تصور کنید پشت میز مدیریت نشستهاید و باید همین الان تصمیم بگیرید که آیا بودجه کافی برای شروع یک پروژه جدید در شهر یا سازمانتان وجود دارد یا نه. اگر روش کار شما قدیمی باشد، احتمالا باید چند روز منتظر بمانید تا کارمندها از اتاقهای مختلف، گزارشهای کاغذی یا فایلهای اکسل را جمع کنند و روی میز شما بگذارند؛ گزارشهایی که شاید تا به دست شما برسند، دیگر قدیمی شده باشند. در این حالت، شما عملا دارید با نگاه کردن به آینه عقب، ماشین را به جلو میرانید! اما مدیریت مدرن یعنی شما در همان لحظه که اراده میکنید، بدانید در صندوق چقدر پول هست، کدام پروژه چقدر پیش رفته و چند نفر از نیروها سر کار حاضر هستند.
در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم بررسی کنیم که اطلاعاتِ بهروز و لحظهای چطور میتواند جلوی اشتباهات بزرگ مدیریتی را بگیرد.
بیشتر بخوانید » چطور سیستمهای HRM به کاهش تعارضات سازمانی کمک میکنند؟
اطلاعات لحظهای دقیقا یعنی چه؟
اگر بخواهیم خیلی راحت و بدون کلمات قلمبهسلمبه بگوییم، اطلاعات لحظهای یعنی «دیدن واقعیت همین الان». وقتی از نرمافزارهای یکپارچه مالی و اداری استفاده میکنید، هر اتفاقی که در دورترین واحد سازمان شما بیفتد، همان ثانیه در سیستم ثبت میشود. مثلا، اگر در یک دهیاری کوچک، یک فیش عوارض پرداخت شود یا در یک شرکت بزرگ صنعتی، قطعهای از انبار خارج شود، مدیر در لحظه میتواند این تغییر را در گزارشهای خود ببیند.
این موضوع یعنی دیگر نیازی نیست منتظر گزارشهای هفتگی یا ماهانه بمانید. اطلاعات لحظهای مثل یک دوربین مداربسته روی تمام بخشهای مالی، حقوقی و انبار عمل میکند. این سیستم به شما میگوید که سازمان شما در همین ثانیه در چه وضعیتی است؛ نه اینکه هفته پیش چه وضعیتی داشته است. این یعنی «شفافیت مطلق» که اجازه نمیدهد هیچ عدد و رقمی از چشم مدیر دور بماند.
چرا مدیران بدون آمار لحظهای شکست میخورند؟
اداره کردن یک شهرداری، شرکت یا هر ارگان اداری، بدون داشتن آمارِ درست و سریع، مثل راه رفتن در تاریکی است. دلایل زیادی وجود دارد که نشان میدهد چرا روشهای قدیمی گزارشدهی دیگر به درد مدیران نمیخورد و باعث عقب ماندن آنها میشود.
جلوگیری از هدر رفتن بودجه و منابع
وقتی شما ندانید دقیقا چقدر پول در حسابهایتان دارید، ممکن است چکهایی بکشید که موجودی ندارند یا پروژههایی را شروع کنید که وسط راه به خاطر بیپولی متوقف شوند. اطلاعات لحظهای به شما میگوید که سقف بودجه شما کجا است و چقدر از آن خرج شده است. بدون این آمار، پولهای سازمان ممکن است در جاهایی خرج شود که اولویت ندارند و شما خیلی دیر متوجه این موضوع شوید.
واکنش سریع به مشکلات و بحرانها
در مدیریت شهری یا سازمانی، گاهی اتفاقاتی میافتد که باید در چند دقیقه برایشان تصمیم گرفت. اگر یک لوله اصلی آب در شهر بترکد یا یک دستگاه مهم در کارخانه خراب شود، مدیر باید بداند چقدر قطعه در انبار دارد و کدام نیروهای فنی آماده به کار هستند. اگر بخواهید دنبال کاغذ بگردید، زمان را از دست میدهید و خسارت چند برابر میشود. سیستمهای هوشمند این زمانِ تلفشده را به صفر میرسانند.
بالا رفتن اعتماد شهروندان و اربابرجوع
مردم وقتی به شهرداری یا دهیاری مراجعه میکنند، از معطلی متنفرند. اگر سیستم شما لحظهای باشد، کارمند میتواند در چند ثانیه وضعیت پرونده مراجع را چک کند و جواب قطعی بدهد. این سرعت عمل باعث میشود مردم حس کنند که مدیران واقعا به فکر کار آنها هستند و نظم و انضباط در سازمان برقرار است. برعکس، «برو فردا بیا تا آمار را چک کنیم» بزرگترین ضربه را به آبروی یک مدیر میزند.
