حتما برای شما هم پیش آمده که برای یک کار اداری ساده، ساعت‌ها در راهروهای شهرداری منتظر بمانید، با انبوهی از فرم‌های کاغذی سر و کار داشته باشید و ندانید درخواستتان در کدام مرحله قرار دارد! این تجربه‌های خسته‌کننده، همان چیزی است که به آن بروکراسی اداری می‌گوییم.
خوشبختانه، تکنولوژی برای حل این مشکلات راه‌حل‌های خیلی خوبی دارد. سیستم‌های کامپیوتری جدیدی مثل اتوماسیون اداری و BPMS، به شهرداری کمک می‌کنند تا کارهای پیچیده و زمان‌بر خود را به فرآیندهایی سریع، ساده و شفاف تبدیل کند. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، قصد داریم توضیح دهیم که این سیستم‌ها دقیقا چه هستند و چطور می‌توانند خدمات شهرداری را از این رو به آن رو کنند!
بیشتر بخوانید» نرم افزار مدیریت اموال و دارایی‌های شهرداری چیست و چه مزایایی دارد؟
سیستم هوشمند مدیریت کار (BPMS) چیست؟
سیستم BPMS یک نرم افزار کامپیوتری است که به شهرداری کمک می‌کند تا کارهایش را به صورت کاملا منظم و مرحله به مرحله انجام دهد. این سیستم برای هر کاری، از یک درخواست ساده گرفته تا یک پروژه بزرگ، یک «نقشه راه» دقیق و از پیش تعیین شده می‌سازد.
برای مثال، در فرآیند گرفتن یک مجوز، BPMS مشخص می‌کند که درخواست اول باید به دست چه کسی برسد، بعد از تأیید او به کدام بخش برود و در نهایت چگونه به نتیجه برسد. مهم‌ترین ویژگی آن این است که وقتی کار یک نفر تمام می‌شود، سیستم به طور خودکار پرونده را به نفر بعدی در آن نقشه راه می‌فرستد. این کار جلوی معطلی، گم شدن مدارک و کارهای سلیقه‌ای را می‌گیرد و باعث می‌شود همه چیز طبق یک قانون مشخص و سریع پیش برود.
بیشتر بخوانید» چه سازمان‌ها یا شرکت‌هایی به نرم‌افزار ESB نیاز دارند؟
چرا شهرداری‌ها باید از سیستم هوشمند مدیریت کار (BPMS) استفاده کنند؟
شاید بپرسید استفاده از BPMS اصلا چه لزومی دارد؟ در ادامه، مهم‌ترین دلایل استفاده از این سیستم‌ها را آورده‌ایم:
- وقتی کارها خودکار می‌شوند، دیگر نامه‌ها و درخواست‌ها روی میز کسی خاک نمی‌خورند. کارمندها هم به جای انجام کارهای تکراری، روی وظایف مهم‌تر تمرکز می‌کنند. در نتیجه، جواب درخواست شما خیلی سریع‌تر داده می‌شود.
- با حذف کاغذ، کم شدن رفت‌وآمدها و جلوگیری از کارهای تکراری، هزینه‌های شهرداری خیلی کمتر می‌شود. پولی که از این راه صرفه‌جویی می‌شود، میتواند برای ساخت پارک، کتابخانه یا بهتر کردن خیابان‌ها خرج شود.
- وقتی تمام مراحل یک کار در سیستم ثبت می‌شود، همه می‌توانند ببینند که درخواستشان در چه مرحله‌ای است و دست کیست. این شفافیت، جلوی اشتباهات انسانی، کارهای سلیقه‌ای و پارتی‌بازی را می‌گیرد.
- شما به عنوان شهروند می‌توانید درخواستتان را از خانه با موبایل ثبت کنید و همان‌جا هم پیگیری کنید. از آن طرف، کارمندها هم در یک محیط کاری منظم و هوشمند، راحت‌تر و بهتر کار می‌کنند.
- این سیستم تمام اطلاعات بخش‌های مختلف شهرداری (مثل بخش شهرسازی، مالی و خدمات شهری) را یکجا جمع می‌کند. اینطوری مدیران می‌توانند با دید کامل و با اطلاعات درست، تصمیم‌های بهتری برای شهر بگیرند.
خلاصه اینکه، این سیستم‌های هوشمند به شهرداری کمک می‌کنند تا از یک اداره‌ی کند و سردرگم، به یک سازمان سریع، جوابگو و مطمئن تبدیل شود.پ
سیستم‌های هوشمند مدیریت کار (BPMS) چطور کار می‌کنند؟
شاید فکر کنید کار با این سیستم‌ها خیلی پیچیده است، اما روش کارشان خیلی ساده و منطقی است و در یک چرخه مدام تکرار می‌شود تا کارها همیشه بهتر شوند. مرحله اول “طراحی” است. در این مرحله، کارشناس‌ها می‌نشینند و مثل یک نقشه، تمام قدم‌های لازم برای انجام یک کار (مثلا رسیدگی به شکایت) را در سیستم مشخص می‌کنند.
