اداره کردن یک شهرداری یا ارگان اداری با صدها نیروی پیمانکاری، مثل این است که بخواهید یک کلاف سردرگم را با دست خالی باز کنید! همیشه یک جای کار میلنگد؛ یا لیست حقوقها با تعداد آدمها جور در نمیآید، یا معلوم نیست فلان کارگر امروز سر پستش حاضر بوده یا نه و از همه بدتر اینکه حق و حقوق کارگران بین کاغذبازیها گم میشود. در شهرداریها و دهیاریهای بزرگ و کوچک، نیروهای شرکتی و پیمانکاری بازوی اصلی اجرای کارها هستند، اما مدیریت آنها معمولا با دعوا و مرافعه و بینظمی همراه است. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم خیلی رک و پوستکنده درباره این دردسرها و راهحلهای واقعیشان حرف بزنیم.
بیشتر بخوانید » چگونه نرم افزار اتوماسیون اداری فرآیندهای شهرداری را تسریع میکند؟
مدیریت نیروی پیمانکاری اصلا یعنی چه؟
مدیریت نیروی پیمانکاری، یعنی وقتی شهرداری یا یک اداره بزرگ، کارهایی مثل نظافت شهر، نگهداری از فضای سبز، یا پروژههای ساختمانی را به یک شرکت دیگر (پیمانکار) میسپارد. آن شرکت هم کلی آدم استخدام میکند تا این کارها را انجام دهند. حالا وظیفه اداره یا شهرداری این است که روی این آدمها و پولی که بابت کارشان به پیمانکار میدهد، نظارت کند.
در واقع، این آدمها مستقیم با خودِ شهرداری قرارداد ندارند، اما چون در محیط شهر و زیر نظر شهرداری کار میکنند، مسئولیت نهایی کارشان با شماست. اگر حقوقشان دیر شود، اگر بیمهشان رد نشود، یا اگر کارشان را درست انجام ندهند، دودش فقط به چشم مدیریت شهری میرود. پس مدیریت نیروی پیمانکاری یعنی داشتن یک روش سفت و سخت برای اینکه بفهمیم بابت پولی که به پیمانکار میدهیم، واقعا چقدر کار انجام شده است.
چه مشکلاتی در مدیریت نیروی انسانی پیمانکاری داریم؟
در روشهای قدیمی که همه چیز روی کاغذ یا فایلهای ساده اکسل نوشته میشود، چالشهای بزرگی وجود دارد که کنترل کار را از دست مدیران خارج میکند. بیایید این مشکلات را با هم بررسی کنیم.
نیروهای خیالی و لیستهای دروغی
یکی از بزرگترین دردسرهای شهرداریها این است که پیمانکار در لیست حقوقی خود نام ۱۰۰ نفر را رد میکند، اما وقتی به کف خیابان میروید، میبینید کلا ۶۰ نفر دارند کار میکنند! در روش دستی، راهی ندارید که بفهمید آن ۴۰ نفر دیگر کجا هستند. این یعنی پول شهرداری بابت آدمهایی پرداخت میشود که اصلا وجود ندارند.
خورده شدن حق کارگر و بدنامی شهرداری
خیلی وقتها شهرداری پول پیمانکار را به موقع میدهد، اما پیمانکار آن پول را در جای دیگری خرج میکند و حقوق کارگران را نمیدهد. نتیجه چیست؟ تجمع کارگران جلوی ساختمان شهرداری و اعتراضهای مردمی. چون شما سیستم درستی ندارید که بفهمید پول دقیقا به دست کارگر رسیده یا نه، همیشه متهم ردیف اول هستید!
دردسرهای بیمه و حوادث ناگهانی
اگر یک پاکبان یا کارگر فضای سبز در حین کار دچار حادثه شود و پیمانکار او را بیمه نکرده باشد، طبق قانون یقه شهرداری یا دهیاری گرفته میشود. در سیستمهای کاغذی، چک کردن ماهانه لیست بیمه صدها نفر عملا غیرممکن است و همیشه یک جای کار در میرود.
گم شدن ردِ پول در بخش مالی
وقتی واحد خدمات شهری اطلاعات کارکرد نیروها را به واحد مالی میدهد، اگر این دو بخش با هم هماهنگ نباشند، حساب و کتابها قاطی میشود. مدیر مالی نمیداند این پولی که دارد پرداخت میکند بابت کدام پروژه و کدام تعداد نیرو است. این یعنی بودجهای که باید صرف آبادانی شهر شود، در سوراخسنبههای اداری هدر میرود.
نبودِ آمار برای تصمیمگیری
اگر از یک مدیر شهری بپرسید ماه پیش چقدر هزینه واقعی برای نیروی انسانی پیمانکاری شده، باید چند روز منتظر بماند تا گزارشها را از زونکنها بیرون بکشند. بدون آمار لحظهای، شما نمیتوانید برای بودجه سال بعد درست برنامهریزی کنید.