حذف پارتیبازی و گزارشهای دروغین
در روشهای دستی، خیلی راحت میشود گزارشها را دستکاری کرد یا بخشی از حقیقت را پنهان کرد. اما وقتی اطلاعات لحظهای و سیستمی باشد، همهچیز شفاف است. مدیر میتواند مچِ گزارشهای اشتباه را بگیرد و بفهمد که واقعا در زیرمجموعهاش چه میگذرد. این موضوع باعث میشود کارمندان هم دقت بیشتری داشته باشند چون میدانند مدیر همه چیز را همان موقع میبیند.
چگونه میتوان از پشت میز، کل سازمان را رصد کرد؟
شاید بپرسید چطور یک مدیر میتواند این همه اطلاعات را کنترل کند؟ راه حل آن استفاده از «داشبوردهای مدیریتی» در نرمافزارهای یکپارچه است. در ادامه میبینیم این کار چطور انجام میشود.
وصل کردن تمام بخشها به یک مرکز واحد
برای اینکه اطلاعات لحظهای داشته باشید، باید تمام بخشهای مالی، حقوق و دستمزد، انبار، املاک و دبیرخانه به هم وصل باشند. شرکتهایی مثل پارس رایانه شاپرک با طراحی نرمافزارهای متصل، کاری میکنند که وقتی یک نامه در دبیرخانه ثبت میشود، مدیر مالی هم بفهمد که احتمالا یک هزینه در پیش است. این هماهنگی باعث میشود شما یک تصویر بزرگ و کامل از کل سازمان داشته باشید.
استفاده از نمودار به جای جدولهای خستهکننده
مغز انسان با تصویر خیلی بهتر از عدد و رقم کنار میآید. نرمافزارهای مدرن، کوهی از اعداد را میگیرند و به نمودارهای رنگی و ساده تبدیل میکنند. شما با یک نگاه به گوشی یا مانیتورتان میفهمید که مثلا درآمد این ماه نسبت به ماه قبل بالاتر رفته یا هزینههای جاری دارد بیش از حد زیاد میشود. این یعنی تحلیل سریع بدون نیاز به تخصص حسابداری پیچیده.
دسترسی از هر جا و در هر زمان
مدیر همیشه پشت میز نیست. گاهی در ماموریت است، گاهی در بازدید میدانی و گاهی در جلسه. سیستمهای تحت وب و موبایلی به مدیر اجازه میدهند که حتی وقتی در خانه است، وضعیت حضور غیاب پرسنل یا واریزیهای حساب شهرداری یا شرکت را چک کند. این یعنی شما همیشه سوار بر اوضاع هستید و سازمان هیچوقت از کنترل شما خارج نمیشود.
نکات طلایی برای اینکه دادهها به دردِ تصمیمگیری بخورند
داشتن اطلاعات زیاد به تنهایی کافی نیست؛ باید بدانید چطور از اطلاعات لحظهای استفاده کنید. این چند نکته به شما کمک میکند تا مثل یک مدیر حرفهای از آمارها بهره ببرید:
- لازم نیست همه ریز جزئیات را چک کنید. چند مورد اصلی مثل «مانده بانک»، «تعداد پروندههای معوقه» و «هزینه سوخت ناوگان» را به عنوان اولویت در نظر بگیرید.
- اگر همیشه هزینه تعمیرات ماشینهای شهرداری یا شرکت مبلغ ثابتی بوده و ناگهان در گزارش لحظهای میبینید که دو برابر شده، یعنی یک جای کار میلنگد. سریع پیگیری کنید.
- نرمافزار هر چقدر هم خوب باشد، اگر کارمند اطلاعات غلط وارد کند، خروجی درستی به شما نمیدهد. به پرسنل یاد بدهید که ثبت دقیق و سریع اطلاعات، بخشی از وظیفه اصلی آنها است.
- اطلاعات لحظهای، دارایی سری سازمان شما است. مطمئن شوید که نرمافزار شما قفلهای امنیتی محکمی دارد و هر کسی نمیتواند به آمارهای حساس دسترسی داشته باشد.
بیشتر بخوانید » جهت آشنایی با امکانات نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری کلیک کنید
جمع بندی
خلاصه اینکه، دوران مدیریت بر اساس «فکر میکنم» یا «باید بررسی کنیم» تمام شده است. امروز مدیر موفق کسی است که با تکیه بر اطلاعات لحظهای ، با قاطعیت بگوید «میدانم». استفاده از نرمافزارهای یکپارچه، نه یک انتخاب لوکس، بلکه یک ضرورت حیاتی برای هر شهرداری، دهیاری یا سازمان اداری است که میخواهد در مسیر پیشرفت بماند. شرکت پارس رایانه شاپرک به عنوان طراح و تولیدکننده این سیستمها، در کنار شما است تا لذت مدیریت مدرن و بینقص را تجربه کنید.
اگر شما هم در سازمان خود با مشکل دیر رسیدن گزارشها مواجه هستید یا سوالی درباره نحوه راه انداختن این سیستمها دارید، حتماً در بخش نظرات برایمان بنویسید.