بعد از طراحی، نوبت “اجرا” است. سیستم به طور خودکار این نقشه را اجرا می‌کند. مثلا، وقتی شما شکایتی ثبت می‌کنید، سیستم خودش آن را برای کارشناس مسئول می‌فرستد و به او می‌گوید که چقدر برای پاسخ دادن وقت دارد. در تمام این مدت، سیستم در حال “نظارت” است و همه چیز را ثبت می‌کند:
بیشتر بخوانید» نقش سیستم مدیریت پروژه در نظارت بر پروژه‌های عمرانی شهرداری‌ها
- چه کسی کار را انجام داد؟
- چقدر طول کشید؟
- کجا کار گیر کرده بود؟
در مرحله آخر هم، مدیران این اطلاعات را بررسی می‌کنند، ایرادها را پیدا کرده و فرایند را “بهبود” می‌دهند تا دفعه بعد کارها سریع‌تر و بهتر انجام شود. این چرخه (طراحی، اجرا، نظارت، بهبود) مدام تکرار می‌شود تا کیفیت خدمات همیشه بالا بماند.
کاربردهای سیستم هوشمند مدیریت کار (BPMS)
کاربردهای این سیستم هوشمند در شهرداری آنقدر زیاد است که تقریبا تمام کارهایی را که ما با شهرداری داریم، زیر و رو می‌کند. اینجا، چند مثال ساده از کاربردهای آن را می‌بینید:
- ثبت و پیگیری آنلاین درخواست‌ها مانند صدور مجوز حفاری، درخواست‌های مربوط به خدمات شهری (مانند جمع‌آوری نخاله) و پاسخگویی به شکایات.
- الکترونیکی کردن تمام مراحل صدور پروانه ساخت، گواهی پایان کار، استعلام‌ها و پاسخ به آن‌ها.
- مدیریت فرآیند پرداخت آنلاین عوارض نوسازی، خودرو و کسب و پیشه و همچنین خودکارسازی فرآیندهای مرتبط با قراردادهای مالی شهرداری.
- پیگیری پیشرفت فیزیکی و مالی پروژه‌ها، مدیریت مناقصه‌ها و تخصیص منابع به صورت کاملا سیستماتیک.
- خودکارسازی فرآیندهای داخلی مانند ثبت درخواست مرخصی، مأموریت، ارزیابی عملکرد کارکنان و فرآیندهای استخدامی.
این‌ها فقط چند نمونه کوچک از کارهایی است که این سیستم‌های هوشمند برای ساختن یک شهرداری بهتر انجام می‌دهند.
نقش سیستم‌های BPMS در کاهش بروکراسی
سیستم BPMS با دو روش اصلی جلوی کاغذبازی و کندی کار را می‌گیرد:
خودکار کردن کارها (اتوماسیون)
فکر کنید برای یک مجوز ساده، پرونده شما باید توسط ۵ نفر امضا شود.
در روش قدیمی، این پرونده به صورت فیزیکی از میزی به میز دیگر می‌رود. ممکن است یک کارمند در مرخصی باشد، یا پرونده زیر انبوهی از کاغذها گم شود و کار شما چند روز معطل بماند!
اما با BPMS، به محض اینکه نفر اول کارش را به صورت الکترونیکی تأیید می‌کند، سیستم فورا یک اعلان (مثل پیامک یا نوتیفیکیشن) برای نفر دوم می‌فرستد تا کار را ادامه دهد. دیگر کارها در راهروها یا روی میزها منتظر نمی‌مانند و کل فرآیند در چند ساعت به جای چند روز انجام می‌شود.
شفاف کردن کارها (شفافیت)
این بخش دقیقا مثل کد رهگیری بسته پستی عمل می‌کند.
وقتی درخواستی ثبت می‌کنید، یک شماره پیگیری دریافت می‌کنید. هر لحظه می‌توانید وارد سایت شهرداری شوید و ببینید درخواستتان دقیقا در چه وضعیتی است. مثلا، می‌بینید که نوشته: «در حال بررسی توسط کارشناس شهرسازی» یا «منتظر تأیید مدیر بخش».
از آن طرف، مدیر هم روی مانیتور خود می‌بیند که کدام کارها با تأخیر مواجه شده‌اند و مسئول آن کیست. به این ترتیب، دیگر کسی نمی‌تواند بگوید «پرونده هنوز به دست من نرسیده» یا کار را به تعویق بیندازد، چون همه چیز ثبت و قابل مشاهده است.
جمع بندی
به طور خلاصه، سیستم BPMS یعنی پایان دوندگی‌ها و معطل شدن در صف‌های طولانی!
اگر دوست دارید در اداره یا شرکت خودتان هم از این سیستم‌های کار راه انداز استفاده کنید، تیم ما در پارس رایانه شاپرک با مجموعه نرم افزارهای «پرش» آماده است تا به شما کمک کند؛ این سامانه‌ها، سیستمی یکپارچه برای مدیریت مالی، اداری، پرسنلی، خدمات شهری و پشتیبانی در سازمان‌های دولتی، به خصوص شهرداری‌ها و دهیاری‌ها می‌باشند. همین امروز با ما تماس بگیرید.
شما چه تجربه‌ای از کاغذبازی و دوندگی در اداره‌ها داشته‌اید؟ به نظر شما بزرگ‌ترین مشکل چیست؟ نظراتتان را برای ما بنویسید.
