مدیران در سازمانها، شهرداریها و دهیاریها هر روز با حجم زیادی از گزارشهای مختلف سر و کار دارند. خواندن همه اینها با دست، هم کلی وقت میگیرد و هم باعث میشود مشکلات را دیر بفهمیم و فرصتها را از دست بدهیم. راه حل این مشکل، داشبورد مدیریتی است. این ابزار، مهمترین آمار و اطلاعات را روی نمودارهای ساده به شما نشان میدهد. در این مطلب از پارس رایانه شاپرک، میخواهیم ببینیم این ابزار چطور به مدیریت بهتر سازمان شما کمک میکند.
اهمیت داشبورد مدیریتی
کار اصلی داشبورد مدیریتی این است که آمار و ارقام پیچیده را به اطلاعات ساده و کاربردی تبدیل میکند. مدیران به جای اینکه بین کلی گزارش و فایل اکسل گم شوند، میتوانند مهمترین آمارهای سازمان را یکجا و به صورت زنده ببینند. این کار کمک میکند تا مشکلات را زودتر پیدا کنند، فرصتهای خوب را ببینند و کارهایشان را بهتر جلو ببرند. در واقع، داشبورد به مدیران کمک میکند به جای اینکه فقط درگیر مشکلات روزمره باشند، برای آینده هم برنامه ریزی کنند.
بیشتر بخوانید» ضرورت گزارشگیری هوشمند برای تصمیمسازی دقیق در مدیریت شهری
مزایای استفاده از داشبور مدیریتی
استفاده از یک داشبورد خوب، فایدههای مشخصی برای سازمان شما دارد. این ابزار خیلی بیشتر از یک گزارش ساده است و مثل یک مرکز کنترل برای مدیران کار میکند.
بیشتر بخوانید » استانداردهای امنیت اطلاعات در نرم افزارهای سازمانی شهرداری
تصمیم گیری بهتر
وقتی تمام اطلاعات مهم به صورت تصویری و واضح جلوی شما باشد، دیگر لازم نیست حدسی تصمیم بگیرید. داشبورد کمک میکند تا تصمیمهایتان را بر اساس آمار و اطلاعات واقعی بگیرید. این کار، احتمال اشتباه را خیلی کم میکند و باعث میشود برنامه ریزیهای مهم سازمان، با کیفیت بالاتری انجام شوند.
صرفه جویی در وقت
آماده کردن گزارش با دست، کاری وقت گیر و خسته کننده است. داشبورد مدیریتی این کار را خودکار انجام میدهد و اطلاعات را همیشه به روز نگه میدارد. این ویژگی، وقت مدیران و کارمندان را آزاد میکند تا به جای جمع آوری اطلاعات، روی تحلیل و بهتر کردن کارها وقت بگذارند.
عملکرد بهتر کارمندان
وقتی اهداف و آمارها برای همه مشخص باشد، کارمندان بهتر میفهمند که کارشان چقدر در موفقیت سازمان تاثیر دارد. این شفافیت، باعث میشود افراد مسئولیت پذیرتر شوند و با ایجاد یک رقابت سالم، انگیزه آنها برای کار بهتر بیشتر میشود.
پیدا کردن سریع مشکلات
با نمودارها، شما میتوانید مشکلات یا عقب ماندن از برنامهها را خیلی سریعتر از جدولهای پر از عدد ببینید. مثلا، اگر فروش در یک منطقه کم شود یا هزینهها بالا برود، روی داشبورد سریع مشخص میشود و به شما فرصت میدهد تا زود برای حل مشکل کاری کنید.
یک داشبورد مدیریتی خوب چه ویژگیهایی دارد؟
هر داشبوردی هم مفید نیست! یک داشبورد خوب باید این ویژگیها را داشته باشد:
- داشبورد نباید شلوغ باشد. اطلاعات باید طوری نمایش داده شوند که هر کسی سریع مهمترین نکات را بفهمد.
- یک داشبورد خوب، فقط آمار مهم و مربوط به اهداف سازمان را نشان میدهد، نه هر اطلاعات اضافهای.
