شهرداری یک سازمان معمولی نیست! هر شهر قوانین، مقررات، خیابان‌ها و حتی فرهنگ اداری مخصوص به خودش را دارد. روشی که برای صدور یک پروانه ساخت در شهر شما استفاده می‌شود، ممکن است با شهر همسایه کاملا متفاوت باشد. به همین دلیل، نمی‌توان از یک نرم افزار آماده و ثابت برای همه شهرداری‌ها استفاده کرد.
بیشتر بخوانید» چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری فرآیندهای شهرداری را تسریع می‌کند؟
اینجاست که «نرم افزارهای قابل سفارشی سازی» وارد میدان می‌شوند. این نرم افزارها مانند یک خمیر بازی هستند که می‌توانید آن‌ها را دقیقا به شکلی که نیاز دارید، دربیاورید. آن‌ها طوری طراحی شده‌اند که با قوانین، فرم‌ها و مراحل کاری شهرداری شما هماهنگ شوند، نه اینکه شما را مجبور کنند تا روش کاری خود را به خاطر نرم افزار تغییر دهید. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، قصد داریم بررسی کنیم که چرا این نرم افزارها مهم هستند و چطور می‌توانید بهترین گزینه را برای شهر خود انتخاب کنید.
اهمیت انتخاب نرم افزارهای سازمانی با قابلیت سفارشی سازی
یک نرم افزار انعطاف‌پذیر و قابل تغییر به چند دلیل مهم یک «ضرورت» است:
هماهنگی با روش‌های کاری شما
هر شهرداری روش کار خودش را دارد. مثلا، اینکه چطور به درخواست‌های مردم جواب می‌دهد، چطور پول عوارض را حساب می‌کند، یا چطور با ساخت‌وسازهای غیرقانونی برخورد می‌کند. اگر نرم افزار نتواند با این روش‌ها جور دربیاید، کارمندان اذیت می‌شوند و مجبور می‌شوند دوباره از کاغذ یا فایل اکسل استفاده کنند. نتیجه‌اش این است که کارها کند می‌شود و اشتباهات هم بیشتر.
بیشتر بخوانید» مزایای پیاده‌سازی سیستم یکپارچه بایگانی دیجیتال در شهرداری‌ها
تغییر قوانین و مقررات
قانون‌های شهری و کشوری ثابت نمی‌مانند و ممکن است هر سال قوانین جدیدی بیاید. اگر نرم افزار شما خشک و ثابت باشد، با هر قانون جدید، قدیمی می‌شود و دیگر به درد نمی‌خورد. اما نرم افزاری که قابل تغییر است، به شما اجازه می‌دهد خیلی سریع و ارزان، آن را با قوانین جدید هماهنگ کنید.
وصل کردن سیستم‌های مختلف به هم
معمولا در شهرداری‌ها چند نرم افزار مختلف (مثل نرم افزار حسابداری، اتوماسیون و…) وجود دارد که به هم وصل نیستند و هر کدام کار خودشان را می‌کنند. انگار هر کدام یک جزیره‌ی جدا هستند. یک نرم افزار خوب و قابل تغییر، مثل یک پل محکم، این جزیره‌ها را به هم وصل می‌کند. این‌طوری اطلاعات راحت بین بخش‌های مختلف رد و بدل می‌شود و دیگر لازم نیست یک چیز را چند بار در چند نرم افزار مختلف وارد کنید.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نرم افزار جامع حسابداری شهرداری و لیست مزایای آن کلیک کنید.
خدمت‌رسانی بهتر به شهروندان
مهم‌ترین هدف، راضی نگه داشتن مردم است. با یک نرم افزار انعطاف‌پذیر، می‌توانید خدمات اینترنتی طوری طراحی کنید که دقیقا به درد مردم بخورد. مثلا، مردم بتوانند از خانه نامه‌هایشان را پیگیری کنند یا پول عوارض را اینترنتی بدهند و دیگر لازم نباشد به شهرداری بیایند.
ویژگی‌های مهم یک نرم افزار سازمانی ایده‌آل برای شهرداری‌ها
وقتی می‌خواهید یک نرم افزار سازمانی با قابلیت سفارشی سازی انتخاب نمایید، به این چند نکته مهم دقت کنید:
- ساختار پازلی (ماژولار): مهم‌ترین ویژگی این است که نرم افزار باید مثل یک پازل از تکه‌های مختلف (ماژول) تشکیل شده باشد؛ مثلا، تکه شهرسازی، تکه مالی، تکه قراردادها و… . این ویژگی به شما اجازه می‌دهد که کار را از بخش‌های مهم‌تر شروع کنید و کم کم بقیه تکه‌ها را به آن اضافه کنید.
- ابزار طراحی مراحل کاری (فرآیندساز): یک ویژگی فوق‌العاده این است که نرم افزار ابزاری داشته باشد که کارشناسان شما بتوانند بدون نیاز به برنامه‌نویسی، مراحل انجام یک کار را در آن طراحی یا اصلاح کنند. درست مثل کشیدن یک نقشه راه ساده.
- امکان ساخت فرم و گزارش دلخواه: سیستم باید به شما این قدرت را بدهد که خودتان فرم‌های جدید بسازید یا گزارش‌هایی که لازم دارید را طراحی کنید. با این قابلیت، دیگر برای هر تغییر کوچکی، نیازی نیست منتظر شرکت نرم افزاری بمانید.
