تا به حال شده حس کنید هر بخش از شرکتتان ساز خودش را می‌زند؟! مثلاً بخش فروش شما نداند در انبار چه خبر است، یا تیم مالی هر بار برای گرفتن یک گزارش ساده از حسابداری به دردسر بیفتد و شما به عنوان مدیر، یک تصویر کامل و دقیق از وضعیت کارتان نداشته باشید؟ اگر این شرایط برایتان آشناست، بدانید که خیلی‌ها همین مشکل را دارند! در واقع، بسیاری از کسب‌وکارهای در حال رشد، با مشکل جدا بودن نرم‌افزارها درگیر هستند. اما راه‌حل چیست؟ چطور می‌شود این بخش‌های جدا از هم را مثل تکه‌های پازل کنار هم گذاشت؟
در این مطلب آموزشی از وبلاگ پارس رایانه شاپرک، می‌خواهیم به شما نشان دهیم که چرا استفاده از نرمافزارهای یکپارچه مالی، همان کلید اصلی است که قفل رشد کار شما را باز می‌کند!
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نرم افزار حقوق و دستمزد شهرداری و لیست مزایای استفاده از آن برای کسب وکارتان روی لینک داده شده کلیک کنید.
منظور از نرمافزارهای یکپارچه مالی چیست؟
خیلی ساده بخواهیم بگوییم، نرم‌افزار یکپارچه مالی مثل یک مغز متفکر برای همه کارهای مالی و اداری شرکت شماست. فکرش را بکنید، به جای اینکه برای حسابداری، انبار، فروش و حقوق کارمندان، نرمافزارهای جدا از هم داشته باشید، همه این‌ها در یک سیستمِ تنها که همه چیزش با هم هماهنگ است، کار کنند. در این حالت، اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم می‌شود و خودش خود به خود در بقیه بخش‌ها هم ثبت می‌شود. این یعنی دیگر لازم نیست اطلاعات را با دست از این نرم‌افزار به آن نرم‌افزار وارد کنید و همه چیز به طور هماهنگ، با هم کار می‌کند. چه چیزی بهتر از این؟
ساختار یک کسب‌وکار بدون نرمافزارهای یکپارچه چگونه است؟
حالا بیایید شرایطی را در نظر بگیریم که در آن نرم‌افزار یکپارچه وجود ندارد. یک شرکت تازه کار را تصور کنید. این شرکت، اول یک نرم‌افزار حسابداری( نرم افزار حسابداری شهرداری) می‌خرد. کمی بعد، برای اینکه انبارش را مدیریت کند به نرم‌افزار انبارداری نیاز پیدا می‌کند و بعد هم نوبت به نرم‌افزار فروش می‌رسد! اگر هر کدام از این نرم‌افزارها را از یک شرکت متفاوت بخرد، چه می‌شود؟ این نرم‌افزارها مثل آدم‌هایی هستند که به زبان‌های مختلف حرف می‌زنند و حرف همدیگر را نمی‌فهمند. در نتیجه، کارمندان مجبورند اطلاعات را بارها و بارها با دست در سیستم‌های مختلف وارد کنند که این کار چیزی نیست جز هدر دادن وقت، پول و انرژی!
چرا باید از نرمافزارهای یکپارچه مالی استفاده کنیم؟
شاید در ابتدا فکر کنید که خرید چند نرم‌افزار جداگانه برایتان ارزان‌تر تمام می‌شود؛ اما اشتباه نکنید! چون این ناهماهنگی، در ادامه هم دامن شما را می‌گیرد و هم مشتریانتان را درگیر می‌کند!
اولین و بزرگ‌ترین خطر این است که مشتری شما ناراضی می‌شود. امروزه همه دوست دارند کارشان سریع‌تر راه بیفتد. وقتی سیستم‌های شما با هم هماهنگ نباشند، کارها کند پیش می‌رود و این یعنی شما کم کم فروش و مشتریان خود را از دست می‌دهید. از طرف دیگر، چون کارمندان شما باید اطلاعات را دستی وارد کنند، احتمال اشتباه در بخش‌های مختلف و سرایت کردن آن اشتباه به بخش‌های دیگر هم بالا می‌رود. یادتان باشد، یک اشتباه کوچک در یک عدد، می‌تواند ضرر مالی بزرگی به شما بزند. در نهایت، اطلاعات شما امنیت کمتری خواهد داشت، چون وقتی اطلاعاتتان در چند جای مختلف باشد، محافظت از آن‌ها سخت‌تر می‌شود.
