اگرچه خزانه داری متمرکز، یعنی جمع کردن همه پول‌ها در یک سیستم، از سال‌های دور در ایران مطرح بوده، اما متأسفانه اجرای آن در شهرداری‌ها جدی نبود تا اینکه بالاخره وزارت کشور در سال ۱۳۹۶ این موضوع را اجباری کرد! هدف هم این است که شما بتوانید با یک کلیک، تمام پول سازمان خود را یکجا ببینید و به جای داشتن ده‌ها حساب بانکی پراکنده، یک تصویر واضح از وضعیت مالی خود داشته باشید. در واقع، این دستورالعمل مثل یک نقشه راه عمل می‌کند تا به امور مالی شما نظم و شفافیت بدهد.
بیشتر بخوانید» به منظور آشنایی با نرم افزار اتوماسیون اداری شهرداری و همچنین آشنایی با امکانات این نرم افزار برای شهرداری ها روی لینک کلیک کنید.
ما در پارس رایانه شاپرک تصمیم گرفتیم تا از طریق این پست آموزشی به شما بگوییم که چگونه می‌توانید این نقشه را به قوی‌ترین ابزار مدیریتی خود تبدیل کنید! تا پایان همراه ما باشید.
دستورالعمل خزانه داری چه کمکی به سازمان‌ها می‌کند؟
سازمانی را در نظر بگیرید که به جای داشتن ده‌ها کیف پول کوچک و جدا از هم، که هر کدام برای یک کار خاص استفاده می‌شود، تمام درآمدهای خود را در یک گاوصندوق بزرگ و امن جمع کند. حالا برای هر خرجی، یک گروه مشخص تصمیم می‌گیرد که پول، بر اساس اینکه کدام کار مهم‌تر است (مثلاً پرداخت حقوق یا تمام کردن یک پروژه)، از این گاوصندوق برداشته شود. دستورالعمل خزانه داری دقیقاً همین کار را برای سازمان شما انجام می‌دهد.
بیشتر بخوانید » به منظور آشنایی با نرم افزار کنترل اموال شهرداری کلیک کنید.
این دستورالعمل شامل چند قانون ساده است که کمک می‌کند تمام پول‌های شما در حساب‌های مشخصی یکجا جمع شوند و خرج‌ها کاملاً با برنامه و بر اساس بودجه تعیین شده انجام شود. یعنی هدف اصلی، ایجاد نظم، شفافیت و کنترل کامل روی پول سازمان شما است.
چرا اجرای دستورالعمل خزانه داری اینقدر مهم است؟
اجرای این دستورالعمل برای مدیریت‌های شهری و سازمان‌ها دو نتیجه مهم دارد: اعتماد و برنامه‌ریزی خوب! وقتی شما به عنوان مدیر، بدانید که پول دقیقاً از کجا وارد شده و کجا خرج شده است (شفافیت کامل)، می‌توانید برای آینده خیلی بهتر تصمیم بگیرید و برنامه‌ریزی کنید. این وضوح، باعث می‌شود تا هیئت مدیره یا نهادهای بالادستی بیشتر به شما اعتماد کنند. در واقع، وزارت کشور این کار را اجباری کرده چون مدیران باید ثابت کنند که پول‌ها را درست خرج کرده‌اند (یعنی پاسخگو باشند). با جمع‌آوری همه درآمدها و مدیریت متمرکز پرداخت‌ها، شما جلوی هدررفت منابع را می‌گیرید و نشان می‌دهید که یک مدیر قوی و متعهد هستید.
به طور کلی، این دستورالعمل دیگر فقط یک پیشنهاد نیست، بلکه روش درست مدیریت پول در دنیای امروز است و همه سازمان‌ها دیر یا زود باید آن را اجرا کنند!
مهم‌ترین تغییرات دستورالعمل خزانه داری چیست؟
این دستورالعمل جدید، تغییرات مهمی را نسبت به رویه‌های گذشته ایجاد کرده که همه سازمان‌ها، از جمله تمام شهرداری‌ها، ملزم به اجرای آن هستند. برخی از کلیدی‌ترین تغییرات در ادامه آمده:
- اجرای این قانون دیگر دلخواه نیست و همه شهرداری‌ها باید آن را اجرا کنند.
- هر پولی که خرج می‌شود، باید حتماً بر اساس یک قرارداد یا توافق رسمی و از پیش تعیین شده باشد.
- یک گروه مشخص (کمیته) تصمیم می‌گیرد که کدام پرداخت‌ها مهم‌تر و ضروری‌تر هستند تا پول‌ها درست خرج شوند.
- تمام درآمدهای شهرداری باید در حساب‌های خاص و مرکزی جمع شود تا مدیریت پول‌ها آسان‌تر شود.
