تصور کنید شهردار از شما می‌خواهد گزارشی کامل از تمام خودروهای فعال سازمان، به همراه ارزش فعلی و مسئول تحویل گیرنده آن‌ها را تا ظهر آماده کنید. اولین کاری که می‌کنید چیست؟ با واحد نقلیه تماس می‌گیرید؟ سراغ پوشه‌های بایگانی می‌روید؟ یا یک فایل اکسل قدیمی را باز می‌کنید که شاید ماه‌هاست به روز نشده؟!
شاید باورتان نشود، ولی این وضعیت کلافه کننده، داستان همیشگی خیلی از شهرداری‌ها و دهیاری‌ها است. خوشبختانه، راه حل این همه سردرگمی، ساده‌تر از چیزی است که فکرش را می‌کنید؛ استفاده از یک نرم افزار مخصوص مدیریت اموال. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، بررسی می‌کنیم که این ابزار چیست و چگونه میتواند مدیریت شهری را متحول کند.
نرم افزار مدیریت اموال و دارایی‌های شهرداری چیست؟
این نرم افزار، تمام اطلاعات مربوط به هر وسیله‌ای که شهرداری دارد را در یک جای مشخص و منظم جمع می‌کند. یعنی برای هر چیزی، از یک لپ‌تاپ در اداره، یک نیمکت در پارک و یک ماشین حمل زباله گرفته تا یک ساختمان بزرگ، یک صفحه اختصاصی در سیستم وجود دارد که همه جزئیاتش در آن ثبت می‌شود.
بیشتر بخوانید» نرم افزار حقوق و دستمزد شهرداری پرش با امکان تعریف انواع پارامترهای محاسباتی و تعیین فرمولاسیون دلخواه و یا استفاده از فرمول های از پیش تعیین شده بر اساس قوانین تامین اجتماعی، نظام پرداخت هماهنگ کشوری و … و همچنین ارائه گزارشات متنوع، انتخابی شایسته جهت پوشش نیاز شما در این حوزه می باشد.
معمولا برای هر دارایی، جزئیات زیر نوشته می‌شود:
- مشخصات کامل: مدل، سال خرید، قیمت اولیه، شماره سریال و…
- موقعیت و مسئول: الان کجاست و دست چه کسی یا کدام واحد است؟
- وضعیت سلامت: آیا نیاز به تعمیر دارد؟ آخرین بار کی سرویس شده است؟
- ارزش مالی: با گذشت زمان، ارزش این دارایی چقدر شده است (محاسبه استهلاک)؟
- سوابق: از روز اول که وارد سازمان شده تا به امروز، چه جابجایی‌ها یا تعمیراتی داشته است؟
در اصل، این نرم افزار مثل یک بایگانی بزرگ و مرتب کامپیوتری است. به جای اینکه مجبور باشید بین کلی پوشه کاغذی و فایل‌های پخش و پلا دنبال اطلاعات بگردید، همه چیز یکجا جمع شده و همیشه جلوی دستتان است.
اهمیت استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی‌های شهرداری
شاید بپرسید چرا استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی‌های شهرداری اینقدر مهم است؟ مگر با همان روش‌های قدیمی کار پیش نمی‌رود؟ پاسخ این است که مدیریت اموال عمومی فقط یک وظیفه اداری نیست، بلکه یک مسئولیت بزرگ در قبال شهروندان و سرمایه‌های آن‌ها است.
جلوگیری از هدر رفتن سرمایه عمومی و بیت المال
بگذارید یک مثال ساده بزنیم؛ فرض کنید واحد IT شهرداری ۵ لپ‌تاپ جدید خریداری می‌کند. بدون یک سیستم ثبت دقیق، ممکن است یکی از این لپ‌تاپ‌ها در انبار فراموش شود یا بدون ثبت رسمی به یک کارمند تحویل داده شود و پس از مدتی مشخص نباشد کجا است. این یعنی هدر رفتن مستقیم پول بیت المال! نرم افزار اموال با اختصاص یک کد یا برچسب به هر لپ‌تاپ و ثبت تحویل گیرنده، جلوی چنین اتفاقاتی را می‌گیرد.
بیشتر بخوانید» چگونه یک سیستم حسابداری انتخاب کنیم؟
تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های واقعی
وقتی شهرداری می‌خواهد یک ماشین یا ملک قدیمی را بفروشد، یک سوال مهم پیش می‌آید: “واقعا چقدر می‌ارزد؟” در گذشته، قیمت‌گذاری‌ها اغلب دقیق نبود. اما این نرم افزار مثل یک کارشناس دقیق عمل می‌کند؛ تمام سوابق وسیله، از سال خرید تا هزینه‌های تعمیر را بررسی می‌کند و به شما می‌گوید که ارزش واقعی آن الان چقدر است. با داشتن این عدد و رقم دقیق، مدیران می‌توانند با اطمینان تصمیم بگیرند که آیا فروش آن به صرفه است یا بهتر است هنوز از آن استفاده کنند!
