کار، چهار ماه پس از پایان سال مالی، یعنی حداکثر تا ۳۱ خردادماه سال بعد، تعیین شده است. برای نمونه، آخرین فرصت قانونی برای ارسال دفاتر مربوط به عملکرد سال ۱۴۰۳، روز ۳۱ خرداد ۱۴۰۴ خواهد بود.
مهلت ارسال دفاتر قانونی برای اشخاص حقوقی
اشخاص حقوقی، شامل شرکت‌ها و مؤسسات، نیز موظف به ارسال دفاتر تجاری خود به سازمان امور مالیاتی هستند. مهلت قانونی برای این دسته از مودیان، حداکثر چهار ماه پس از تاریخ پایان سال مالی آن‌ها تعیین شده است. اگرچه پایان سال مالی برای بسیاری از شرکت‌ها اسفندماه است، اما تاریخ دقیق مندرج در اساسنامه شرکت ملاک عمل قرار می‌گیرد. به عنوان نمونه، شرکتی که سال مالی آن در تاریخ ۱۴۰۴/۰۵/۱۰ خاتمه می‌یابد، برای بارگذاری فایل‌های الکترونیکی خود تا تاریخ ۱۴۰۴/۰۸/۳۰ فرصت خواهد داشت.
نکته تکمیلی: در صورتی که سال مالی یک مودی از سال ۱۴۰۴ آغاز شود، نحوه ارسال اطلاعات به دو بخش تقسیم می‌شود:
- اطلاعات ۶ ماهه نخست: باید حداکثر تا ۸ ماه پس از شروع سال مالی ارسال شود.
- اطلاعات ۶ ماهه دوم: مهلت ارسال آن تا پایان مهلت قانونی تسلیم اظهارنامه (یعنی ۴ ماه پس از پایان سال مالی) است.
فرآیند گام به گام ارسال الکترونیکی دفاتر تجاری
بر اساس ماده ۶۵ قانون مالیات‌های مستقیم، فرآیند تسلیم دفاتر مالیاتی به شکل الکترونیکی و آنلاین طراحی شده است. این رویه شامل چند گام کلیدی است که مودیان باید با دقت آن‌ها را دنبال کنند تا تکلیف قانونی خود را به درستی به انجام رسانند.
ورود به سامانه اختصاصی
نخستین قدم، مراجعه به درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی به نشانی my.tax.gov.ir است. پس از ورود با نام کاربری و رمز عبور، کاربر باید از منوی خدمات، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب نماید.
دریافت الگوی استاندارد اکسل
در این سامانه، یک الگوی استاندارد فایل اکسل برای ثبت اطلاعات مالی در نظر گرفته شده است که مودیان موظف به دریافت و استفاده از آن هستند. ساختار این فایل شامل ستون‌های اطلاعاتی مشخصی است که باید به ترتیب زیر تکمیل شوند:
- ردیف
- تاریخ
- کد حساب کل
- عنوان حساب کل
- کد حساب معین
- عنوان حساب معین
- شرح
- مبلغ بدهکار (به ریال)
- مبلغ بستانکار (به ریال)
تکمیل فایل طبق دستورالعمل و بارگذاری نهایی
برای تکمیل صحیح فایل اکسل و جلوگیری از بروز خطا در هنگام بارگذاری، رعایت دقیق دستورالعمل‌های فنی زیر الزامی است:
- فرمت فایل برای حجم بالا: برای فایل‌هایی که بیش از ۱۰۰۰ ردیف اطلاعاتی دارند، استفاده از فرمت CSV الزامی است.
- محدودیت حجم فایل: حداکثر حجم مجاز برای بارگذاری فایل‌های CSV، صد (۱۰۰) مگابایت تعیین شده است.
- ساختار فایل: تمامی داده‌ها باید صرفا در یک شیت (صفحه) از فایل اکسل وارد شوند.
- انطباق ستون‌ها: حفظ ترتیب و عناوین ستون‌ها دقیقا مطابق با الگوی دریافتی از سامانه، امری ضروری است.