- مسئول خزانه داری باید هر ماه یا هر وقت لازم شد، گزارش‌های دقیق مالی تهیه کند و ارائه دهد.
- یکی از کارهای اصلی مسئول خزانه داری این است که با جدیت تمام پیگیری کند تا درآمدهای سازمان به موقع دریافت شوند.
در واقع، مهم‌ترین تغییر این دستورالعمل، اجباری شدن تمرکز پول‌ها و برنامه‌ریزی دقیق برای پرداخت‌ها است.
۹ گام کلیدی برای پیاده‌سازی موفق خزانه داری
برای اینکه این دستورالعمل را به درستی اجرا کنید، کافی است این ۹ کار ساده را در سازمان خود انجام دهید:
- همیشه برای آینده مالی برنامه‌ریزی کنید و بدانید چقدر پول وارد و چقدر از سازمان خارج می‌شود.
- یک سیستم منظم برای ثبت دقیق و کامل تمام درآمدهایتان ایجاد کنید.
- روی تمام هزینه‌ها و پرداخت‌های سازمان نظارت دقیق داشته باشید تا جلوی خرج‌های اضافی را بگیرید.
- گزارش‌های مالی ساده و قابل فهمی تهیه کنید تا همه از وضعیت مالی باخبر باشند.
- پول را به پروژه‌هایی اختصاص دهید که واقعاً مهم و در اولویت هستند.
- قوانین مشخصی بگذارید تا جلوی هرگونه اشتباه یا سوءاستفاده مالی گرفته شود.
- خطراتی که ممکن است به بودجه شما آسیب بزند را شناسایی کنید و برایشان آماده باشید.
- مطمئن شوید که کارمندان تیم مالی شما روش‌های جدید را به خوبی یاد گرفته‌اند.
- اطمینان حاصل کنید که تمام کارهای مالی شما کاملاً مطابق با قوانین و مقررات انجام می‌شود.
همانطور که مشخص است، انجام دادن این کارها با دست یا نیروی انسانی، خیلی سخت و وقت‌گیر است و احتمال خطا هم بسیار بالاست؛ اما یک راه خیلی ساده‌تر هم وجود دارد. استفاده از نرم‌افزارهایی که انجام تمام این موارد را بر عهده بگیرند و به شکل اتوماتیک پیش ببرند.
چطور بهترین نرم‌افزار خزانه داری را انتخاب کنیم؟
اینکه کدام نرم‌افزار را انتخاب کنید، خودش یک تصمیم مهم است. به جای سردرگمی، بهترین راه این است که سراغ یک تیم متخصص و کاربلد بروید؛ تیمی که سال‌هاست کارش همین است و می‌داند سازمان شما، چه شرکت خصوصی باشید یا یک نهاد دولتی مثل شهرداری یا دهیاری، دقیقاً چه نیازهایی دارد.
این دقیقاً کاری است که ما در شرکت پارس رایانه شاپرک انجام می‌دهیم. ما با نرم‌افزار خزانه داری “پرش”، تمام پیچیدگی‌های این حوزه را برای شما ساده می‌کنیم. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند کنترل کامل بودجه خود را به دست بگیرید؛ یعنی بدانید پولتان چقدر است، چطور آن را بهتر خرج کنید و بدهی‌هایتان را چطور مدیریت کنید. در نتیجه، گزارش‌های دقیق پرش به شما یک دید روشن می‌دهد تا همیشه بهترین تصمیم‌ها را بگیرید و همین شفافیت، حس همکاری و انگیزه تیم شما را هم بالاتر می‌برد. علاوه بر این، چون همه چیز به صورت قانونی و دقیق ثبت می‌شود، خیال شما از بابت هرگونه مشکل حقوقی در آینده کاملاً راحت خواهد بود.
اگر آماده‌اید تا مدیریت مالی مجموعه خود را متحول کنید، همین حالا برای مشاوره رایگان یا دیدن دموی نرم‌افزار خزانه داری، با ما تماس بگیرید.
جمع بندی
در یک کلام، اجرای دستورالعمل خزانه داری، یعنی خداحافظی با حدس و گمان در مدیریت مالی. در واقع، این دستورالعمل به شما کمک می‌کند تا به جای سردرگمی در میان اعداد و ارقام پراکنده، یک داشبورد مدیریتی شفاف و قدرتمند داشته باشید. در نتیجه، شما می‌توانید با خیال راحت و بر اساس اطلاعات درست، سازمانتان را به سمت هدف‌هایش ببرید.
اگر هنوز هم درباره اجرای این دستورالعمل سوالی دارید، حتماً در بخش کامنت‌ها از ما بپرسید.