شفافیت و پاسخگویی
هر مدیری در هر لحظه میتواند ببیند که کدام واحد چه اموالی در اختیار دارد و وضعیت آن‌ها چگونه است. این شفافیت، مسئولیت‌پذیری افراد را بالا می‌برد و امکان سوءاستفاده از اموال عمومی را به حداقل می‌رساند.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اموال و دارایی‌های شهرداری
استفاده از یک سیستم یکپارچه مثل نرم افزار «پرش» که به طور تخصصی برای شهرداری‌ها طراحی شده، مزایای ملموس و مستقیمی به همراه دارد:
- دیگر لازم نیست برای پیدا کردن یک وسیله، کلی تلفن بزنید یا دنبال پرونده بگردید. با چند کلیک ساده، فورا می‌فهمید که مثلا یک خودرو کجا است، دست چه کسی است و چقدر ارزش دارد.
- وسایل و تجهیزات به مرور زمان قدیمی و کم‌ارزش‌تر می‌شوند. نرم افزار، این حساب و کتاب را به صورت خودکار برای شما انجام می‌دهد.( به منظور آشنایی با نرم افزار حسابداری شهرداری پرش و آشنایی با لیست مزایای استفاده از آن برای سازمان‌ها کلیک کنید.)
- می‌توانید زمان سرویس دوره‌ای ماشین‌ها یا تجهیزات را در نرم افزار ثبت کنید تا به شما یادآوری کند. با این کار، وسایل عمر بیشتری می‌کنند و از خرابی‌های ناگهانی و پرخرج جلوگیری می‌شود.
- این نرم افزار میتواند به سیستم انبار وصل شود، یعنی وقتی کالایی از انبار خارج و به واحدی تحویل داده می‌شود، به طور خودکار در لیست اموال آن واحد ثبت می‌شود. به این ترتیب، دیگر خطاهای انسانی و فراموشی‌ها پیش نمی‌آید.
- به راحتی می‌توانید هر گزارشی که بخواهید تهیه کنید؛ مثلا: «لیست تمام وسایلی که در اختیار واحد عمران است» یا «گزارش ارزش کامپیوترهای سازمان در سال گذشته».
چگونه بهترین نرم افزار را برای شهرداری خود انتخاب کنیم؟
در بازار، نرم افزارهای زیادی پیدا می‌شود، اما برای یک سازمان مهم مثل شهرداری، نمی‌توانید سراغ هر نرم افزاری بروید. موقع انتخاب، حواستان به این چند نکته مهم باشد:
- مخصوص کار شما باشد: دنبال نرم افزاری بگردید که ویژه سازمان‌هایی مثل شهرداری‌ها ساخته شده باشد، چون قوانین مالی و نوع اموال در یک شهرداری با یک شرکت خصوصی خیلی فرق دارد.
- کار کردن با آن ساده باشد: نرم افزار باید طوری باشد که کارمندان شما به راحتی با آن کار کنند. اگر محیط برنامه پیچیده باشد، کار را سخت می‌کند و کارمندان هم از آن دوری می‌کنند.
- پشتیبانی خوبی داشته باشد: شرکتی را انتخاب کنید که بعد از خرید هم شما را تنها نگذارد و در نصب و آموزش کمکتان کند. پشتیبانی خوب یعنی اگر مشکلی پیش آمد، خیالتان راحت است که کسی هست که راهنمایی‌تان کند.
- امتحانش را پس داده باشد: ببینید چه سازمان‌ها یا شهرداری‌های دیگری از این نرم افزار استفاده می‌کنند. وقتی یک نرم افزار مشتریان معتبر و شناخته‌شده‌ای داشته باشد، یعنی آن محصول قابل اعتماد است و کارایی خوبی دارد.
بیشتر بخوانید» شفافیت مالی و ارتقاء مدیریت شهری با پیاده سازی دستورالعمل خزانه داری
جمع بندی
خلاصه اینکه، سر و کله زدن با پوشه‌ها و لیست‌های کاغذی، هم فقط وقت شما را می‌گیرد و هم باعث کلی اشتباه می‌شود. با یک نرم افزار خوب، می‌توانید به همه چیز سر و سامان بدهید و دقیقا بدانید هر وسیله‌ای کجاست و دست چه کسی است. اینجا جایی است که شرکت پارس رایانه شاپرک به کمک شما می‌آید.
ما در طراحی و ارائه نرم افزارهای مالی و اداری برای سازمان‌های مختلف، به خصوص شهرداری‌ها و دهیاری‌ها، تجربه زیادی داریم و نرم افزار «پرش» را دقیقا برای همین کار طراحی کرده‌ایم. اگر دوست دارید بیشتر با این سیستم آشنا شوید، کافی است با کارشناسان ما تماس بگیرید تا به مدیریت اموال سازمانتان یک سر و سامان اساسی بدهید.
حالا نوبت شما است؛ شما در سازمان خودتان برای مدیریت اموال با چه مشکلاتی دست و پنجه نرم می‌کنید؟ تجربه‌هایتان را در قسمت نظرات برای ما بنویسید.
