آیا مدیریت ماشینهای سازمان شما هم کار سختی شده است؟ هزینههای زیاد سوخت، خرابیهای یهویی و اینکه نمیدانید هر خودرو دقیقا کجا است، مشکلات همیشگی هستند. این وضعیت هم به بودجه سازمان فشار میآورد و هم کیفیت خدمات شما را پایین میآورد. اما یک راه حل ساده وجود دارد. با سیستم مدیریت هوشمند ناوگان، میتوانید همه چیز را تحت کنترل بگیرید. در این مطلب از وبلاگ پارس رایانه شاپرک، به شما میگوییم که این ابزار چطور به مدیریت بهتر و پیشرفت سازمان شما کمک میکند.
بیشتر بخوانید» اصول انتخاب نرم افزارهای سازمانی با قابلیت سفارشی سازی برای شهرداریها
چرا هر سازمان اداری به سیستم مدیریت ناوگان نیاز دارد؟
نرمافزار مدیریت ناوگان، اطلاعات دقیق و لحظهای از تمام خودروها و رانندگان را در اختیار شما قرار میدهد. با این اطلاعات، شما میتوانید بر اساس واقعیتها و دادههای مشخص تصمیمگیری کنید، نه بر پایه حدس و گمان. در ادامه، به طور مشخص میبینیم که این سیستم چطور به سازمان شما کمک میکند.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نرم افزار مدیریت تردد شهرداری پارس رایانه و فواید استفاده از آن کلیک کنید.
کاهش هزینههای ناوگان
کنترل خرج و مخارج، یکی از بزرگترین دغدغههای مدیران است. با این سیستم میتوانید مصرف بنزین هر ماشین را همیشه ببینید و متوجه شوید کدام راننده یا ماشین، مصرف غیرعادی دارد. به این ترتیب، جلوی مصرف اضافه یا دزدی بنزین را میگیرید و فقط به اندازه کارکردشان به آنها بنزین میدهید. همچنین، با برنامه ریزی برای سرویسهای دورهای، دیگر نگران خرابیهای ناگهانی و خرجهای سنگین تعمیرات نخواهید بود. وقتی هم که مسیر و ساعت کار ماشینها کنترل شود، استفاده شخصی از آنها خیلی کمتر شده و خرجهای اضافی شما هم خیلی کم میشود.
افزایش سرعت و کارایی در خدمات رسانی
وقتی شما به عنوان مدیر روی نقشه میبینید که هر ماشین دقیقا کجا است، میتوانید نزدیکترین و بهترین گزینه را برای یک کار جدید بفرستید. این نرمافزار با پیدا کردن بهترین مسیر (کوتاهترین و خلوتترین)، کمک میکند تا کارها سریعتر انجام شوند. این یعنی ماشینهای شما میتوانند در یک روز کاری، کارهای بیشتری انجام دهند. مدیریت درست شیفتها، کم کردن توقفهای بیخودی و فرستادن دستور کار برای رانندهها، باعث میشود بازدهی کل سازمان شما بیشتر شده و مردم هم از خدمات شما راضیتر شوند.
حفاظت از رانندگان و سرمایههای سازمان
سلامتی کارمندان و ماشینهای سازمان از همه چیز مهمتر است. این سیستم، نحوه رانندگی افراد را کنترل میکند. مواردی مثل سرعت بالا، ترمزهای ناگهانی یا شتاب گرفتنهای یهویی ثبت میشود. با این اطلاعات، میتوانید به رانندههای پرخطر آموزش دهید و فرهنگ رانندگی امن را در سازمان ایجاد کنید. علاوه بر این، اگر اتفاق بدی مثل تصادف یا دزدیده شدن ماشین بیفتد، شما سریعا از محل دقیق آن باخبر میشوید و میتوانید به پلیس یا اورژانس خبر دهید.
ایجاد شفافیت کامل در عملکرد و خدمات
در سازمانهای خدماتی مثل شهرداریها، خیلی مهم است که بتوانید نشان دهید یک کار (مثلا جمع کردن زباله) به درستی و سر وقت انجام شده است. این سیستم با ثبت دقیق مسیرها و زمان حضور ماشین در محل، گزارشهای دقیقی به شما میدهد که هم برای پاسخگویی به مردم و هم به سازمانهای بالادستی مناسب است. این شفافیت کمک میکند تا حقوق رانندهها را هم عادلانه و بر اساس کارکرد واقعی (مثل مسافت یا ساعت کار) پرداخت کنید و جلوی هر نوع بحث و دلخوری را بگیرید.
مزایای اصلی استفاده از سیستم مدیریت ناوگان
به طور خلاصه، استفاده از این سیستم نتایج مشخص و کاربردی زیر را برای سازمان شما به همراه دارد:
- کم شدن زمان سفر و مصرف سوخت با انتخاب هوشمندانه کوتاهترین و خلوتترین مسیرها.
- دیدن فوری موقعیت و وضعیت تمام ماشینهای ناوگان روی نقشه، انگار که خودتان آنجا هستید.
