سلام به شما مدیران و کارشناسان عزیز! در این مطلب آموزشی از پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم درباره یک موضوع بسیار مهم صحبت کنیم. حتما شما هم در شهرتان پروژه‌های عمرانی زیادی را دیده‌اید؛ از کنده‌کاری یک خیابان برای لوله‌کشی تا ساخت یک پارک یا مجتمع فرهنگی. تمامی این پروژه‌ها، برای بهبود کیفیت زندگی و رفاه حال شهروندان ضروری هستند. اما پشت صحنه این پروژه‌ها و مدیریتشان کار ساده‌ای نیست. هماهنگ کردن پیمانکاران، کنترل هزینه‌ها و مطمئن شدن از اینکه کار در زمان درست تمام می‌شود، چالش‌های بزرگی هستند!
خبر خوب این است که امروزه، ابزاری به نام «سامانه مدیریت و کنترل پروژه» وجود دارد که مثل یک دستیار هوشمند دیجیتال به کمک مدیران می‌آید. این سیستم‌ها به شهرداری‌ها و سازمان‌های مشابه کمک می‌کنند تا پروژه‌ها را با نظم و دقت بیشتری پیش ببرند.
بیشتر بخوانید» توانمندسازی کارکنان؛ چرا باید به آن اولویت دهیم؟
چرا به سامانه مدیریت و کنترل پروژه نیاز داریم؟
تصور کنید شهرداری می‌خواهد یک پل بسازد. واحد مالی(به منظور آشنایی با مزایای استفاده از نرم‌افزارهای یکپارچه مالی کلیک کنید.) باید بودجه را تأمین کند، واحد فنی باید بر کیفیت ساخت نظارت کند، واحد تدارکات باید مصالح را بخرد و پیمانکار هم باید کار را اجرا کند. در روش سنتی، هر کدام از این بخش‌ها اطلاعات خودشان را روی کاغذ یا در فایل‌های اکسل جداگانه نگه می‌دارند. نتیجه چه می‌شود؟ یک ناهماهنگی بزرگ!
- مدیر دقیقا نمی‌داند کار چقدر پیش رفته است.
- ممکن است بودجه تمام شود و کسی دیر متوجه شود.
- یک بخش از کار بخش دیگر بی‌خبر است و این باعث تأخیر می‌شود.
سامانه مدیریت پروژه مثل یک میز کار مشترک برای همه است. تمام اطلاعات پروژه، از برنامه زمانی و هزینه‌ها گرفته تا گزارش‌های روزانه و نقشه‌ها، در یک مکان مرکزی ثبت می‌شود. این طوری، همه افراد درگیر در پروژه، از مدیر شهرداری تا مهندس ناظر، یک تصویر کامل و یکسان از وضعیت پروژه دارند و می‌توانند با هماهنگی کامل کارها را پیش ببرند.
استفاده از سیستم مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟
وقتی یک سازمان از این سیستم‌ها استفاده می‌کند، خیلی زود تأثیرات مثبت آن را در کارایی نظارت می‌بیند. بیایید چند مورد از مهم‌ترین دستاوردها را با هم ببینیم:
- دیگر لازم نیست مدیرها برای گرفتن گزارش صبر کنند. آنها می‌توانند هر لحظه وارد سیستم شوند و روی صفحه اصلی (داشبورد)، ببینند که کارها چند درصد جلو رفته، چقدر از پول پروژه خرج شده و آیا کارها از برنامه عقب است یا نه.
- این سیستم‌ها با دقت تمام، خرج‌ها را ثبت می‌کنند. اگر خرجی بیشتر از برنامه باشد، سیستم همان موقع خبر می‌دهد. این موضوع، به مدیرها کمک می‌کند جلوی خرج‌های اضافه و به هدر رفتن بودجه را بگیرند.
- مدیرها به جای اینکه بر اساس حدس و گمان تصمیم بگیرند، گزارش‌های دقیق و کاملی در اختیار دارند. این گزارش‌ها به آنها نشان می‌دهد که کدام قسمت‌های کار خوب پیش می‌رود و کدام قسمت‌ها به توجه یا کمک بیشتری نیاز دارد.
- وقتی پیمانکار، ناظر و صاحب پروژه (مثلا شهرداری) همه از یک سیستم مشترک استفاده می‌کنند، دیگر سوءتفاهمی پیش نمی‌آید. همه به جدیدترین نقشه‌ها و برنامه‌ها دسترسی دارند و کارها خیلی راحت‌تر و سریع‌تر انجام می‌شود.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نرم افزار مدیریت آرامستان شهرداری کلیک کنید.
موانع و چالش‌های پیاده‌سازی نظام مدیریت پروژه در شهرداری‌ها
البته، راه انداختن این سیستم‌های جدید در یک جای بزرگ مثل شهرداری، همیشه هم کار راحتی نیست و میتواند چالش‌هایی داشته باشد:
- بعضی از کارمندها عادت کرده‌اند که با کاغذ و روش‌های قدیمی کار کنند؛ برای همین، ممکن است برای یاد گرفتن یک نرم‌افزار جدید مقاومت کنند یا علاقه‌ای نشان ندهند!