- قابلیت اتصال آسان به سیستم‌های دیگر: نرم افزار باید بتواند به‌راحتی با سیستم‌های دیگر (مثل سامانه‌های بانکی، ثبت احوال یا سیستم نقشه شهر) صحبت کند. این قابلیت، تبادل اطلاعات را بسیار ساده و خودکار می‌کند.
- امنیت بالا و تعیین دسترسی: اطلاعات شهرداری بسیار مهم و حساس است. نرم افزار باید امنیت بالایی داشته باشد و به شما اجازه دهد که مشخص کنید هر کارمند به کدام بخش از اطلاعات دسترسی داشته باشد.
مزایای استفاده از نرم افزارهای سازمانی با قابلیت سفارشی سازی
پول خرج کردن برای یک نرم افزار درست‌وحسابی، فقط هزینه نیست، بلکه یک قدم بزرگ برای پیشرفت شهر است. این کار چند فایده مشخص دارد:
کارها سریع‌تر می‌شود و کاغذبازی کم می‌شود
وقتی مراحل کار توسط سیستم انجام شود، نامه‌ها و پرونده‌های کاغذی کمتر می‌شوند. کارها خیلی سریع‌تر بین بخش‌های مختلف می‌چرخد و مردم کمتر معطل می‌شوند. به این ترتیب، کارمندان شما هم وقت بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر خواهند داشت.
تصمیم‌گیری‌ها دقیق‌تر می‌شود
وقتی همه اطلاعات شهر (از پول‌هایی که در می‌آید تا کارهای ساخت‌وساز) یکجا جمع باشد، مدیران می‌توانند گزارش‌های دقیق و به روزی را ببینند. این گزارش‌ها کمک می‌کند مشکلات را زودتر بفهمند و بر اساس اطلاعات واقعی تصمیم بگیرند، نه از روی حدس و گمان!
در آینده پول کمتری خرج می‌کنید
شاید اولش خرید این نوع نرم افزار کمی گران‌تر به نظر برسد، اما در آینده جلوی خرج‌های اضافی را می‌گیرد. چون دیگر لازم نیست برای هر نیاز جدیدی یک نرم افزار جداگانه بخرید یا برای وصل کردن سیستم‌های قدیمی به هم پول خرج کنید.
برای آینده آماده می‌شوید
شهر شما در حال بزرگ شدن است، نرم افزار شما هم باید بتواند پا به پای آن رشد کند. اگر نرم افزار قابل تغییر باشد، وقتی در آینده کارهای شهرداری بیشتر شد، خیلی راحت می‌توانید نرم افزار را هم بزرگ‌تر و کامل‌تر کنید.
چگونه بهترین نرم افزار سازمانی با قابلیت سفارشی سازی را انتخاب کنیم؟
انتخاب یک نرم افزار با قابلیت سفارشی سازی، با خرید یک سیستم آماده کاملا متفاوت است! برای اینکه یک انتخاب صحیح داشته باشید، مراحل کلیدی زیر را دنبال کنید:
- یک تیم از همه‌ی بخش‌ها جمع کنید: یک تیم از همه بخش‌ها (شهرسازی، مالی و…) درست کنید، نه فقط از کارشناسان کامپیوتر. این تیم باید به جای نیازهای فعلی، به بهترین روش انجام کارها در آینده فکر کند.
- نقشه کارتان را بکشید، نه لیست نیازها: به جای اینکه فقط لیست نیازهایتان را بنویسید، نقشه دقیق مراحل کاری خود را بکشید. سپس از شرکت‌ها بپرسید که چقدر راحت می‌توانند دقیقا همین نقشه را برایتان در نرم افزار بسازند.
- دنبال یک شریک باشید، نه فروشنده: دنبال شرکتی باشید که فقط فروشنده نباشد، بلکه مثل یک شریک، کار شما را بفهمد و مشاوره بدهد. آن‌ها باید به شما یاد بدهند خودتان تغییرات کوچک را انجام دهید تا همیشه به آن‌ها وابسته نباشید.
- در عمل امتحانشان کنید: به دیدن یک دموی آماده قانع نشوید و یکی از سخت‌ترین کارهای شهرداری را برای امتحان به آن‌ها بدهید. این کار نشان می‌دهد که نرم افزارشان در عمل چقدر قدرتمند است و چقدر سریع نیاز شما را می‌سازند.
- از کارمندان خودتان کمک بگیرید: از همان اول، کارمندان را در طراحی نرم افزار شریک کنید و نظرشان را درباره فرم‌ها و مراحل کار بپرسید. این کار باعث می‌شود آن‌ها سیستم را مال خودشان بدانند و با علاقه بیشتری از آن استفاده کنند.
جمع بندی
خلاصه کلام اینکه، انتخاب نرم افزار مناسب برای شهرداری بسیار مهم است و باید دنبال ابزاری باشید که خودش را با شما هماهنگ می‌کند، نه برعکس!
اگر شما هم به دنبال چنین راه حلی برای سازمان خود هستید، ما در پارس رایانه شاپرک با مجموعه نرم افزارهای «پرش» برای مدیریت مالی، اداری، پرسنلی، خدمات شهری و پشتیبانی که به طور ویژه برای سازمان‌های دولتی، به خصوص شهرداری‌ها و دهیاری‌ها طراحی شده‌اند، کنارتان هستیم.
برای ما بنویسید؛ بزرگ‌ترین چالشی که در حال حاضر با نرم افزارهای فعلی خود دارید چیست؟