- ستون‌های اختیاری: تکمیل ستون‌های مربوط به «کد حساب معین»، «عنوان حساب معین» و «شرح» اختیاری می‌باشد.
- یکپارچگی رویداد مالی: برای هر رویداد مالی واحد، اطلاعات ثبت شده در چند ردیف باید دارای تاریخ و شرح یکسان باشند.
- محدودیت طول شرح: طول متن وارد شده در ستون «شرح» نباید از ۲۵۵ کاراکتر تجاوز کند.
- قالب مقادیر عددی: مقادیر در ستون‌های «مبلغ بدهکار» و «مبلغ بستانکار» باید کاملا عددی و بر مبنای واحد پولی ریال باشند.
- اصل تراز بودن: یکی از مهم‌ترین کنترل‌های سامانه، تراز بودن سند است؛ به این معنا که مجموع کل مقادیر ستون بدهکار باید با مجموع کل مقادیر ستون بستانکار برابر باشد.
- عدم ورود همزمان بدهکار و بستانکار: در هر ردیف از فایل، تنها یکی از دو ستون بدهکار یا بستانکار می‌تواند دارای مقدار باشد و دیگری باید خالی بماند.
- قالب تاریخ: فرمت استاندارد برای ثبت تاریخ به صورت YYYY/MM/DD است (به عنوان نمونه: ۱۴۰۳/۱۲/۲۰).
- محدوده زمانی تاریخ‌ها: تاریخ ثبت شده برای هر رویداد مالی باید متعلق به دوره زمانی باشد که فایل برای آن در حال ارسال است.
به منظور یاری رساندن به مودیان برای اجرای صحیح این فرآیند، منابع آموزشی متعددی در دسترس قرار دارد.
پیامدهای عدم ارسال یا تأخیر در ارسال دفاتر قانونی
بی‌توجهی به مهلت‌های قانونی برای ارسال دفاتر، تبعات مالی و حقوقی قابل توجهی را به دنبال دارد. بر اساس ماده ۱۹۲ قانون مالیات‌های مستقیم، مودیانی که از انجام این تکلیف سر باز زنند یا با تأخیر اقدام کنند، با موارد زیر روبرو خواهند شد:
- عدم پذیرش دفاتر: اولین پیامد، رد شدن دفاتر توسط سازمان امور مالیاتی است.
- تشخیص مالیات علی‌الرأس: در این شرایط، مبنای محاسبه مالیات، برآورد ممیز خواهد بود که اغلب منجر به تعیین مالیات سنگین‌تری می‌شود.
- جرایم نقدی: متخلفان مشمول جریمه‌های مالیاتی مقرر در قانون خواهند شد.
- حذف معافیت‌ها و بخشودگی‌ها: امکان بهره‌مندی از هرگونه تسهیلات مالیاتی از مودی سلب می‌گردد.
در صورت عدم فعالیت یا مشمولیت نرخ صفر مالیاتی، آیا ارسال دفاتر الزامی است؟
یک تصور اشتباه رایج این است که کسب‌وکارهای غیرفعال یا مشمول مالیات با نرخ صفر، از تکالیف مالیاتی معاف هستند؛ اما بر اساس ماده ۱۰۱ قانون مالیات‌های مستقیم، این تصور صحیح نیست. تمامی مودیان، حتی در صورت نداشتن فعالیت اقتصادی، ملزم به تسلیم اظهارنامه عملکرد خود هستند. علاوه بر این، در صورت درخواست اداره مالیاتی، باید دفاتر قانونی پلمپ شده خود را (حتی اگر سفید باشند) برای اثبات عدم فعالیت ارائه دهند.
مهلت شماره‌گذاری و پلمپ دفاتر قانونی ۱۴۰۴
اقدام برای پلمپ دفاتر قانونی یک تکلیف مقدماتی است که باید پیش از آغاز سال مالی جدید انجام شود. برای سال مالی ۱۴۰۴، بازه زمانی قانونی برای انجام این کار از ۱۵ آذرماه ۱۴۰۳ آغاز و در تاریخ ۲۹ اسفندماه ۱۴۰۳ به پایان رسید.
