تا حالا شده حس کنید محیط کارتان مثل میدان جنگ شده و مدام سر مرخصی یا حقوق با هم بحث دارید؟ این درگیریهای تمامنشدنی کل انرژی شما و اداره را میگیرد و اجازه نمیدهد کسی با بقیه درست همکاری کند. در این شرایط، نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی با روشن کردن وظایف هر نفر، مثل یک داور عادل جلوی این دعواها را میگیرند و همه چیز را روی نظم میاندازند. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم این برنامهها چطور دوباره آرامش و رفاقت را به سازمان شما برمیگردانند.
بیشتر بخوانید » جهت آشنایی بیشتر با نرم افزار پرسنلی شهرداری کلیک کنید.
منظور از سیستم HRM چیست؟
سیستم HRM در واقع یک برنامه یا ابزار هوشمند است که تمام کارهای مربوط به کارمندان یک اداره یا شرکت را یکجا جمع و مدیریت میکند. از لحظهای که یک نفر استخدام میشود تا زمانی که قرار است حقوق بگیرد، به مرخصی برود یا آموزش ببیند، همه چیز در این سیستم ثبت و کنترل میشود. به زبان ساده، هدف این برنامه این است که نظم و قانون را وارد محیط کار کند تا مدیران بتوانند به راحتی و با عدالت به نیازهای پرسنل رسیدگی کنند و کارمندان هم بدون دردسر و سوءتفاهم، وظایف خود را انجام دهند!
اهمیت کاهش تعارضات سازمانی
شاید با خود بگویید “خب، دعوا نمک زندگی است!” اما در محیط کار، دعوا نمک نیست، بلکه سم است. تعارضات حلنشده باعث میشود کارکنان به جای تمرکز روی کار، درگیر حاشیهها شوند. این موضوع بهرهوری را پایین میآورد، جو روانی سازمان را مسموم میکند و در نهایت باعث میشود نیروهای خوب و کارآمد از سازمان فراری شوند. کاهش تعارضات فقط برای داشتن آرامش نیست، بلکه برای بقای سازمان ضروری است. وقتی تعارض کم شود، همکاری بیشتر میشود و انرژیها به سمت هدف مشترک هدایت میشود.
چگونه سیستمهای HRM به حل اختلافات کمک میکنند؟
نرمافزارهای مدیریت منابع انسانی، ابزارهایی نیستند که فقط اطلاعات پرسنلی را ذخیره کنند؛ آنها مثل یک ناظم دقیق عمل میکنند که قوانین بازی را برای همه روشن میکنند. در ادامه، میبینیم که این سیستمها چطور جلوی دعواها را میگیرند.
شفاف سازی وظایف و مسئولیتها
یکی از بزرگترین دلایل درگیری، تداخل وظایف است. “چرا من باید این کار را انجام دهم وقتی وظیفه فلانی است؟” این جمله برایتان آشنا نیست؟ سیستمهای HRM با تعریف دقیق چارت سازمانی و شرح وظایف هر فرد، مرزها را مشخص میکنند. وقتی هر کس دقیقاً بداند چه کاری باید انجام دهد و چه انتظاری از او میرود، دیگر جایی برای بهانهگیری و انداختن تقصیر گردن دیگران باقی نمیماند!
عدالت در پرداختها و پاداشها
هیچ چیزی مثل احساس بیعدالتی در حقوق و مزایا، خون آدم را به جوش نمیآورد! وقتی کارمندان احساس کنند که زحماتشان دیده نمیشود یا تبعیضی وجود دارد، نارضایتی شروع میشود. سیستمهای HRM با محاسبه دقیق حقوق، اضافهکاری و پاداش بر اساس قوانین مشخص و دادههای واقعی (نه سلیقه مدیر)، احساس عدالت را در سازمان جاری میکنند. وقتی همه ببینند که سیستم برای همه یکسان عمل میکند، اعتماد جای شک و تردید را میگیرد.
مدیریت شفاف مرخصیها و غیبتها
دعوا بر سر زمان مرخصی، یکی از کلاسیکترین درگیریهای اداری است. سیستمهای هوشمند مدیریت منابع انسانی، درخواستهای مرخصی را به صورت آنلاین و شفاف مدیریت میکنند. همه میتوانند ببینند چه زمانی ظرفیت مرخصی تکمیل است و قوانین برای همه یکسان اجرا میشود. این شفافیت جلوی پارتیبازی و دلخوریهای ناشی از رد شدن مرخصی را میگیرد.