چطور با کمک نرمافزار، دردسرهای مدیریت نیروی انسانی پیمانکاری را تمام کنیم؟
دوره کاغذ و امضاهای دستی گذشته است. برای اینکه بتوانید یک ارگان اداری یا شرکت بزرگ را درست اداره کنید، باید از نرمافزارهای یکپارچه کمک بگیرید. راهحلهای نرمافزاری به این شکل به کمک شما میآیند.
ثبت اثر انگشت و چهره در محل کار
نرمافزارهای مدرن به دستگاههای حضور و غیاب وصل میشوند. حتی در برخی سیستمها، کارگر میتواند با گوشی موبایل و از طریق موقعیت مکانی (GPS)، حضورش را در فلان پارک یا خیابان ثبت کند. این یعنی دیگر کسی نمیتواند الکی برای خودش ساعت کاری رد کند!
وصل کردن کارکرد به لیست پرداخت
وقتی سیستم ارزیابی عملکرد به سیستم مالی وصل باشد، نرمافزار خودش حساب میکند که با توجه به تعداد روزهای حضور و کیفیت کار، دقیقا چقدر باید به پیمانکار پول داد. دیگر نیازی نیست حسابدار وقتش را برای جمع زدن دستی لیستهای چروکیده و کثیف تلف کند.
شرط گذاشتن برای پرداخت قسطهای پیمانکار
نرمافزار میتواند طوری تنظیم شود که تا پیمانکار فیش حقوقی و لیست بیمه ماه قبل کارگران را در سیستم آپلود نکند، اجازه پرداخت قسط بعدی به او داده نشود. این یعنی سیستم خودش مراقب حق و حقوق کارگر است و مدیر فقط تایید نهایی را انجام میدهد.
گزارشهای رنگی و ساده با یک کلیک
به جای ورق زدن پروندهها، مدیر میتواند در یک لحظه ببیند کدام پیمانکار بیشترین غیبت نیرو را داشته یا هزینه نیروی انسانی در کدام منطقه شهر بالاتر رفته است. این گزارشها باعث میشود مدیر مثل یک عقاب روی تمام هزینهها نظارت داشته باشد!
نکتههای مهم مدیریت نیروی انسانی پیمانکاری در شهرداریها
اگر تصمیم گرفتید سراغ نرمافزار بروید، به این چند نکته توجه کنید تا پولتان هدر نشود:
- کارگران و حتی برخی کارمندان اداری شاید با کامپیوترهای پیچیده راحت نباشند. نرمافزاری بخرید که کار با آن مثل گوشی موبایل راحت باشد.
- اطلاعات نیروها و مبالغ قراردادها نباید دست هر کسی بیفتد. سیستم باید سطوح دسترسی داشته باشد تا هر کس فقط چیزی را ببیند که به او مربوط است.
- در کارهای اداری، سیستم نباید حتی یک ساعت قطع شود. شرکتی را انتخاب کنید که تیم فنیاش همیشه بیدار و آماده جوابگویی باشد.
- اگر امروز ۵۰ نیرو دارید و سال بعد شد ۵۰۰ نفر، نرمافزار نباید هنگ کند یا نیاز به عوض کردن داشته باشد. سیستم باید پابهپای شما رشد کند.
چرا سازمانهای اداری باید به این سمت حرکت کنند؟
واقعیت این است که مردم از شهرداریها و دهیاریها انتظار شفافیت دارند. وقتی شما بدانید هر ریال بودجه کجا خرج میشود، میتوانید به مردم گزارش بدهید و اعتمادشان را جلب کنید. از طرفی، نیروهای پیمانکاری وقتی ببینند سیستم عادلانه است و حقشان خورده نمیشود، با دلگرمی بیشتری کار میکنند. شهر تمیزتر میشود، پروژهها سریعتر پیش میرود و در نهایت هزینه اداره سازمان پایین میآید. مدیریت علمی یعنی استفاده از ابزاری که جلوی اشتباه آدمها را میگیرد و کارها را روی روال میاندازد.
بیشتر بخوانید » جهت آشنایی بیشتر با نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری کلیک کنید.
جمع بندی
در یک کلام، مدیریت نیروهای پیمانکاری با روشهای دستی، چیزی جز سردرد و هدر رفتن پول برای مدیران ندارد! چالشهایی مثل نیروهای خیالی، بیمههای رد نشده و ناهماهنگی بین بخشهای مالی و اجرایی، تنها با کمک نرمافزارهای تخصصی حل میشوند.
شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح و تولیدکننده نرمافزارهای جامع مالی و اداری، راهکارهای ویژهای را برای انواع شرکتها، سازمانها و ارگانهای اداری از جمله شهرداریها و دهیاریها آماده کرده است. هر سوالی در مورد قیمت یا نحوه راه انداختن سیستم دارید، بپرسید؛ کارشناسان ما آماده راهنمایی شما هستند.