- کنترل دقیق هزینهها و تمام کردن هدررفت یا استفاده نادرست از سهمیه سوخت سازمان.
- دریافت هشدارهای خودکار برای سرویسهای دورهای و خداحافظی با خرابیهای غیرمنتظره.
- ارزیابی کار رانندهها برای رانندگی امنتر و کمتر فرسوده شدن ماشینها.
- گرفتن گزارشهای ساده و کاربردی برای اینکه بتوانید بهترین تصمیمها را برای سازمان بگیرید.
یک سیستم مدیریت ناوگان خوب باید چه ویژگیهایی داشته باشد؟
برای اینکه بهترین انتخاب را داشته باشید، باید مطمئن شوید نرمافزاری که میخرید، این قابلیتهای اصلی را دارد تا بتواند نیازهای سازمان شما را به خوبی جواب دهد.
موقعیت یابی دقیق و زنده (GPS Tracking)
این اصلیترین و پایهایترین قابلیت سیستم است. شما باید بتوانید هر لحظه که خواستید، لوکیشن دقیق تمام ماشینها را روی نقشه ببینید. این ویژگی به شما قدرت کنترل کامل و برنامه ریزی بهتر برای فرستادن آنها به مأموریت را میدهد. همچنین، دیدن مسیرهای طی شده در گذشته برای بررسی عملکرد خیلی لازم است.
کنترل کامل بر مصرف سوخت
یک سیستم حرفهای باید بتواند مقدار دقیق مصرف سوخت را اندازه بگیرد. این کار یا با وصل شدن به کامپیوتر ماشین یا با سنسورهای مخصوص انجام میشود. به این ترتیب، شما میتوانید مصرف سوخت را با مسافت طی شده مقایسه کنید و هرگونه اختلاف یا احتمال دزدی را فورا بفهمید.
نگهداری و تعمیرات هوشمند و پیشگیرانه
این بخش از نرمافزار، به جای اینکه منتظر خرابی بماند، از آن جلوگیری میکند. سیستم باید بتواند بر اساس کیلومتر یا ساعت کارکرد ماشین، به طور خودکار به شما یادآوری کند که وقت تعویض روغن، فیلترها یا لاستیکها رسیده است. این کار جلوی خوابیدن ناگهانی ماشینها و هزینههای سنگین را میگیرد.
گزارشهای کاربردی برای مدیران
قدرت واقعی یک نرمافزار، در گزارشهایی است که به شما میدهد. سیستم باید بتواند اطلاعات پراکنده را به گزارشهای ساده و قابل فهم تبدیل کند. گزارشهایی مثل مسافت طی شده، زمان توقفها، سرعتهای غیرمجاز و عملکرد کلی هر راننده، به شما کمک میکند تا نقاط ضعف را پیدا کرده و برای بهتر کردنشان برنامه ریزی کنید.
مدیریت آسان رانندگان و شیفتهای کاری
اگر سازمان شما رانندههای زیادی دارد، این ویژگی برایتان خیلی مهم است. سیستم باید به شما اجازه دهد برای هر راننده یک پروفایل بسازید، زمان شروع و پایان شیفت کاری آنها را هوشمند ثبت کنید و مشخص کنید در هر شیفت، کدام راننده مسئول کدام ماشین بوده است.
نکات مهم در انتخاب و راهاندازی سیستم مدیریت ناوگان
برای اینکه از خرید و راهاندازی سیستم بهترین نتیجه را بگیرید، این نکات را در نظر داشته باشید:
- قبل از هر چیز، لیستی از مشکلات و نیازهای دقیق سازمان خودتان آماده کنید.
- سیستمی را انتخاب کنید که اگر در آینده تعداد ماشینهایتان بیشتر شد، باز هم به کارتان بیاید.
- مطمئن شوید شرکتی که از آن نرمافزار میخرید، تیم پشتیبانی قوی و پاسخگویی دارد.
- نرمافزار باید محیطی ساده داشته باشد تا کارمندان شما به راحتی با آن کار کنند.
- اگر نرمافزار بتواند به سیستمهای مالی و اداری شما وصل شود، یک مزیت بزرگ است.
- از امنیت اطلاعات سازمان خود مطمئن شوید و سیستمی را انتخاب کنید که از آنها خوب محافظت کند.
جمع بندی
در آخر، سیستم مدیریت ناوگان یک ابزار مدیریتی قدرتمند برای سازمانهای اداری، شهرداریها، دهیاریها و هر مجموعهای است که میخواهد کارایی خود را بالا ببرد، هزینههایش را کم کند و خدمات بهتری ارائه دهد. برای تهیه این نرمافزار و استفاده از امکانات بینظیر آن، میتوانید همین حالا با ما تماس بگیرید.
شما در سازمان خود با چه مشکلاتی در مدیریت ماشینها روبرو هستید؟ در بخش نظرات برای ما و دیگر دوستان بنویسید.