- فقط خریدن نرم‌افزار کافی نیست؛ همه کسانی که قرار است از سیستم استفاده کنند، باید خوب آموزش ببینند تا بتوانند از تمام بخش‌های آن به درستی استفاده کنند.
- شهرداری معمولا برای کارهای مختلف مثل حسابداری یا شهرسازی، نرم‌افزارهای دیگری هم دارد. اگر این سیستم جدید نتواند به آنها وصل شود، کارایی‌اش خیلی کمتر می‌شود.
نکته قابل توجه این است که همه این چالش‌ها، با آموزش و برنامه‌ریزی، خیلی راحت حل می‌شوند و مانع بزرگی سر راه شما نیستند!
راهکارها و اقدامات اجرایی برای بهبود اثربخشی مدیریت پروژه‌های عمرانی
برای اینکه این سیستم‌های مدیریت پروژه، صرفا یک نرم‌افزار گران و بلااستفاده در کامپیوتر سازمان‌ها نباشند و واقعا کارها را جلو ببرند، چند قدم کلیدی باید برداشته شود.
انتخاب نرم‌افزار مناسب و ماژولار
به جای خرید یک سیستم بزرگ و پیچیده که شاید نصف امکاناتش به دردتان نخورد، دنبال نرم‌افزاری باشید که ماژولار و قابل تنظیم باشد؛ به این ترتیب، شهرداری میتواند فقط بخش‌های مورد نیازش (مثل کنترل بودجه یا نظارت بر پیشرفت) را انتخاب کند و یک سیستم دقیقا به اندازه و مناسب پروژه‌هایش داشته باشد.
آموزش مستمر و پشتیبانی فنی
یک شرکت نرم‌افزاری خوب، بعد از فروش محصول، شما را تنها نمی‌گذارد. این شرکت باید با کلاس‌های آموزشی مفید، به همه یاد بدهد چطور از سیستم استفاده کنند و یک تیم پشتیبانی قوی داشته باشد که هر وقت مشکلی پیش آمد، سریع آن را حل کند.
اتصال به سیستم‌های دیگر
بهترین سیستم‌های مدیریت پروژه، آنهایی هستند که می‌توانند به تمام برنامه‌های دیگر شهرداری (مثل سیستم‌های حقوق و دستمزد، خرید یا نقشه‌کشی GIS) متصل شوند. این وصل بودن باعث می‌شود اطلاعات راحت و بدون گیر جابجا شوند و دیگر لازم نباشد اطلاعات را چندین بار وارد کنید.
ایجاد فرهنگ سازمانی داده‌محور
مدیران ارشد باید فعالانه از گزارش‌های سیستم استفاده کنند و تصمیمات خود را بر پایه آمار و اطلاعات سیستم بگیرند. این اقدامات، به بقیه افراد سازمان نشان می‌دهد که اطلاعات دقیق چقدر مهم است. به این ترتیب، کم کم یک عادت در سازمان ایجاد می‌شود که همه برای انجام کارها و تصمیم‌گیری، به آمار و داده‌های واقعی تکیه می‌کنند.
در یک کلام، برای موفقیت، باید ابزار درست بخرید، خوب آموزش ببینید، سیستم‌ها را به هم وصل کنید و همیشه بر اساس اطلاعات دقیق تصمیم بگیرید.
جمع بندی
خلاصه اینکه، دیگر وقت آن گذشته که پروژه‌های بزرگ شهری را با روش‌های قدیمی و کار با کاغذ جلو ببریم. داشتن یک سیستم خوب برای مدیریت پروژه‌ها، یک نیاز اصلی برای هر اداره امروزی، به خصوص شهرداری‌ها و دهیاری‌ها است. این سیستم‌ها به کارتان نظم می‌دهند، خرج‌ها را کم می‌کنند، همه چیز را شفاف می‌کنند و به شما کمک می‌کنند تا کارها را با کیفیت بهتر و سریع‌تر تمام کنید تا شهروندان هم راضی باشند.
ما در پارس رایانه شاپرک، مشکلات و دغدغه‌های شما را خوب می‌فهمیم و برای همین، برنامه‌های هوشمندی ساخته‌ایم که درست برای نیازهای سازمان شما طراحی شده است. اگر شما هم می‌خواهید مدیریت پروژه‌هایتان را بهتر کنید، همین امروز با ما تماس بگیرید تا یک مشاوره رایگان دریافت کنید.
حالا شما بگویید؛ بزرگ‌ترین مشکلی که در مدیریت پروژه‌ها در اداره خود با آن روبرو هستید چیست؟ تجربه‌هایتان را در قسمت نظرات برای ما و بقیه بنویسید.