- تصمیم گرفتن بر اساس اطلاعات قدیمی فایده ندارد. داشبورد باید اطلاعات را به صورت خودکار و زنده به روز کند.
- شما باید بتوانید اطلاعات را بر اساس نیازتان جدا کنید؛ مثلا، گزارش فروش را فقط برای یک ماه خاص ببینید.
- اشتراک گذاری آسان داشبورد با بقیه مدیران، به هماهنگی بهتر و درک مشترک از وضعیت سازمان کمک میکند.
آشنایی ۴ مورد از بهترین داشبوردهای مدیریتی
داشبوردها چند نوع مختلف دارند که هر کدام برای یک کار و یک گروه خاصی از افراد ساخته شدهاند. هر کدام از اینها، اطلاعات را به شکل متفاوتی نشان میدهند. اگر این انواع را بشناسید، میتوانید بهترین ابزار را برای نیازهای سازمان خود انتخاب کنید.
بیشتر بخوانید» نقش سیستم مدیریت پروژه در نظارت بر پروژههای عمرانی شهرداریها
داشبورد عملیاتی
این داشبورد برای دنبال کردن کارهای روزانه و زنده سازمان ساخته شده است. کار اصلی آن نشان دادن وضعیت فعلی کارها است. سرپرستها و مدیران میانی از آن استفاده میکنند تا بر کارهایی مثل میزان تولید یا تعداد تماسهای پشتیبانی کنترل داشته باشند. اطلاعات این داشبورد همیشه به روز است و هر لحظه تغییر میکند تا بتوان مشکلات را سریع پیدا کرد و فورا برای حل آنها کاری انجام داد.
داشبورد استراتژیک
داشبورد استراتژیک برای مدیران اصلی و هیئت مدیره ساخته شده و روی اهداف بزرگ و طولانی مدت سازمان تمرکز دارد. این داشبورد به جای ریزه کاریهای روزانه، مهمترین آمارهای کلی مثل نرخ رشد، سود و وضعیت سازمان در بازار را نشان میدهد. این آمارها معمولا ماهانه یا فصلی چک میشوند تا مدیران ارشد بتوانند مسیر کلی سازمان را بررسی کرده و برای آینده تصمیمهای بزرگ بگیرند.
داشبورد تحلیلی
این داشبوردها برای کارشناسان ساخته شدهاند تا با بررسی دقیق اطلاعات گذشته، دلیل اتفاقات مختلف را پیدا کنند. هدف این داشبورد، پیدا کردن الگوها و روندهای پنهان در آمار و ارقام است. کاربران میتوانند با جدا کردن و مقایسه اطلاعات، به نتایج جدیدی برسند که به مدیران کمک میکند تا با فهم بهتر از گذشته، برای آینده بهتر برنامه ریزی کنند و جلوی تکرار اشتباهات را بگیرند.
داشبورد تاکتیکی
این داشبوردها یک چیزی بین داشبوردهای استراتژیک و عملیاتی هستند. کار اصلیشان این است که عملکرد بخشهای مختلف و پروژههای خاص را نسبت به اهداف میان مدت بسنجند. مدیران بخشها از این داشبوردها استفاده میکنند تا ببینند برنامههایشان چقدر موفق بوده و آیا در مسیر درستی برای رسیدن به اهداف مشخص شده قرار دارند یا نه. این داشبورد به آنها کمک میکند تا در صورت نیاز، برنامههای خود را تغییر دهند.
جمع بندی
به طور کلی، داشبورد مدیریتی برای سازمانهای اداری، شهرداریها، دهیاریها و هر مجموعهای که به دنبال افزایش کارایی و کاهش هزینهها است، بسیار مفید است. این ابزار به شما کمک میکند تا با اطلاعات دقیق، کارهای خود را بهتر مدیریت کنید و خدمات بهتری ارائه دهید. برای مشاهده دموی رایگان نرمافزار و ثبت سفارش، همین حالا با ما تماس بگیرید.
حالا شما بگویید؛ در زمینه تحلیل اطلاعات سازمان خود چه مشکلاتی دارید؟ در قسمت نظرات، تجربیات و سوالات خود را مطرح کنید.