خلاصه اینکه، این جدا بودن نرم‌افزارها، کسب‌وکار شما را کند، پرخرج، ناامن و بی‌نظم می‌کند و جلوی رشد آن را می‌گیرد. پس بهتر نیست با یک راه‌حل کامل و جامع، تحت عنوان نرمافزارهای یکپارچه مالی، خودتان را برای همیشه از شر این دردسرها راحت کنید؟
مزایای استفاده از نرمافزارهای یکپارچه مالی چیست؟
خوشبختانه، وقتی شما از یک سیستم یکپارچه استفاده می‌کنید، انگار یک جاده صاف و راحت برای رشد کسب‌وکارتان ساخته‌اید. این سیستم‌ها کلی فایده عالی برای شما دارند:
- با استفاده از نرمافزارهای یکپارچه مالی، خیلی از کارهای شما اتوماتیک می‌شود، راحت‌تر جلو می‌رود و حتی نیاز به استخدام نیروی جدید برای کارهای تکراری نخواهید داشت.
- چون به کامپیوترها و تجهیزات کمتری نیاز دارید، هم در هزینه خرید آن‌ها و هم در هزینه استخدام نیروی جدید صرفه‌جویی می‌کنید.
- با این سیستم، تیم شما تمام سابقه یک مشتری را یکجا در اختیار دارد. به این ترتیب، می‌تواند خیلی سریع و دقیق به درخواست‌هایش رسیدگی کند.
- وقتی همه چیز منظم و هماهنگ باشد، شما به راحتی می‌توانید شعبه‌های جدید بزنید و کار و بارتان را با سرعت بیشتری بزرگ کنید.
- وقتی همه از یک سیستم یکپارچه استفاده کنند، احتمال بروز ناهماهنگی‌های احتمالی از بین می‌رود و بخش‌های مختلف بهتر با هم کنار می‌آیند.
- چون اطلاعات فقط یک بار وارد سیستم می‌شود، احتمال اشتباه موقع وارد کردن اطلاعات با دست، تقریباً صفر می‌شود.
- شما به عنوان مدیر، گزارش‌های کامل و دقیقی در دست دارید و می‌توانید با خیال راحت بهترین تصمیم‌ها را بگیرید.
این‌ها فقط گوشه‌ای از فواید یک سیستم یکپارچه هستند و مزایای اصلی آن را فقط موقع کار کردن با آن متوجه خواهید شد. اما حتی همین چند مورد هم به خوبی نشان می‌دهد که این سیستم تا چه اندازه می‌تواند کسب‌وکار شما را متحول کند.
بیشتر بخوانید» شفافیت مالی و ارتقاء مدیریت شهری با پیاده سازی دستورالعمل خزانه داری
چطور یک نرم افزار یکپارچه مالی خوب انتخاب کنیم؟
همانطور که دیدیم، استفاده از نرمافزارهای جدا از هم، یک مشکل بزرگ است که جلوی رشد هر سازمانی را می‌گیرد. برای همین، انتخاب یک شرکت نرم‌افزاری حرفه‌ای، یک کار بسیار مهم برای حل این مشکل است. شما باید شرکتی را انتخاب کنید که تجربه زیادی داشته باشد و نیازهای خاص سازمان‌های مختلف را بشناسد؛ از شرکت‌های خصوصی گرفته تا ارگان‌های دولتی، شهرداری‌ها و حتی دهیاری‌ها! فراموش نکنید که پشتیبانی قوی و کامل بودن نرم‌افزار، دو اصل مهم برای یک انتخاب درست هستند.
خبر خوب اینکه، پارس رایانه شاپرک، دقیقاً برای پاسخ به همین نیازها شکل گرفته. تخصص ما، طراحی و ارائه نرمافزارهای یکپارچه مالی و اداری برای طیف گسترده‌ای از سازمان‌هاست. اگر برای ایجاد این تحول مثبت در سازمان خود آماده‌اید، با خیال راحت می‌توانید روی تیم پارس رایانه شاپرک حساب کنید و نرمافزارهای یکپارچه مالی خود را از ما بخواهید.
جمع بندی
خلاصه اینکه، استفاده از برنامه‌های جداگانه برای یک شرکت حرفه‌ای آن هم در دنیای امروز، با چالش‌های زیادی همراه خواهد بود و بهترین کار این است که هر چه سریع‌تر یک نرم‌افزار یکپارچه مالی بی‌نقص تهیه کنید. برای دریافت مشاوره رایگان یا دیدن یک نمونه از کار، همین حالا با تیم ما تماس بگیرید.
حالا نوبت شماست؛ بزرگ‌ترین مشکلی که به خاطر وصل نبودن برنامه‌ها به هم، در کارتان دیده‌اید چه بوده؟ تجربه‌تان را با ما در میان بگذارید.
