حساب و کتاب حقوق و کارکرد کارمندان در آخر ماه، یکی از کارهای سخت و وقتگیر در هر شرکتی است. اشتباههای سهوی کارکنان موقع وارد کردن اطلاعات، ساعاتی که صرف جور کردن برگههای مرخصی با ساعت ورود و خروج میشود و بحثهای احتمالی با کارمندان سر اضافه کاری یا کسر کار، همگی بودجه و انرژی شما را هدر میدهند. در این پست آموزشی از پارس رایانه شاپرک، به شما نشان میدهیم که یک سیستم حضور و غیاب چطور این مشکلات را حل میکند و به کاهش هزینهها کمک میکند.
بیشتر بخوانید » نقش نرمافزار مدیریت آرامستان در نظم دهی و یکپارچه کردن اطلاعات متوفیان و قبور
چرا سیستم مدیریت تردد برای کسبوکار شما ضروری است؟
استفاده از این سیستم به دلایل زیر ضرورت دارد:
- با ثبت دقیق ساعت ورود و خروج، مطمئن میشوید که فقط برای ساعاتی که کارمندان واقعا کار کردهاند حقوق میدهید و از تقلب یا ثبت ساعت اشتباه جلوگیری میکنید.
- محاسبه خودکار اموری مثل اضافه کاری و کسر کار، احتمال اشتباه انسانی را به صفر میرساند و جلوی شکایتهای مالی و نارضایتیها را میگیرد.
- با بررسی گزارشهای حضور و غیاب، میتوانید شیفتهای کاری را بهتر تنظیم کنید و جلوی اضافه کاریهای بیمورد را بگیرید.
- دیگر لازم نیست یک مدیر همیشه برای کنترل رفتوآمد کارمندان حضور داشته باشد و گزارشها به صورت خودکار برای بررسی آماده میشوند.
بهترین نرمافزار مدیریت تردد چه ویژگیهایی دارد؟
شاید فکر کنید همه نرمافزارهای حضور و غیاب شبیه هم هستند، اما این طور نیست! یک نرمافزار خوب باید بتواند با قوانین و شرایط شرکت شما جور شود و یک راه حل کامل و درست و حسابی ارائه دهد.
قابلیت تعریف انواع شیفتهای کاری
شرکت شما ممکن است شکلهای مختلفی از کار کردن داشته باشد؛ از شیفت اداری ثابت گرفته تا شیفتهای چرخشی، نگهبانی شب یا ساعت کاری شناور. مدیریت این شیفتها با دست خیلی سخت است. یک نرمافزار خوب باید به شما اجازه دهد تا هر نوع شیفت کاری را بدون هیچ محدودیتی تعریف کنید.
بیشتر بخوانید » نرم افزار مدیریت اموال و داراییهای شهرداری چیست و چه مزایایی دارد؟
محاسبه خودکار و دقیق کارکرد
مهمترین بخش یک سیستم حضور و غیاب، توانایی آن در حساب و کتاب دقیق است. نرمافزار باید بتواند به صورت خودکار و طبق قوانینی که شما مشخص میکنید، مواردی مثل تأخیر، زود رفتن، اضافه کاری عادی، اضافه کاری در روزهای تعطیل و ساعات شناور را حساب کند. این یعنی سیستم منطق شرکت شما را میفهمد و میداند که حساب اضافه کاری روز تعطیل فرق میکند یا تأخیر بعد از یک ساعت مشخص، غیبت حساب میشود.
بیشتر بخوانید» مزایای استفاده از داشبورد مدیریتی یکپارچه برای مدیران شهری
گزارش دهی کامل و کاربردی
یک سیستم مدیریت تردد باید به شما کمک کند تا به سادگی گزارشهای مفیدی که لازم دارید را بگیرید. شما باید بتوانید گزارش کارکرد یک کارمند در یک بازه زمانی مشخص، لیست کسانی که هفته پیش غیبت داشتند، یا میزان اضافه کاری یک بخش مشخص را با چند کلیک ساده دریافت کنید.
اتصال آسان به سیستمهای دیگر
برای اینکه مجبور نشوید چند بار اطلاعات را وارد کنید و یک کار راحت داشته باشید، نرمافزار حضور و غیاب باید بتواند به راحتی به سیستمهای دیگر، مخصوصا نرمافزار حقوق و دستمزد، وصل شود. این ویژگی که به آن یکپارچه سازی میگویند، جلوی اشتباه موقع وارد کردن دوباره اطلاعات را میگیرد.
محیط کاربری ساده و راحت
یک نرمافزار هر چقدر هم امکانات داشته باشد، اگر کار کردن با آن سخت باشد، به درد نمیخورد. بهترین سیستمها محیط کاربری سادهای دارند که برای کار با آنها لازم نیست متخصص کامپیوتر باشید. مدیران و کارمندان اداری باید بتوانند بدون نیاز به ساعتها آموزش، به راحتی با آن کار کنند و به اطلاعاتی که میخواهند دسترسی پیدا کنند.
مزایای کلیدی استفاده از سیستم رفتوآمد
استفاده از این سیستمها فایدههای مشخصی برای شرکت شما دارد که مستقیم روی بهتر شدن کارها و کم شدن هزینهها اثر میگذارد:
- با حذف حساب و کتاب دستی، از پرداخت کمتر یا بیشتر از حق واقعی جلوگیری میشود و کارمندان هم راضیتر خواهند بود، چون میدانند حقوقشان دقیق و عادلانه حساب شده است.
