تا حالا شده حس کنید در اداره کلی عرق میریزید و زحمت میکشید، اما اصلا کسی متوجه تلاش شما نمیشود؟ یا برعکس، کسی را دیدهاید که اصلا دل به کار نمیدهد ولی در آخر ماه همانقدر تشویق میشود که شما میشوید؟ این اتفاقها به خاطر این است که سیستم درستی مثل نرمافزار ارزیابی عملکرد برای وزن کردن کارها وجود ندارد. در سازمانهای بزرگ و شلوغی مثل شهرداریها و دهیاریها، مدیریت کردن تعداد زیادی کارمند بدون داشتن یک ابزار دقیق، واقعا کلافهکننده است.
در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم به بررسی نقش نرم افزار ارزیابی عملکرد در افزایش بهرهوری کارکنان بپردازیم و ببینیم چطور این ابزار میتواند انگیزه خدمترسانی را در اداره شما بیدار کند.
بیشتر بخوانید » روش های توانمندسازی کارکنان
نرمافزار ارزیابی عملکرد چیست؟
نرمافزار ارزیابی عملکرد به مدیرها اجازه میدهد خیلی دقیق و بدون اشتباه ببینند هر کارمند در طول روز یا ماه چه کارهایی انجام داده است. در واقع مثل یک ترازوی دیجیتال عمل میکند؛ یعنی وزنِ کارِ واقعی هر نفر را مشخص میکند. در گذشته و بدون استفاده از نرمافزار ارزیابی عملکرد ، مدیر مجبور بود فقط بر اساس حافظهاش یا شنیدهها قضاوت کند که چه کسی خوب کار کرده است، اما حالا اعداد و آمار به او میگویند واقعیت چیست. این برنامه کمک میکند تا بفهمیم هر کسی چقدر به وظیفهاش عمل کرده، چقدر از برنامهاش عقب است و کجاها نیاز به کمک یا یادگیری بیشتر دارد.
چرا باید عملکرد کارکنان را ارزیابی کنیم؟
اول از همه باید بگوییم که بررسی کردن کارها اصلا به این معنی نیست که بخواهیم کسی را اذیت کنیم! هدف اصلی این است که کل اداره یا شهرداری روی نظم باشد و همه بدانند چه کارهایی زمین مانده است. وقتی از قبل متر و معیاری با استفاده از نرمافزار ارزیابی عملکرد برای کارها داشته باشیم، وظایف با کیفیت بیشتری جلو میرود و هر کسی میداند که نتیجه زحماتش دیده میشود.
برقراری عدالت و از بین بردن پارتیبازی
وقتی یک سیستم کامپیوتری کارها را ثبت میکند، دیگر سلیقه شخصی مدیر یا پارتیبازی جایی ندارد. همه با یک خطکش واحد سنجیده میشوند. این کار باعث میشود کارمندان دلسوز و فعال احساس کنند زحماتشان دیده میشود و کسانی هم که کمی سست شدهاند، متوجه شوند که باید خودشان را بالا بکشند. عدالت در محیط کار، مهمترین چیزی است که به آدمها انگیزه میدهد تا با تمام توان کار کنند.
پیدا کردن نیازهای آموزشی کارمندان
خیلی وقتها کارمندان تنبل نیستند، بلکه فقط راه درست انجام یک کار را بلد نیستند. با ارزیابی دقیق، مدیر متوجه میشود که مثلا بخش بزرگی از تیم در کار با یک سامانه جدید مشکل دارند یا قوانین جدید مالیاتی را درست یاد نگرفتهاند. در این حالت، به جای دعوا کردن، برای آنها یک کلاس آموزشی یا راهنمای ساده میگذارند. این کار باعث میشود کیفیت خدمات در شهرداری یا شرکت شما روزبهروز بهتر شود و اشتباهات کارمندان پایین بیاید.
روشن شدن هدفها برای همه
وقتی هر کارمند بداند که دقیقا چه انتظاری از او میرود و نتیجه کارش با چه متری سنجیده میشود، دیگر گیج نمیشود. ابهام در وظایف، بزرگترین دشمن انجام کارها است. این سیستم به هر فرد میگوید که نقش او در موفقیت کل مجموعه چقدر حیاتی است. مثلا، یک نفر در واحد شهرسازی میداند که اگر پروندهها را سریعتر بررسی کند، نمره بهتری میگیرد و این مستقیما به نفع خودش و اداره است.
بیشتر بخوانید » نقش KPI در ارزیابی عملکرد واحدهای شهرداری
چگونه نرمافزار باعث میشود کارها سریعتر و بهتر انجام شود؟
وقتی از شر کاغذبازی خلاص شوید و همه چیز روی سیستم بیاید، خودتان هم تعجب میکنید که چقدر سرعت کارها بالا میرود. نرمافزار اجازه نمیدهد کارهای مهم پشت گوش بیفتد و مدیریت را برای شما خیلی آسانتر از قبل میکند.