ارزیابی عملکرد عادلانه و دادهمحور
قضاوتهای سلیقهای مدیران درباره عملکرد کارکنان، همیشه منشأ اختلاف بوده است. نرمافزارهای HRM با ثبت دقیق عملکرد کارکنان در طول سال و استفاده از شاخصهای کمی، ارزیابی را از حالت احساسی خارج میکنند. وقتی کارمند بداند که بر اساس اعداد و ارقام واقعی قضاوت میشود، نه بر اساس اینکه چقدر با مدیر خوشوبش کرده، انگیزه بیشتری برای کار پیدا میکند و بهانهای برای اعتراض نخواهد داشت.
بهبود ارتباطات درون سازمانی
خیلی وقتها مشکلات از نرسیدن حرفها به گوش هم ناشی میشود. سیستمهای HRM بستری را فراهم میکنند که کارمندان بتوانند درخواستها، انتقادات و پیشنهادات خود را به راحتی و گاهی به صورت ناشناس ثبت کنند. این کانال ارتباطی باز، باعث میشود مشکلات کوچک قبل از تبدیل شدن به بحرانهای بزرگ، شنیده و حل شوند.
آموزش و یادگیری؛ چطور دانش بیشتر جلوی دعواها را میگیرد؟
خیلی وقتها ریشه اصلی دعواها در اداره، بلد نبودن کار است! شاید خندهدار به نظر برسد، اما وقتی کسی دقیقا نمیداند چطور باید با یک نرمافزار کار کند یا وظیفهاش را چطور انجام دهد، استرس میگیرد. این آدم وقتی تحت فشار قرار میگیرد، زود عصبی میشود و این عصبانیت را سر همکارانش خالی میکند. سیستمهای HRM بخشی به نام “آموزش” دارند که مثل یک معلم صبور همیشه در دسترس است. وقتی ویدیوهای آموزشی و راهنماهای کار در سیستم باشد، دیگر کسی مجبور نیست مدام از دیگران سوال بپرسد و مزاحم کار بقیه شود. همین موضوع ساده، کلی از اصطکاکها و اعصابخردیهای روزمره را کم میکند.
علاوه بر این، یاد گرفتن “مهارتهای رفتاری” هم خیلی مهم است. بعضیها ذاتا آدمهای بدی نیستند، فقط بلد نیستند چطور حرفشان را درست بزنند یا چطور انتقاد کنند. با کمک سیستمهای مدیریت منابع انسانی، میتوان دورههای کوتاه و سادهای برای کارمندان گذاشت تا یاد بگیرند چطور با هم محترمانه حرف بزنند و سوءتفاهمها را قبل از اینکه به داد و بیداد تبدیل شود، حل کنند. وقتی همه سطح دانششان بالا برود، دیگر کسی نمیتواند با “من نمیدانستم” یا “کسی به من نگفته بود” از زیر کار در برود یا تقصیر را گردن بقیه بیندازد. نظم ذهنی که از آموزش میآید، مستقیم روی نظم رفتار تاثیر میگذارد و محیط کار را آرام میکند.
جمع بندی
به طور خلاصه، تعارضات سازمانی مثل سرعتگیرهایی هستند که حرکت شما به سمت موفقیت را کند میکنند. سیستمهای مدیریت منابع انسانی (HRM) با شفاف کردن وظایف، عادلانهسازی حقوق و دستمزد و ایجاد نظم در فرآیندها، این سرعتگیرها را برمیدارند و جاده را صاف میکنند.
شرکت پارس رایانه شاپرک، با ارائه راهکارهای نرمافزاری تخصصی و یکپارچه، به شما کمک میکند تا محیط کاری سالمتر، آرامتر و پویاتر بسازید. اگر شما هم تجربهای از رفع اختلافات کاری با استفاده از ابزارهای مدیریتی دارید یا سوالی در این زمینه ذهنتان را مشغول کرده، خوشحال میشویم در بخش نظرات با ما و دیگر خوانندگان در میان بگذارید.