- زمانی که قبلا برای محاسبات دستی تلف میشد، حالا به چند دقیقه کاهش پیدا میکند و مدیران میتوانند صرف کارهای مهمتری مثل برنامهریزی برای رشد شرکت شوند.
- وقتی کارمندان بدانند که رفتوآمدشان به صورت دقیق و بدون خطا ثبت میشود، میزان تأخیر و غیبتهای بیدلیل خیلی کمتر میشود.
- گزارشهای درست به شما کمک میکند تا عملکرد تیمها را بررسی کنید و برای بهتر شدن کارشان برنامهریزی نمایید.
- هر دو طرف به گزارشهای یکسان و دقیقی از کارکرد دسترسی دارند و این موضوع جلوی بسیاری از دلخوریها و بحثها را میگیرد.
چگونه سیستم مدیریت تردد به کاهش مستقیم هزینهها منجر میشود؟
سیستم حضور و غیاب فقط برای نظم دادن به شرکت نیست، بلکه مستقیما هزینههای شما را هم کم میکند. در این بخش، توضیح میدهیم که این سیستم چطور جلوی خرجهای اضافی را میگیرد.
بیشتر بخوانید» چطور نرمافزارهای مدیریت شکایات مردمی باعث افزایش اعتماد شهروندان میشود؟
جلوگیری از سوءاستفاده و پرداختهای نادرست
واضحترین فایده این سیستمها، جلوگیری از پرداختهای غیرواقعی است. اموری مثل کارت زدن برای یکدیگر یا ثبت اضافه کاری دروغین، سالانه هزینه زیادی روی دست شرکتها میگذارد. سیستمهای جدید، مخصوصا آنهایی که با اثر انگشت یا تشخیص چهره کار میکنند، جلوی این تقلبها را کاملا میگیرند.
کنترل و مدیریت هزینههای اضافه کاری
یک هزینه پنهان دیگر، اضافه کاری کنترل نشده است. گاهی کارمندان چند دقیقه بیشتر در شرکت میمانند بدون اینکه کار ضروری داشته باشند و این زمان در طول ماه جمع شده و به عنوان اضافه کاری پرداخت میشود! یک سیستم خوب به شما اجازه میدهد قوانینی برای تأیید اضافه کاری تعریف کنید. یعنی اضافه کاری تنها در صورتی حساب میشود که از قبل توسط مدیر مربوطه تأیید شده باشد.
افزایش کارایی با حذف فرآیندهای دستی
علاوه بر این، هزینههای غیرمستقیم هم به شکل چشمگیری کم میشوند. به زمانی فکر کنید که مدیر یا مسئول اداری شما باید صرف جمع کردن برگههای کاغذی، چک کردن ساعتها و حساب و کتاب دستی حقوق کند. با خودکار کردن این کار، کارمندان شما میتوانند روی کارهای مهمتری مثل استخدام نیروی جدید و بهتر کردن کارها تمرکز کنند.
کاهش ریسکهای حقوقی و قانونی
همچنین، با داشتن مدارک دقیق و درست، اگر کارمندی شکایت قانونی کند، شرکت شما مدارک کاملی برای دفاع از خود خواهد داشت و از جریمههای سنگین جلوگیری میکند.
نکات مهم در انتخاب و راه انداختن سیستم مدیریت تردد
برای اینکه از این سیستم بهترین نتیجه را بگیرید، در انتخاب و اجرای آن به این چند نکته توجه کنید:
- قبل از خرید، با مدیران بخشهای مختلف و واحد منابع انسانی صحبت کنید. مشخص کنید که دقیقا به چه نوع شیفت بندی، گزارشها و قوانینی احتیاج دارید تا یک سیستم مناسب انتخاب کنید.
- یک نرمافزار خوب به یک پشتیبانی خوب هم نیاز دارد. مطمئن شوید که اگر مشکلی پیش آمد یا سوالی داشتید، یک تیم متخصص و پاسخگو در کنار شما است تا کارتان لنگ نماند.
- فایدههای سیستم را به زبان ساده برای کارمندان توضیح دهید. به آنها بگویید که این سیستم برای حساب کردن دقیق حقوق خودشان هم مفید است و روش درست استفاده از آن را به آنها یاد بدهید.
- در صورت امکان، سیستم را اول در یک بخش کوچک از شرکت اجرا کنید. این کار به شما کمک میکند تا اگر مشکلی وجود داشت، قبل از اجرای کامل در کل شرکت، آن را برطرف کنید.
جمع بندی
خلاصه بگوییم، سیستم حضور و غیاب یک ابزار ضروری برای هر شرکتی است که میخواهد هزینههایش را کم کند و کارها را بهتر پیش ببرد. ما در پارس رایانه شاپرک، با تخصص در زمینه نرمافزارهای مالی و اداری برای سازمانها، به ویژه ارگانهایی مانند شهرداریها و دهیاریها، نرمافزار مدیریت تردد پرش را دقیقا برای حل همین چالشها طراحی کردهایم تا به شما در مدیریت بهتر منابع مالی و انسانی کمک کنیم.
آیا شما هم با مشکلات مدیریت رفتوآمد در شرکت خود روبرو هستید؟ تجربیات و سوالات خود را در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