ثبت کارهای انجام شده در همان لحظه
در روشهای دستی، ارزیابی معمولا سالی یک بار انجام میشد که آن هم دقیق نبود چون کسی یادش نمیماند شش ماه پیش چه اتفاقی افتاده است! اما با استفاده از تکنولوژی، در هر لحظه کارهای انجام شده ثبت میشود. مدیر میتواند هر هفته ببیند وضعیت پروژههای عمرانی یا اداری در چه حالی است. اگر بخشی از کار خوابیده باشد، همان موقع متوجه میشود و برایش فکری میکند، نه اینکه وقتی صدای مردم درآمد، تازه بفهمد مشکلی وجود داشته است!
کم شدن کارهای تکراری و وقتگیر اداری
نرمافزار ارزیابی عملکرد بسیاری از کارهای سخت و تکراری را خودش انجام میدهد. به جای اینکه ساعتها وقت بگذارید تا آمار و ارقام را جمع کنید و در اکسل بنویسید، با یک کلیک ساده میتوانید گزارش کاملِ کارِ یک واحد یا یک نفر را بگیرید. در اینجا است که نقش نرم افزار ارزیابی عملکرد در افزایش بهرهوری کارکنان خودش را نشان میدهد؛ چون وقتِ آزاد شده را میتوان صرف حل کردن مشکلات واقعی مردم کرد. در واقع نرمافزار، کارهای خستهکننده را از دوش شما برمیدارد تا به کارهای مهمتر برسید.
گره زدن پاداش به نتیجه واقعی کار
وقتی سیستم ارزیابی به بخش حقوق و مزایا وصل باشد، تشویقها و اضافهکاریها دقیقا به دست کسانی میرسد که واقعا زحمت کشیدهاند. این موضوع یک فضای رقابتی سالم و رفاقتی در اداره ایجاد میکند. کارمندان تشویق میشوند که برای گرفتن امتیاز بیشتر، کیفیت کار خود را بالاتر ببرند. این یعنی با همان بودجهای که دارید، میتوانید خروجی خیلی بیشتری بگیرید چون آدمها با انگیزه واقعی کار میکنند. این تنها یکی از کاربرد های حیاتی نرمافزار ارزیابی عملکرد در بررسی و توانمند سازی کارکنان سازمان است.
جهت آشنایی با قابلیت ها و ویژگی های نرم افزار حقوق و دستمزد شهرداری پارس رایانه شاپرک کلیک کنید.
تأثیر مستقیم این سیستم روی رضایت مردم و مراجعین
در نهایت، تمام این سیستمها برای این راه میافتند که کارِ آن همشهری که پشت درِ اتاقها منتظر است، زودتر راه بیفتد. وقتی کارمند بداند کارش ثبت میشود و بابت برخورد خوب و سرعت عملش امتیاز میگیرد، قطعا با حوصله بیشتری به سوالات مردم جواب میدهد. در محیطهایی مثل شهرداریها یا دهیاریها که مردم هر روز مراجعه میکنند، نرمافزار ارزیابی عملکرد باعث میشود صفها خلوتتر شود و پروندهها در کشوهای اداری خاک نخورند. کارمندی که میداند سیستمِ عادلانهای بالای سرش است، با لبخند و دقت بیشتری کار میکند و این یعنی آبروی اداره شما پیش مردم حفظ میشود.
چرا سازمانهای اداری به این سیستم نیاز فوری دارند؟
اگر بخواهیم تعارف را کنار بگذاریم، باید بگوییم اداره کردن یک سازمان با صدها کارمند بدون نرمافزار ارزیابی عملکرد ، یعنی حرکت در تاریکی! شما نمیتوانید متوجه شوید کدام بخش دارد بودجه را هدر میدهد یا کدام کارمند بهترین بازدهی را دارد. داشتن دادههای دقیق باعث میشود در جلسات شورای شهر یا هیئت مدیره، با دست پر و گزارشهای مستند حرف بزنید. نقش نرم افزار ارزیابی عملکرد در افزایش بهرهوری کارکنان در واقع مثل یک چراغ پرنور است که تمام زوایای پنهان سازمان را روشن میکند تا مدیران بتوانند بهترین تصمیمها را بگیرند.
جمع بندی
خلاصه اینکه، برای اینکه یک اداره یا سازمان موفق داشته باشید، باید راهی پیدا کنید که همه با هم هماهنگ باشند. نرمافزار ارزیابی عملکرد ، دقیقا همان قطعهای است که پازل مدیریت شما را کامل میکند.
شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان یک تیم متخصص در طراحی نرمافزارهای مالی و اداری، راهکارهای ویژهای را برای انواع شرکتها، سازمانها و ارگانهای دولتی مثل شهرداریها و دهیاریها آماده کرده است. ما با درک عمیق از نقش نرم افزار ارزیابی عملکرد در افزایش بهرهوری کارکنان، سیستمهایی ساختهایم که دقیقا با نیازهای واقعی شما جور دربیاید.
در آخر، اگر شما هم در محل کارتان با مشکل ناهماهنگی روبرو هستید یا فکر میکنید سیستمهای فعلی عادلانه نیستند، حتماً نظرات خود را برای ما بنویسید تا با هم درباره راهکارهای بهتر گپ بزنیم.
